雖然許多公司都是用「文件」來記錄經驗
想辦法盡可能完整的把經驗「塞進去」,但現實卻不可能把所有細節都寫在一起,
因為
- 內容太複雜
東西越多,主軸和結構的安排就越困難。
即使寫的時候思路可以很清晰,但事後 or 讀者要理解的難度也很高。
- 維護困難
如果只是改幾個小地方,要從長長的內容中找到並修改,難度比較高,也比較麻煩,久了就沒有動機處理。
此外,大部分資深員工的隱性經驗 (眉角),
也就是那些「看到什麼、想到什麼」面對問題、解決問題的能力,
更適合用 Q&A 的方式記錄,簡單、清楚之外、還能直接對症下藥。
也就是看成文件的重點,
用 Q&A 的方式整理出來,每一個 QA,就相當於是文件的重點摘要與「索引」。
每一種經驗有它的特性,適合記錄的方式也不同,例如
- 問題處理 (Q&A),就很適合用 PREP 的結構描述
- 案例分析 (Case Study),則適合用「問題、原因、解法、未來避免」的結構
如果硬要寫成寫成文件,
就會落入殺雞用牛刀的窘境,也不適合。
總而言之,
因地制宜,不同性質的經驗,採用適合的方式記錄
絕對可以幫助我們事半功倍,順利突破隱性經驗危機 ~
將資深員工的虛無飄渺的「眉角」,
變成公司具體可複製、可傳承的數位資產。