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  3. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
討論區裡面的一問一答之間，
隱藏著公司內部多年來無數的寶貴經驗。

既然寫了，就不要浪費！
透過 xms+ AI 輔助，不僅能快速將經驗記錄下來，
還能依據 AI 的建議，持續優化原本的回應。
重點

  1. 開始前的環境準備 ~
  2. 1.
    建立 AI 知識社群
    在知識庫「建立資料夾」後，
    可以將資料夾首頁「設成討論區」 (從資料夾側欄，進入「資料夾管理 /  進階設定 / 其他設定」)

    這樣其他人進來後，
    就能直接進入討論區，不用再另外尋找，操作上會更方便。

    建立資料夾更詳細的說明，
    請參考：「建立目錄、資料夾」
  3. 2.
    開啟 AI 功能
    從資料夾側欄，進入「資料夾管理 / 進階設定 / 討論設定」
    1. 啟用「討論 AI 小幫手」
    2. 選擇 AI 小幫手

    補充說明：
    若 AI 小幫手下拉選單空白，請先到 AI 小幫手管理頁面建立，


  4. AI 知識社群 ~
  5. 3.
    提問
    有問題就直接 po 到討論區

    小技巧：
    如果是比較急的問題，
    建議還是先 PO 完討論後，就直接找人問喔

    好處是
    1. 解決當下問題
    2. 留下記錄，方便後續的討論與追蹤。
  6. 4.
    寫回應
    點討論串旁邊的「編號」進入討論串頁面
    直接在下方寫下回應的內容，但不要送出 !

    特別提醒：
    點標題會展開討論串，但沒有 AI 相關的功能
  7. 5.
    存成 FAQ
    透過「存成 FAQ」的功能(註)，
    在回應前先將「經驗」存起來。

    存成 FAQ 後，
    系統會直接將「FAQ 重點摘要 + 連結」，插入原討論中。

    小提醒：
    寫「重點 + 連結」除了簡潔之外，還有以下好處：
    1. 先解決問題比較重要
    2. 如果想了解更多，可以參考更詳細的內容
    3. 減少重複，以後只要更新 FAQ 就好，之後查討論的時候，都可以看到最新的說明，減少可能的資訊落差產生的誤解

    附註：
    儲存時，AI 會自動下標題，
    大幅降低記錄的門檻，並成為日後 AI 精準回答的來源。
  8. 6.
    刪除原本寫的內容
    存成 FAQ 後，編輯器中還保留之前寫的回應，要記得刪除。
  9. 7.
    送出回應
    確認內容沒有問題，就可以將回應送出囉！


  10. 補充 (1) ~ 
    確認 AI 找得到
  11. 8.
    更新資料
    進入 AI 小幫手管理 (/ai/mgr)，
    找到資料夾指定的 AI 小幫手 (上述步驟2)，點下拉工具列的「更新資料」 (註)。


    附註：
    系統不會即時更新 AI 知識庫，因為這需要時間與費用。
    預設每天凌晨才會一起將新增或修改的文件和 FAQ 進行更新。
  12. 9.
    確認 AI 可以回答
    用問題下方的「問 AI」功能，確認 AI 可以直接回答。


  13. 補充 (2) ~
    AI 自動整理 FAQ + 回應討論
  14. 10.
    開啟討論狀態
    進入「進階設定 / 討論設定」，勾選「啟用」討論狀態 (圖1)

    讓每個討論串可以被標示成「處理中、已處理」的狀態 (圖2) ，
    方便快速查看哪些問題獲得解決、哪些還沒有。


    圖1：
    6be5e91e1e643d31bbaf24d90206f3c1.png


    圖2：
    b050916bb2392ba38edba168fcd6d6be.png
  15. 11.
    AI 自動整理
    除了人工「存成 FAQ」之外，AI 也可以每天自動將「已處理」狀態的討論重點，整理成 Q&A。

    雖然這個功能很方便，
    但 AI 畢竟還不是 100 分，所以整理的 Q&A 會先存成草稿狀態，人工確認沒問題後就可以直接發布(圖1) 

    [操作]
    在「資料夾管理 / 進階設定 / 討論設定」(圖2)：
    1. 啟用「AI 自動整理討論重點 」 
    2. 啟用「討論狀態」


    特別提醒：
    開啟 AI 自動整理功能
    可能會整理出一堆草稿狀態的 FAQ，讓人不想整理 ...

