1. 知識庫
  2. 目錄總覽
  3. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
就是大家熟知的典型生成式 AI 做法，
只要將整理好的文件檔案 (如請假制度、行政流程、SOP 等)，直接拖曳到 xms+ AI 知識庫系統，AI 就能依據內部的文件回答企業內專屬的問題囉。 

而原本負責回答的專家，
則從「回答」改成每天從統計資料中「檢查」

同事問了什麼問題、AI 怎麼回答 


也就是每天花 10 分鐘，依照 AI 的回應整理 FAQ
或是 AI 回應有問題時，提醒當初提問的人就好，藉此修正 AI 幻覺可能帶來的困擾。

特別提醒：
第一階段「基礎 AI 服務」是無法避免 AI 幻覺 (一本正經胡說八道) 的問題，
產生 GenAI 鴻溝幾乎就會是可預期必然的結果。

即使 95% 的情況都回答的很好，
但如果那 5% 的錯誤可能帶來的高風險的話，例如，照著 AI 回應操作生產流程而造成產品報廢等。

建議可以開啟「限制AI生成」的功能 ，
不讓 AI 生成內容，只列出參考資料就好。

當作知識管理的加強版，
透過「語意」來找資料，克服傳統用「關鍵詞」找不到的困擾，就像在內部知識庫裝一個比 Google 搜尋還強的 AI 搜尋一樣。
重點
  1. 1.
    開始前的準備 ~ 建立資料夾
    進入「知識中心 / 目錄總覽」，執行「新增 / 資料夾」。

    更詳細操作，
    請參考：「建立目錄、資料夾」

  2. 建立 AI 小幫手 ~
  3. 2.
    新增 AI 小幫手
    進入 AI 小幫手管理 (網址/ai/mgr)，點擊「新增」建立 AI 小幫手。
  4. 3.
    基礎設定
    欄位說明如下：
    1. 小幫手名稱
      方便使用者一看就知道用途，例如: 人資 AI 小幫手

    2. 指定 AI 角色
      例如: 教育訓練系統的客服人員，可以讓回答的品質更好

    3. 管理者
      指定哪些帳號可以管理這個 AI 小幫手，包括設定、查看統計資料、儲存 FAQ 等

    4. 問外部 AI
      當內部資料庫的內容無法回答使用者的問題時，會改問外部的 ChatGPT。

    5. 將問答整理成 FAQ
      開啟後，會自動將使用者的問題與 AI 生成的回答整理成 FAQ (草稿狀態) (註)

    附註：
    可以進入來源資料夾側欄「AI 整理的 Q&A」中查看。

    小技巧：
    建立後可以將網址加入「系統選單」並設定只有「管理者」的角色才看得到，方便管理者進入。
    相關操作方式請參考：「設計選單」。
  5. 4.
    指定使用對象
    建立後會回到小幫手管理介面，
    接著，在小幫手右側下拉選單中選擇「設定使用對象」

    每一個 AI 小幫手，可以指定哪些人可以使用。
    可以設定的選項包括：
    1. 不開放
      只限管理者和系統管理者

    2. 所有成員
      登入後才能使用

    3. 指定角色
      特定帳號的群組 (角色) 才可以使用，
      角色說明請參考文件：「角色管理」
  6. 5.
    設定來源資料夾
    告知 AI 小幫手要依據哪些資料夾的文件或 FAQ 來回答問題。

    [操作]
    在小幫手的下拉工具中，點「指定來源資料夾」
    接著，點選「新增」，即可一次將知識庫中多個資料夾加入


  7. 建立基礎 AI 知識庫
  8. 6.
    進入資料夾
    點擊「資料夾連結」進入。
  9. 7.
    上傳 PDF
    在資料夾中上傳 PDF，作為 AI 回答的依據。
    操作請參考 FAQ：「pdf 檔案，要如何上傳呢？」

    小提醒：
    目前 AI 小幫手支援 pdf 或線上撰寫的文件，
    但不支援 word、ppt 等格式，主要考量是目前 (2026/5) Gemini 和 ChatGPT 的 API 無法解析這類檔案中的圖片資訊。

    ps.
    線上 Gemini 服務是可以解析的，只是 API 沒支援。
  10. 8.
    更新資料
    設定好資料夾後，執行「更新資料」(註)
    將資料夾內的 文件 和 FAQ 建立到 AI 資料庫。

