[操作] AI 知識社群

瀏覽: 63, 最近修訂: 2026-07-11

討論區裡面的一問一答之間，

隱藏著公司內部多年來無數的寶貴經驗。

既然寫了，就不要浪費！

透過 xms+ AI 輔助，不僅能快速將經驗記錄下來，

還能依據 AI 的建議，持續優化原本的回應。

重點

開始前的環境準備 ~
1.

建立 AI 知識社群
在知識庫「建立資料夾」後，

再將資料夾首頁「設成討論區」 (從資料夾側欄，進入「資料夾管理 / 進階設定 / 其他設定」)

這樣其他人進來後，

就能直接進入討論區，不用再另外尋找，操作上會更方便。

建立資料夾更詳細的說明，

請參考：「建立目錄、資料夾」
2.
開啟 AI 功能
從資料夾側欄，進入「資料夾管理 / 進階設定 / 討論設定」

啟用「討論 AI 小幫手」
選擇 AI 小幫手

補充說明：

若 AI 小幫手下拉選單空白，請先到 AI 小幫手管理頁面建立，

操作請參考：「[操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務」
AI 知識社群 ~
3.

提問
有問題就直接 po 到討論區
4.

資深回應
點討論串旁邊的「編號」進入討論串頁面

直接在下方寫下回應的內容，但不要送出 !

特別提醒：

點標題會展開討論串，但沒有 AI 相關的功能
5.

存成 FAQ
資深業務透過「存成 FAQ」的功能^(註)，

在回應前先將「經驗」存起來。

這時候 AI 會自動下標題，
大幅降低記錄的門檻，並成為日後 AI 精準回答的來源。

小提醒：

編輯時可以透過「AI 建議與分析」，請 AI 協作喔
6.

送出回應
存成 FAQ 後，

系統會直接將「 FAQ 重點摘要 + 連結」^(註)，插入原討論中。

確認內容沒有問題，

要記得刪除原來寫得內容，再將回應送出囉！

附註：

寫「重點 + 連結」除了簡潔之外，更可以減少之後參考討論的正確性，因為參考的 FAQ 可以持續更新。
補充 (1) ~

確認 AI 找得到
7.

更新資料
進入 AI 小幫手管理 (/ai/mgr)，

找到資料夾指定的 AI 小幫手 (上述步驟2)，點下拉工具列的「更新資料」 ^(註)。

附註：

系統不會即時更新 AI 知識庫，因為這需要時間與費用。

預設每天凌晨才會一起將新增或修改的文件和 FAQ 進行更新。
8.

確認 AI 可以回答
用問題下方的「問 AI」功能，確認 AI 可以直接回答。
補充 (2) ~

AI 自動整理 FAQ + 回應討論
9.
開啟討論狀態

讓每個討論串可以被標示成「處理中、已處理」的狀態 ^(圖1) ，方便快速查看哪些問題獲得解決、哪些還沒有。

[操作]
進入「進階設定 / 討論設定」，勾選「啟用」討論狀態^(圖2)

圖1：

圖2：
10.
AI 自動整理

除了人工「存成 FAQ」之外，AI 也可以每天自動將「已處理」狀態的討論重點，整理成 Q&A。

雖然這個功能很方便，
但 AI 畢竟還不是 100 分，所以整理的 Q&A 會先存成草稿狀態，人工確認沒問題後就可以直接發布。^(圖1)

[操作]
在「資料夾管理 / 進階設定 / 討論設定」^(圖2)：
啟用「AI 自動整理討論重點」
啟用「討論狀態」

特別提醒：
開啟 AI 自動整理功能
可能會整理出一堆草稿狀態的 FAQ，讓人不想整理 ...

如果有這個困擾，建議不要開啟
就用人工一項一項儲存、更精準，也能避免 AI 生成出不是期待中的 FAQ 而增加負擔。

圖1：

圖2：
11.
AI 自動回應

開啟 AI 功能後，
使用者 po 完問題，點擊「問 AI」^(圖1)，系統就會根據指定的 AI 小幫手進行回應，即時解決問題。

小提醒：
開放對象須設為「所有人」(圖2)，
非管理者帳號才可以使用「問 AI」的功能哦 !

Q. 為什麼還要點「問AI」，不能直接讓 AI 自動回答嗎？
這是因為不是每一個互動都需要 AI 協助解答，例如「約會議時間」這類的討論。

圖1：

圖2：