[操作] 30 分鐘，建立基礎的 AI 知識庫

瀏覽: 24, 最近修訂: 2026-10-17

就是大家熟知的典型生成式 AI 做法，
只要將整理好的文件檔案 (如請假制度、行政流程、SOP 等)，直接拖曳到 xms+ AI 知識庫系統，AI 就能依據內部的文件回答企業內專屬的問題囉。

而原本負責回答的專家，

則從「回答」改成每天從統計資料中「檢查」

同事問了什麼問題、AI 怎麼回答

也就是每天花 10 分鐘，依照 AI 的回應整理 FAQ

或是 AI 回應有問題時，提醒當初提問的人就好，藉此修正 AI 幻覺可能帶來的困擾。

主要操作步驟如下：

上傳文件
問 AI
從統計資料，逐項檢查 AI 的回應
整理成 FAQ 或發現問題後通知當初提問的人

特別提醒：

第一階段「基礎 AI 服務」是無法避免 AI 幻覺 (一本正經胡說八道) 的問題，

產生 GenAI 鴻溝幾乎就會是可預期必然的結果。

即使 95% 的情況都回答的很好，

但如果那 5% 的錯誤可能帶來的高風險的話，例如，照著 AI 回應操作生產流程而造成產品報廢等。

建議可以開啟「限制AI生成」的功能，

不讓 AI 生成內容，只列出參考資料就好。

當作知識管理的加強版，

透過「語意」來找資料，克服傳統用「關鍵詞」找不到的困擾，就像在內部知識庫裝一個比 Google 搜尋還強的 AI 搜尋一樣。

重點

1.

開始前的準備 ~ 新增 AI 小幫手
進入 AI 小幫手管理 (網址/ai/mgr)，點擊「新增」建立 AI 小幫手。

更詳細的操作，

可以參考：「[操作] 建立 AI 小幫手」
上傳文件
2.

進入資料夾
從小幫手管理頁面的「資料夾連結」進入。
3.

上傳 PDF
在資料夾中上傳 PDF，作為 AI 回答的依據。

操作請參考 FAQ：「pdf 檔案，要如何上傳呢？」

小提醒：

目前 AI 小幫手支援 pdf 或線上撰寫的文件，

但不支援 word、ppt 等格式，主要考量是目前 (2026/5) Gemini 和 ChatGPT 的 API 無法解析這類檔案中的圖片資訊。

ps.

線上 Gemini 服務是可以解析的，只是 API 沒支援。
4.

更新資料

設定好資料夾後，執行「更新資料」^(註)

將資料夾內的文件和 FAQ 建立到 AI 資料庫。

附註：

由於將資料夾內容加入 AI 資料庫會串接 OpenAI 的服務，需要一段時間與費用，

因此加入資料夾的過程中並不會立刻更新，以免影響操作動線或增加不必要的額外費用。

小提醒：

系統會每天更新有異動的資料，

如果有修改資料需要立即更新，可以執行「更新資料」。
問 AI
5.

進入 AI 小幫手
進入小幫手清單 (/ai)，

會列出你可以使用的小幫手。

小提醒：

透過「自訂頁面」的功能，可以設計專屬的小幫手首頁 (如下圖)。
6.
問 AI
將問題貼到 AI 小幫手對話欄 (or 語音輸入)，AI 生成的答案後，記得按一下「滿意、不滿意」的回饋唷。

尤其「不滿意度」是非常重要的指標！

可以深入追蹤每個不滿意回饋的原因，並藉此提供改善的依據。

小技巧：

用手機操作時，可以善用語音輸入。

輕觸鍵盤的「麥克風」圖示，當「麥克風」圖示出現在文字欄位中時，即可開始說話。

小提醒：

初期因為 AI 知識庫並沒有任何資料，因此 AI 無法回答是正常的喔。

如果無法回答會造成困擾的話，您可以

上傳文件，當作 AI 回答的基礎
開啟「問外部 AI」，讓 AI 無法根據內部資料回答時去問外部 AI。
(Q. AI 小幫手，如何開啟「問外部 AI」功能？)
檢查 AI 的回答
7.
進入統計資料
主要有 2 個入口：

小幫手對話頁面的下方 (如下圖)
管理頁面
8.
查看每一個問題的回答

原本負責回答的專家，
從「統計資料」進入後，點「回應」欄位的連結查看。

如果發現 AI 回答有問題，就亡羊補牢，
執行以下步驟：
整理成 FAQ
通知當初提問的人，並提供 FAQ 連結，即時修正 AI 「胡說八道」的問題。

小提醒：
欄位「回應」內容的重點說明：
AI
代表 AI 依據文件「生成」回答的內容。

系統
AI 有找到和問題一樣的 FAQ 並直接輸出 Q&A 的內容 (沒有生成、就沒有幻覺)

其他 ...
可以參考系統表格下方的說明。
避免 AI 幻覺
9.

整理成 FAQ
有問，代表需求

回答，就是經驗

碰到了，就不要浪費，

建議任何問題，都隨手整理成 FAQ！

下次類似的問題 AI 就會找得到並精準回答，

降低 AI 幻覺的機率之外，還能大幅節省 token 費用 (僅剩約 1 萬分之一)。
10.

關閉 AI 生成
在小幫手管理頁面，點擊「下拉選單」，進入「限制 AI 生成」即可設定。

關閉後，AI 就不會從文件中東拼西湊「生成」內容 (避開 AI 幻覺)，

只會透過「語意」找到並「列出參考資料」，讓使用者自行閱讀、判斷。

這個機制可以想成是

知識庫的加強版，一套比 Google 用「關鍵字」搜尋更厲害的 AI 搜尋引擎。