    附註：
    由於將資料夾內容加入 AI 資料庫會串接 OpenAI 的服務，需要一段時間與費用，
    因此加入資料夾的過程中並不會立刻更新，以免影響操作動線或增加不必要的額外費用。

    小提醒：
    系統會每天更新有異動的資料，
    如果有修改資料需要立即更新，可以執行「更新資料」。

  11. 開放 AI 小幫手服務 ~
  12. 9.
    進入 AI 小幫手
    在小幫手管理頁面中，接著點擊「雲朵」圖示，
    就會進入 AI 小幫手的對話介面。

    小提醒：
    如果沒有管理權限的人，依然可以問 AI 喔
    透過 [網址/ai] 就可以進入你可以使用的 AI 小幫手清單。
  13. 10.
    問 AI
    將問題貼到 AI 小幫手對話欄，並送出
    AI 生成的答案後，記得按一下「滿意、不滿意」的回饋唷。

    尤其「不滿意度」是非常重要的指標！
    可以深入追蹤每個不滿意回饋的原因並藉此提供改善的依據。

    小技巧：
    用手機操作時，可以善用語音輸入。
    輕觸鍵盤的「麥克風」圖示，當「麥克風」圖示出現在文字欄位中時，即可開始說話。

    小提醒：
    初期因為 AI 知識庫並沒有任何資料，因此 AI 無法回答是正常的喔。

    如果無法回答會造成困擾的話，您可以
    1. 上傳文件，當作 AI 回答的基礎
    2. 開啟「問外部 AI」，讓 AI 小幫手會去詢問外部 AI。
      (Q. AI 小幫手，如何開啟「問外部 AI」功能？)
  14. 11.
    關閉 AI 生成
    在小幫手管理頁面，點擊「下拉選單」，進入「限制 AI 生成」即可設定。