    如果有這個困擾，建議不要開啟
    就用人工一項一項儲存、更精準，也能避免 AI 生成出不是期待中的 FAQ 而增加負擔。


    圖1：
    38c65462eab6fe3f43c1527e87ec7fd6.png


    圖2：
    04552e6335f42400e924a5fe49fb9c11.png

  16. 12.
    AI 自動回應
    開啟 AI 功能後 ，
    使用者 po 完問題，點擊「問 AI」(圖1)，系統就會根據指定的 AI 小幫手進行回應，即時解決問題。


    小提醒：
    開放對象須設為「所有人」(圖2)，
    非管理者帳號才可以使用「問 AI」的功能哦 !


    Q. 為什麼還要點「問AI」，不能直接讓 AI 自動回答嗎？
    這是因為不是每一個互動都需要 AI 協助解答，例如「約會議時間」這類的討論。


    圖1：
    f642b900805c8ccf27ca4f55d04df88b.png


    圖2：
    825d19ca27c505c564725bbf2053c577.png



  17. 補充 (3) ~
    Line 討論通知
  18. 13.
    設定 Line 通知
    除了 email 通知之外，
    系統也提供透過 LINE 發送提醒，讓訊息的傳遞更即時。

    只要有新的討論 or 回應時，
    就會自動在 Line 群組中推送通知，提醒其他人來回應。

    [操作]
    從側欄進入「資料夾管理 / 通知設定」，
    點擊「設定」，啟用 Line 通知。
  19. 14.
    設定 Line 權杖
    主要步驟如下：
    1. 註冊 Line 帳號
    2. 設定 MessageAPI Webhook 網址
    3. 設定通知密鑰 & 權杖
    4. 將官方帳號加入要通知的 Line 群組

