盤點功能
可以先從使用者需求切入，
例如，線上學習平台就可以從「學習者」or 「開課者」的角度，
從第一個頁面開始，一個頁面一個頁面整理。
每個頁面從上到下、從左到右，
有系統地，將每一項功能、每一個出現的資訊都要盤點寫下來。
用「心智圖」的工具整理，
可以事半功倍，還能同時整理出功能之間的關係與架構喔。
操作手冊很重要，
可以照著一個步驟一個步驟練習，避免上完課聽過就忘了的問題。
要怎麼寫才清楚呢？
以下是具體的參考做法和流程：
內容
用 PREP 結構化表達 ~ 講重點、解釋原因、舉例
操作手冊通常比較枯燥，開門見山先講重點就對了！
遵循 PREP 的表達框架是好的選擇。
- Point
先講重點就對了。 - Reason
解釋原因，讓人理解比較容易接受或記住。 - Example
將抽象的概念用具體的例子說明，是很重要的技巧。 - Point
人的記憶力有限，再次重點回顧是加深印象的好方法。
還有一點很重要，就是要 ~ 短！
這也是 tiktok, fb, ig, twitter, 微信 ... 這些短訊息平台成功的重要關鍵。
更詳細的說明，可以參考：
如何抓出重點？
這最重要了！
不然寫了一堆沒有重點，寫的人沒成就，看的人也辛苦，浪費許多時間。
甚麼是重點呢？
不管是寫文件、手冊步驟或是整理 FAQ，其實都是 為了解決某個需求或問題。
透過 5why 追問法分析，就更容易分析出需求，找到要寫什麼 (內容重點)：
- 需求是什麼？ (需求)
- 目前會遇到什麼問題？ (痛點)
- 該如何解決？ (解法)
無論是下標題 or 其中的內容，
每一個最好都要具體，具體、具體、具體、就對了。
以下圖這個 FAQ 為例子
具體的「重點」包括：
- 標題
就包含兩個具體的元素：「痛點 (開會沒效率)、解法 (3 個步驟)」 - 內容
也包含兩個重點：「痛點、解法」
找出需求和痛點
通常可以從以下 3 個方向整理：
- 使用者回饋
提出的需求 or 反應的問題 - 應用流程
這就是解決需求的方法，很重要 - 系統介面
因為當初會這樣設計，一定是為了解決某個問題
操作步驟的結構
在「需求、痛點、解法、具體」的大原則下，
操作手冊的主要結構就會包含以下內容：
- 標題
通常是寫功能的名稱 or 需求。
更詳細的說明，可以參考：「標題，要怎麼下？」 - 內容
通常會包含以下元素：- 定義 or 背景：這是基礎前提，
用別人可以理解的來解釋，如果讀者已經知道了，就可以省略。
- 需求：想要解決什麼問題？ 這很重要嗎？ (增加誘因)
- 解法：如何解決的主要流程 (主幹， 開門見山，先講重點 )，為接下來的細節步驟整理思路，降低迷路的風險
- 附圖：為了有更清楚的目標，可以附上最終結果的圖 (一圖勝千言)
- 延伸閱讀：補充次要的資訊 or 延伸的操作
- 定義 or 背景：這是基礎前提，
用別人可以理解的來解釋，如果讀者已經知道了，就可以省略。
- 操作教學
「入口」最重要！避免一開始不得其門而入，
其他內容還可以包含：- 步驟：關鍵步驟、重要的相關步驟。
- 補充：提醒、常見問題、延伸閱讀。
- 截圖：一張圖勝過千言萬語，尤其是系統的操作教學。
以下是更詳細的說明：
- 操作重點
關鍵步驟，通常是功能的入口。
找得到功能，接著就可以順著介面引導操作。通常只要抓對線頭，結就解開來了。 - 其他重要操作
為了避免卡關 or 完整性考量，一定要放進來的步驟。
最多 1~2 個不需要截圖的就好，避免太複雜。
如果需要多個截圖的步驟呢？
建議另外成「常見問題、延伸閱讀」，避免干擾主要的流程和資訊。 - 提醒、小技巧、特別說明
列出容易忽略、誤解、混淆、遺漏的地方，這是避免卡關的重要技巧；
也可以列重要特色功能，例如專案討論可以通知到 LINE 群組。 - 常見問題
操作這個步驟時，可能會卡關的 or 遇到的問題，列出最重要的 2~3 個就好。 - 延伸閱讀
因為要短，可以寫的有限。
更多的細節，就可以透過「延伸閱讀」，提供其他手冊和文章。
- 截圖 (操作畫面)
儘量顯示完整的畫面 (方便比對)，再用箭頭指向最重要的操作步驟 (通常是功能的入口)。
一張圖勝過千言萬語，尤其是操作，一定要有畫面，避免只有抽象的文字。
延伸閱讀：
用更具體的方式，展示上述的流程。
寫步驟的重點
- 1.
每個頁面從上到下、從左到右，
有系統地，將每一項功能、每一個出現的資訊都要盤點寫下來。
用「心智圖」的工具整理，
可以事半功倍，還能同時整理出功能之間的關係與架構喔。
- 2.設計主要步驟熟悉有哪些功能後，
就能從使用者的角度，依照應用需求，列出主要的操作流程，骨幹就出來了。以手冊「線上學習，可以很簡單、有效！」為例，就是根據「學習者」的需求與應用情境，整理出「登入、選課、上課、檢視學習記錄、 ...」等主要流程。目標是讓使用者只要照著操作就會過關，充分發揮 80-20 法則，讓關鍵的 20% 步驟就能滿足 80% 的需求。
- 3.整理步驟的 FAQ操作這個步驟時，將可能會遇到的問題、應該要注意的地方等，用 QA 的方式整理在步驟下方。這樣安排的好處是，當操作卡住時，就能立刻獲得解答。以下圖為例，使用者可能會疑惑：「為什麼在最新課程看不到某些課程？」這時候，就可以用 Q&A 的方式，補在步驟下方。
- 4.寫摘要寫完主要流程後，就更容易寫摘要了。要寫什麼呢？
- 要解什麼問題 (需求)
- 主要流程的重點，如果步驟很多的話
- 附上 ppt 的簡報的步驟就更理想了
這樣就能讓讓學習者先掌握 需求 和 整體結構，降低迷路的風險。
- 5.整理 FAQ將步驟 1 整理的系統操作功能，用「檢核清單」列出來，然後一項一項比對。步驟中沒寫到的，想辦法用「問」的方式，將內容用 FAQ 的形式整理。如果 FAQ 很多呢？就再分類呀 (如下圖)，而且 FAQ 的順序還可以依照流程來安排喔。為什麼要補充這些 Q&A 呢？畢竟每一項功能當初都是為了解決某個問題 (需求) 而設計的，當使用者有這個需求，不知道怎麼用時，我們就可以引導學習者 or 透過 xms+ 超強的 AI 小幫手，直接解決問題、對症下藥！
- 6.補充如果有些不好寫成 FAQ 的功能呢？剩下的就想辦法用「補充、附註、小提醒」等方式補到步驟或文件中囉。例如，就可以用字體小一級的紅色小提醒， (增加辨識度)提醒測驗時，要注意及格分數和可測驗的次數等。
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- 位置
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- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2025-12-01 11:01:31
- 最近修訂
- 2025-12-01 11:19:05
- 引用
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