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  3. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
寫文件，需要有邏輯、有結構，
記錄和整理的難度很高、曠日廢時外，更慘的是，寫了也沒人看、看也看不到重點 [1] [2] ... 

雖然如此，但寫文件還是有其必要性，
例如公司相關規定、作業流程 (SOP) 等，都需要寫成文件來完整紀錄。


寫文件，很困難 ...
雖然「完整」是文件的一項特性，
但也不可能把所有細節都寫在一起，因為
  1. 內容太複雜
    東西越多，主軸和結構的安排就越困難。
    即使寫的時候思路可以很清晰，但事後 or 讀者要理解的難度也很高。

  2. 不同的經驗，記錄的方式不一樣
    例如問題處理，就適合用 Q&A 的形式，直接對症下藥。

  3. 維護困難
    如果只是改幾個小地方，要從長長的內容中找到並修改，難度比較高，也比較麻煩，久了就沒有動機處理。


降低寫的門檻
要如何降低門檻，
讓辛苦寫的內容別人讀得懂，還可以讀到重點呢？

馬克吐溫說的有道理 ~
成功的秘訣，就是把複雜的事，拆成一件一件做得到的小事，然後從第一件做起。

簡單來說，
就是拆解後各個擊破 (divider and conquer)。

為此，xms+ 特別為不同的經驗，設計不同且簡潔的紀錄與呈現方式，並允許各自獨立撰寫。

參考資料：
  1. 已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？ (含案例說明)
  2. 為什麼是寫 FAQ，而不是一般的文件？
  3. 文件不會寫怎麼辦？
重點
  1. 1.
    重點，一項一項分開寫
    每一個重點，
    都可以獨立新增、編輯、排序和刪除。

    好處是 ~
    每一次只聚焦在處理一個重點，就能降低寫和維護的門檻。

    小提醒：
    設計好的重點，還可以透過 AI 設計成題目， 一個重點就一個題目，就能透過測驗，引導學習者一項一項仔細的確認。

    做法也很簡單，直接透過工具下拉選單的「建立課程」，
    就會將這份文件變成課程的教材，並依據重點設計成課程中的測驗。
  2. 2.
    FAQ，紀錄經驗最簡單、有效的方式
    一般人看完文件 or 依照文件 SOP 執行時，可能會遇到的問題，
    就可以用 Q&A 的方式，記錄在文件的下方。

    因為
    1. 每個問題，都是需求
    2. 每次回答，都是經驗
    3. 不可能把所有的 QA 都寫進文件 (太雜亂)
    4. AI 知識庫的最佳來源 (直接對症下藥)

    問題與處理 (FAQ)，
    可說是紀錄經驗最直接有效的的方式！

    特色是
    簡短、 廢話不多說，直接對症下藥，用高效率解決問題。

    更詳細的說明，可以參考：
  3. 3.
    檢核清單，照著做時不遺漏
    當操作流程 (SOP) 有很多步驟時就容易遺漏，
    解法當然就是 ~ 檢核清單。

    如果有開啟專案管理的功能，
    還可以從「職務工作盤點」，直接從文件開工作執行，工作內容就會包括：
    1. 工作描述
    2. SOP 文件的來源
    3. 檢核清單

    方便執行時逐項確認，以及參考完整的 SOP 流程。

    [操作]
    在文件中新增檢核清單的方法如下：
    1. 建立檢核清單
      在文件的工具下拉選單，點「新增檢核清單」即可。

    2. 新增多個檢核清單
      在檢核清單下方新增即可，並且可以透過拖曳調整順序。
  4. 4.
    內容，短一點就對了
    適合寫摘要 or 比較短的內容。
  5. 5.
    標籤
    可以應用在關鍵詞、同義詞等，可提供一般搜尋或 AI 理解用途。

    例如，
    例如，護理衛教的「骨髓穿刺檢查」的內容，就可以加上標籤「抽龍骨水」。
  6. 6.
    其他技巧
    除了系統提供的欄位之外，也可以彈性應用以下技巧：
    1. 備註、補充
      讓資訊呈現有主客之別，減少次要資訊的幹擾。

    2. 小提醒
      強調需要注意的地方，甚至可以用紅色的字體凸顯。


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    資料夾名稱
    AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
    上傳者
    蘇德宙
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2025-03-23 06:59:48
    最近修訂
    2026-06-09 07:33:40
    引用
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