    關閉後，AI 就不會從文件中東拼西湊「生成」內容 (避開 AI 幻覺)，
    只會透過「語意」找到並「列出參考資料」，讓使用者自行閱讀、判斷。

    這個機制可以想成是
    知識庫的加強版，一套比 Google 用「關鍵字」搜尋更厲害的 AI 搜尋引擎。
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    資料夾名稱
    AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
    上傳者
    sophia
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2026-05-21 07:13:51
    最近修訂
    2026-10-05 10:57:09
    引用
    2
    1. 1.
      快速入門
      1. 1.1
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        每天 10 分鐘，打造一個沒幻覺的 AI 知識庫
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        教育訓練指引 (以圖書館服務為例)
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      5. 7.5
        導入企劃書 (2) ~ 深耕人才發展，邁向頂尖 (成為台灣領頭羊、全球典範)
      6. 7.6
        導入企劃書 (3) ~ AI 驅動的學習革命，翻轉教室 3.0 (邁向頂尖大學)
      7. 7.7
        為什麼傳統的激勵方法，效果不好？
    8. 8.
      知識管理 (1) ~ 記錄經驗
      1. 8.1
        寫文件，很難！
      2. 8.2
        已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？
      3. 8.3
        文件看不到重點 vs. FAQ 對症下藥
      4. 8.4
        不同的經驗，適合的紀錄方式也不同 (因地制宜)
      5. 8.5
        完美的結合 ~ 文件 + FAQ
      6. 8.6
        收集經驗，讓 AI 來幫你快速整理
    9. 9.
      知識管理 (2) ~ 維護資料
      1. 9.1
        維護資料，很困難！
      2. 9.2
        ISO 的文件規範，很理想，但是 ...
      3. 9.3
        AI 驅動的維護資料 ~ 什麼都問 AI 就對了！
      4. 9.4
        依據 AI 統計資料，持續維護與優化知識庫
      5. 9.5
        維護案例 (1) ~ 改善「過時」的流程
      6. 9.6
        維護案例 (2) ~ 改善「不完整」的流程
    10. 10.
      知識管理 (3) ~ 寫 FAQ
      1. 10.1
        FAQ 怎麼寫？
      2. 10.2
        QBS ~ 寫成一個 QA 還是分拆多個？
      3. 10.3
        降低寫 FAQ 的門檻：AI 輔助與 PREP 結構應用
      4. 10.4
        寫 1 個 QA 要花多少時間？ (含寫作技巧)
      5. 10.5
        寫 FAQ (1) ~ 快速、高品質的標準化流程
      6. 10.6
        寫 FAQ (2) ~ 問題，要怎麼描述？ (原則與步驟)
      7. 10.7
        寫 FAQ (3) ~ 內容，先講重點就對了 (PREP)
      8. 10.8
        寫 FAQ (4) ~ 分領域 or 補前提
      9. 10.9
        寫 FAQ (5) ~ 排版，可以畫龍點睛！ (凸顯重點、增加可讀性)
      10. 10.10
        寫 FAQ (6) ~ 案例練習 (下標題、排版)
    11. 11.
      知識管理 (4) ~ 寫文件
      1. 11.1
        文件：用「重點」來整理就會簡單很多
      2. 11.2
        寫操作手冊
      3. 11.3
        案例分析：從「經驗」提升到「能力」層次
      4. 11.4
        從案例分析到行為變革
    12. 12.
      操作教學
      1. 12.1
        [操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務
      2. 12.2
        [操作] 建立 AI 小幫手 (2) - 打造沒有 AI 幻覺的小幫手
      3. 12.3
        [操作] AI 知識社群
      4. 12.4
        [操作] 用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
      5. 12.5
        [操作] 翻轉教室 3.0 ~ 線上錄影、AI 重點整理、設計測驗
      6. 12.6
        [操作] 依據 AI 統計資料，持續優化知識庫
      7. 12.7
        [操作] AI 會議管理
      8. 12.8
        [操作] 案例分析 (1) ~ 問題處理
      9. 12.9
        [操作] 案例分析 (2) ~ 重點整理
    13. 13.
      Q&A
      1. 13.1
        AI 人工智慧之道 ~ 打破砂鍋問到底！
      2. 13.2
        企業為什麼需要自己的 AI 知識庫？
        1. 13.2.1
          企業已經有 ChatGPT，為什麼還需要自己的 AI 知識庫？
        2. 13.2.2
          Google 查得到的、ChatGPT 都可以回答的，還要問嗎？
        3. 13.2.3
          為什麼企業最缺的不是 AI 系統，而是企業自己的經驗？
        4. 13.2.4
          什麼是「隱性經驗危機」？
        5. 13.2.5
          為什麼「提問」是建立企業 AI 知識庫的起點？
      3. 13.3
        文件與 FAQ
        1. 13.3.1
          為什麼 FAQ 比完整文件更適合記錄實務經驗？
        2. 13.3.2
          已經有很多文件，為什麼還要寫 FAQ？
        3. 13.3.3
          文件與 FAQ 應該如何搭配？
        4. 13.3.4
          用文件記錄經驗，為什麼不會成功？
        5. 13.3.5
          為什麼寫 FAQ 是必要的？