    詳細操作請參考：
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    資料夾名稱
    AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
    上傳者
    sophia
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2026-06-18 08:33:35
    最近修訂
    2026-10-12 20:34:33
    引用
    4
    1. 1.
      快速入門
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        AI 知識社群，執行流程 ~ 寫了，就不要浪費
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        教育訓練指引 (以圖書館服務為例)
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      2. 6.2
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        AI 驅動的翻轉教室 3.0，打破聽課只有 5% 吸收率的魔咒
      6. 6.6
        翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
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        將「現場操作教學」變成高品質的線上課程！
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        學習的 5 大關鍵 ~ 理解、整理、刻意練習、回想
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      採取行動 ~ 導入系統與建立制度
      1. 7.1
        ABC 行動指南
      2. 7.2
        冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
      3. 7.3
        做，就對了
      4. 7.4
        導入企劃書 (1) ~ 分階段策略
      5. 7.5
        導入企劃書 (2) ~ 深耕人才發展，邁向頂尖 (成為台灣領頭羊、全球典範)
      6. 7.6
        導入企劃書 (3) ~ AI 驅動的學習革命，翻轉教室 3.0 (邁向頂尖大學)
      7. 7.7
        為什麼傳統的激勵方法，效果不好？
    8. 8.
      知識管理 (1) ~ 記錄經驗
      1. 8.1
        寫文件，很難！
      2. 8.2
        已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？
      3. 8.3
        文件看不到重點 vs. FAQ 對症下藥
      4. 8.4
        不同的經驗，適合的紀錄方式也不同 (因地制宜)
      5. 8.5
        完美的結合 ~ 文件 + FAQ
      6. 8.6
        收集經驗，讓 AI 來幫你快速整理
    9. 9.
      知識管理 (2) ~ 維護資料
      1. 9.1
        維護資料，很困難！
      2. 9.2
        ISO 的文件規範，很理想，但是 ...
      3. 9.3
        AI 驅動的維護資料 ~ 什麼都問 AI 就對了！
      4. 9.4
        依據 AI 統計資料，持續維護與優化知識庫
      5. 9.5
        維護案例 (1) ~ 改善「過時」的流程
      6. 9.6
        維護案例 (2) ~ 改善「不完整」的流程
    10. 10.
      知識管理 (3) ~ 寫 FAQ
      1. 10.1
        FAQ 怎麼寫？
      2. 10.2
        QBS ~ 寫成一個 QA 還是分拆多個？
      3. 10.3
        降低寫 FAQ 的門檻：AI 輔助與 PREP 結構應用
      4. 10.4
        寫 1 個 QA 要花多少時間？ (含寫作技巧)
      5. 10.5
        寫 FAQ (1) ~ 快速、高品質的標準化流程
      6. 10.6
        寫 FAQ (2) ~ 問題，要怎麼描述？ (原則與步驟)
      7. 10.7
        寫 FAQ (3) ~ 內容，先講重點就對了 (PREP)
      8. 10.8
        寫 FAQ (4) ~ 分領域 or 補前提
      9. 10.9
        寫 FAQ (5) ~ 排版，可以畫龍點睛！ (凸顯重點、增加可讀性)
      10. 10.10
        寫 FAQ (6) ~ 案例練習 (下標題、排版)
    11. 11.
      知識管理 (4) ~ 寫文件
      1. 11.1
        文件：用「重點」來整理就會簡單很多
      2. 11.2
        寫操作手冊
      3. 11.3
        案例分析：從「經驗」提升到「能力」層次
      4. 11.4
        從案例分析到行為變革
    12. 12.
      操作教學
      1. 12.1
        [操作] 建立 AI 小幫手
      2. 12.2
        [操作] 30 分鐘，建立基礎的 AI 知識庫
      3. 12.3
        [操作] 每天 10 分鐘，打造一個沒幻覺的 AI 知識庫
      4. 12.4
        [操作] AI 知識社群
      5. 12.5
        [操作] 用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
      6. 12.6
        [操作] 翻轉教室 3.0 ~ 線上錄影、AI 重點整理、設計測驗
      7. 12.7
        [操作] 依據 AI 統計資料，持續優化知識庫
      8. 12.8
        [操作] AI 會議管理
      9. 12.9
        [操作] 案例分析 (1) ~ 問題處理
      10. 12.10
        [操作] 案例分析 (2) ~ 重點整理
    13. 13.
      Q&A
      1. 13.1
        企業為什麼需要自己的 AI 知識庫？
        1. 13.1.1
          企業已經有 ChatGPT，為什麼還需要自己的 AI 知識庫？
        2. 13.1.2
          Google 查得到的、ChatGPT 都可以回答的，還要問嗎？
        3. 13.1.3
          為什麼企業最缺的不是 AI 系統，而是企業自己的經驗？