      4. 13.4
        AI 幻覺
        1. 13.4.1
          為什麼 AI 會胡說八道？
        2. 13.4.2
          AI 胡說八道，可以解決嗎？
        3. 13.4.3
          如何避免 AI 胡說八道？
        4. 13.4.4
          不讓 AI 生成，那要如何回答問題？
        5. 13.4.5
          為什麼讓 AI 找 QA 就比較不會歪樓呢？
        6. 13.4.6
          為什麼企業自己的 FAQ 可以降低 AI 幻覺？
      5. 13.5
        如何開始累積經驗？
        1. 13.5.1
          什麼是「需求驅動 Q&A」？核心概念是什麼？
        2. 13.5.2
          每天只花 10 分鐘，真的可以建立 AI 知識庫嗎？
        3. 13.5.3
          如果只能記錄少部分經驗，真的有用嗎？
        4. 13.5.4
          為什麼「什麼都先問 AI」可以幫助建立知識庫？
      6. 13.6
        員工不想寫 FAQ 怎麼辦？
        1. 13.6.1
          大家都不想寫 Q&A，怎麼辦？
        2. 13.6.2
          如何降低寫 FAQ 的門檻？
        3. 13.6.3
          如何養成寫 FAQ 的習慣？
        4. 13.6.4
          推動知識分享為什麼困難？
      7. 13.7
        FAQ 要怎麼寫？
        1. 13.7.1
          一個好的 FAQ 應該怎麼寫？
        2. 13.7.2
          FAQ 的答案為什麼要先講重點？
        3. 13.7.3
          一個問題應該寫成一個 QA，還是拆成多個 QA？
        4. 13.7.4
          FAQ 需要補充前提嗎？
        5. 13.7.5
          已經有 QA，只是使用者換了一種問法，該怎麼處理？
        6. 13.7.6
          如何將已上傳的影片 or 文章放進 FAQ？
      8. 13.8
        知識庫如何持續維護？
        1. 13.8.1
          知識庫建立後，為什麼維護很困難？
        2. 13.8.2
          如何改善知識庫中，過時、不完整的流程？
        3. 13.8.3
          如何讓知識庫持續改善，而不是建立一次就停止？
      9. 13.9
        經驗如何變成能力？
        1. 13.9.1
          如何把一個人的經驗快速傳承給整個團隊？
        2. 13.9.2
          如何從「記錄經驗」進一步做到「能力提升」？
        3. 13.9.3
          AI 如何做到 10 倍速經驗傳承？
      10. 13.10
        如何推動？
        1. 13.10.1
          現在已經有很多文件了，可以直接給 AI 用嗎？
        2. 13.10.2
          紀錄經驗很難？
        3. 13.10.3
          寫錯怎麼辦？
        4. 13.10.4
          推動很困難？
        5. 13.10.5
          如何推動？
        6. 13.10.6
          建立好知識庫後，但還是習慣直接問人，可以怎麼解決這樣狀況呢？
        7. 13.10.7
          如何鼓勵分享與使用知識庫呢？
        8. 13.10.8
          如果問 AI 無法回答時，該怎麼辦？
      11. 13.11
        xms+AI 操作相關
        1. 13.11.1
          為什麼 AI 找不到新建立的 FAQ？即使問了一模一樣的問題也是
        2. 13.11.2
          AI 小幫手想推廣到全公司，建議怎麼規劃 AI 小幫手和資料夾分類？
        3. 13.11.3
          xms+ AI 模組有哪些功能？有操作介紹嗎？
        4. 13.11.4
          AI小幫手有啟用「限制AI生成」，卻還是出現 AI 生成的內容？
        5. 13.11.5
          後台可以統計誰最多發問嗎？
        6. 13.11.6
          AI 小幫手可以開放給所有人用嗎？
        7. 13.11.7
          內部專屬問題與客戶可能詢問的問題，應如何建立資料夾？
        8. 13.11.8
          試用站建立的 FAQ，可以移回自己的系統嗎？ (FAQ 匯入、匯出)
        9. 13.11.9
          可以查看單位內同仁寫過哪些 FAQ 嗎？
        10. 13.11.10
          從 FAQ 建立課程時，可以選擇跨資料夾的 FAQ 嗎？
        11. 13.11.11
          系統導入時程，可以怎麼規劃？
        12. 13.11.12
          用 AI 小幫手，或是產生逐字稿、重點整理、字幕等，資料會不會外洩？
        13. 13.11.13
          如何克服語音轉文字 (逐字稿) 可能有錯字？
        14. 13.11.14
          已經將 AI 小幫手的權限設成所有成員了，為什麼還是沒有權限？
        15. 13.11.15
          AI 出題的題目數量是如何決定的
        16. 13.11.16
          AI 可以自動將影片內容整理成講義嗎？
        17. 13.11.17
          AI 可批改作業，繳交後可以收回嗎？
        18. 13.11.18
          為什麼 AI 批改作業的「設定分數區間判斷」只有 5 項？
        19. 13.11.19
          以前上傳的影片，可以 AI 上字幕嗎？
    14. 14.
      補充 (1) ~ 數位轉型
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        AI 會議管理
      2. 14.2
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        工作日誌 ~ 結合職能 + 專案管理的超強便利貼
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      2. 15.2
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