        4. 13.1.4
          什麼是「隱性經驗危機」？
        5. 13.1.5
          為什麼「提問」是建立企業 AI 知識庫的起點？
      2. 13.2
        文件與 FAQ
        1. 13.2.1
          為什麼 FAQ 比完整文件更適合記錄實務經驗？
        2. 13.2.2
          已經有很多文件，為什麼還要寫 FAQ？
        3. 13.2.3
          文件與 FAQ 應該如何搭配？
        4. 13.2.4
          用文件記錄經驗，為什麼不會成功？
        5. 13.2.5
          為什麼寫 FAQ 是必要的？
      3. 13.3
        AI 幻覺
        1. 13.3.1
          為什麼 AI 會胡說八道？
        2. 13.3.2
          AI 胡說八道，可以解決嗎？
        3. 13.3.3
          如何避免 AI 胡說八道？
        4. 13.3.4
          不讓 AI 生成，那要如何回答問題？
        5. 13.3.5
          為什麼讓 AI 找 QA 就比較不會歪樓呢？
        6. 13.3.6
          為什麼企業自己的 FAQ 可以降低 AI 幻覺？
      4. 13.4
        如何開始累積經驗？
        1. 13.4.1
          什麼是「需求驅動 Q&A」？核心概念是什麼？
        2. 13.4.2
          每天只花 10 分鐘，真的可以建立 AI 知識庫嗎？
        3. 13.4.3
          如果只能記錄少部分經驗，真的有用嗎？
        4. 13.4.4
          為什麼「什麼都先問 AI」可以幫助建立知識庫？
      5. 13.5
        員工不想寫 FAQ 怎麼辦？
        1. 13.5.1
          大家都不想寫 Q&A，怎麼辦？
        2. 13.5.2
          如何降低寫 FAQ 的門檻？
        3. 13.5.3
          如何養成寫 FAQ 的習慣？
        4. 13.5.4
          推動知識分享為什麼困難？
      6. 13.6
        FAQ 要怎麼寫？
        1. 13.6.1
          一個好的 FAQ 應該怎麼寫？
        2. 13.6.2
          FAQ 的答案為什麼要先講重點？
        3. 13.6.3
          一個問題應該寫成一個 QA，還是拆成多個 QA？
        4. 13.6.4
          FAQ 需要補充前提嗎？
        5. 13.6.5
          已經有 QA，只是使用者換了一種問法，該怎麼處理？
        6. 13.6.6
          如何將已上傳的影片 or 文章放進 FAQ？
      7. 13.7
        知識庫如何持續維護？
        1. 13.7.1
          知識庫建立後，為什麼維護很困難？
        2. 13.7.2
          如何改善知識庫中，過時、不完整的流程？
        3. 13.7.3
          如何讓知識庫持續改善，而不是建立一次就停止？
      8. 13.8
        經驗如何變成能力？
        1. 13.8.1
          如何把一個人的經驗快速傳承給整個團隊？
        2. 13.8.2
          如何從「記錄經驗」進一步做到「能力提升」？
        3. 13.8.3
          AI 如何做到 10 倍速經驗傳承？
      9. 13.9
        如何推動？
        1. 13.9.1
          現在已經有很多文件了，可以直接給 AI 用嗎？
        2. 13.9.2
          紀錄經驗很難？
        3. 13.9.3
          寫錯怎麼辦？
        4. 13.9.4
          推動很困難？
        5. 13.9.5
          如何推動？
        6. 13.9.6
          建立好知識庫後，但還是習慣直接問人，可以怎麼解決這樣狀況呢？
        7. 13.9.7
          如何鼓勵分享與使用知識庫呢？
        8. 13.9.8
          如果問 AI 無法回答時，該怎麼辦？
      10. 13.10
        xms+AI 操作相關
        1. 13.10.1
          為什麼 AI 找不到新建立的 FAQ？即使問了一模一樣的問題也是
        2. 13.10.2
          AI 小幫手想推廣到全公司，建議怎麼規劃 AI 小幫手和資料夾分類？
        3. 13.10.3
          xms+ AI 模組有哪些功能？有操作介紹嗎？
        4. 13.10.4
          AI小幫手有啟用「限制AI生成」，卻還是出現 AI 生成的內容？
        5. 13.10.5
          後台可以統計誰最多發問嗎？
        6. 13.10.6
          AI 小幫手可以開放給所有人用嗎？
        7. 13.10.7
          內部專屬問題與客戶可能詢問的問題，應如何建立資料夾？
        8. 13.10.8
          試用站建立的 FAQ，可以移回自己的系統嗎？ (FAQ 匯入、匯出)
        9. 13.10.9
          可以查看單位內同仁寫過哪些 FAQ 嗎？
        10. 13.10.10
          從 FAQ 建立課程時，可以選擇跨資料夾的 FAQ 嗎？
        11. 13.10.11
          系統導入時程，可以怎麼規劃？
        12. 13.10.12
          用 AI 小幫手，或是產生逐字稿、重點整理、字幕等，資料會不會外洩？
        13. 13.10.13
          如何克服語音轉文字 (逐字稿) 可能有錯字？
        14. 13.10.14
          已經將 AI 小幫手的權限設成所有成員了，為什麼還是沒有權限？
        15. 13.10.15
          AI 出題的題目數量是如何決定的
        16. 13.10.16
          AI 可以自動將影片內容整理成講義嗎？
        17. 13.10.17
          AI 可批改作業，繳交後可以收回嗎？
        18. 13.10.18
          為什麼 AI 批改作業的「設定分數區間判斷」只有 5 項？
        19. 13.10.19
          以前上傳的影片，可以 AI 上字幕嗎？
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