建立基礎 AI 知識庫 (30分鐘)
透過「需求驅動」的策略 ~
在一問一答之間
解決當下問題、經一事長一智之外、還能順手紀錄資深同事大腦中的隱性經驗
只要每天 10 分鐘，就能獲得以下驚人的成果！
- 建立企業內解決問題的平台
- 三個月，打造沒有 AI 幻覺的知識庫
- 同時進行 10 倍速經驗傳承
以下是 xms+ AI 平台的 60 分鐘快速入門，內容包括：
- 基礎 AI 服務
直接將現有文件 (如請假制度、行政流程、SOP 等) 拖曳上傳到網站，即可立刻提供企業內類似 ChatGPT 的 AI 服務。 - 打造沒有幻覺的 AI 知識庫
每天 10 分鐘，就能紀錄資深同事大腦中的隱性經驗，而且問 AI 時可以輸出精準的回答，不會有 AI 幻覺。 - AI 知識社群
用最熟悉的討論區形式，資深同事在協助同事「解決問題」時還能「留下經驗」(人或 AI 自動整理)，並整合 AI 小幫手回答 80% 的常見問題，節省回答重複問題的大量時間。 - 10 倍速經驗傳承
從 AI 小幫手 or 知識社群收集到的經驗，就能透過 AI 建立課程和設計測驗，透過 100 及格、只能考 3 次的設定，引導團隊逐項、仔細地確認累積的經驗，做到一人踩坑全體免疫的超高效率經驗傳承。
這 3 個應用 ~
AI 小幫手、知識社群和 10 倍速經驗傳承
只要願意跟著步驟一步一步的操作與體驗，
就能快速打通任督二脈，為企業人才發展打下關鍵的基礎！
重點
- 1.開始前的環境準備根據不同的領域和應用，建立對應的 AI 小幫手，以公司人資行政為例。主要步驟如下：
- 建立資料夾
例如：「公司制度與行政、人力資源」，作為 AI 回答問題的知識來源。
操作請參考：「建立目錄、資料夾」 - 建立 AI 小幫手
例如：「行政 AI 小幫手」，並指定知識來源為剛剛建立的資料夾 (可以多個)。
操作請參考：「[操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務（步驟 1-5）」 - 設計選單
引導同仁進入 AI 服務入口，例如：AI 小幫手、AI 管理
操作請參考：「設計選單」
- 建立資料夾
- 2.上傳 PDF 文件
- 3.進入 AI 小幫手從選單進入對應的 AI 小幫手對話介面。補充說明：以下是 xms+ AI 相關功能的網址
- AI 小幫手使用者入口 (/ai)
依據登入帳號，列出有使用權限的 AI 小幫手清單。 - AI 管理頁面 (/ai/mgr)
有小幫手管理權限的帳號才可以進入此頁面，依據登入帳號，列出有管理權限的 AI 小幫手清單。
- AI 小幫手使用者入口 (/ai)
- 4.更新資料執行「更新資料」(註) ，將資料夾內的文件和 FAQ 建立到 AI 資料庫。Q. 為什麼需要更新資料？因為將資料夾內容加入 AI 資料庫會串接 OpenAI 的服務，需要一段時間與費用，因此加入資料夾的過程中並不會立刻更新，以免影響操作動線或增加不必要的額外費用。小提醒：系統會每天更新有異動的資料，如果有修改資料需要立即更新，可以執行「更新資料」。
- 5.問 AI將問題貼到 AI 小幫手對話欄，例如：怎麼請病假？生病了要怎麼請假？今天 5 號沒收到薪水小提醒：問 AI 之前如果有勾選 Debug (管理者權限)，就可以顯示 AI 的思考過程與問 AI 的費用。同時也可以看到 xms+ AI 很厲害的思考過程，像有經驗的人類，可以了解使用者想問的是什麼。例如：「今天 5 號沒收到薪水」，從紀錄可以看出 AI：
- 試著理解使用者想問什麼，例如「薪資發放日延遲、薪資何時發放」
- 從知識庫內，分析並找出和問題有關的文件
- 依據文件的「原則」，解析後回答
- 6.統計頁 ~ 問題 & AI 回應的紀錄在小幫手的最下方，點「統計資料」 (管理者功能)，就能看到每一次問 AI 的問題、AI 如何回應 (生成 or 找到 FAQ)、以及使用者的回饋 (滿意與否和意見)、相關統計等。透過這些資料，就可以看到需求 or 知識庫缺口 (無法回答、不滿意等)，藉此紀錄 or 維護經驗。
- 整理 FAQ (5 分鐘)
- 7.整理 FAQ從統計列表，挑選「重要且常見」的問題。接著，在問題右側的下拉選單，點擊「整理成 FAQ」。
- 8.先寫重點先講重點就對了 ~如果內容比較多，就可以用分項列點的方式呈現，增加「可讀性、辨識度」喔 !
- 9.AI 修飾有了重點內容之後，就可以讓 AI 依據「你寫的內容」修飾成 PREP 結構，讓內容更完整。
- 10.排版將 AI 生成的內容，適當換行，並刪除段落說明 (point, reason, ...)接著，只要點擊下方「儲存」一個完整 FAQ 就快速地整理完成囉 !
- 11.執行「更新資料」整理好後， 回到「AI 小幫手 / 統計資料」頁面，透過下拉工具執行 「更新資料」，更新 AI 知識庫 。
- 換個問法，再問 AI 一次 (5 分鐘)
- 12.進入 AI 小幫手點擊統計頁面上方「AI 小幫手」，回到小幫手對話介面。
- 13.「換個問法」再問一次確認 AI 依然可以找到我們寫的 FAQ，代表我們的 Q 有寫到關鍵的核心主體。因為 AI 精準輸出 FAQ，過程中沒有生成完全避開 AI 幻覺的問題，還能完整保留 FAQ 的圖片、格式。補充說明：AI 小幫手直接輸出 FAQ，就不會消耗任何費用哦！
- 14.AI 分析查看 AI 如何判斷使用者提問與 FAQ 屬於相同問題。
透過分析結果，可以了解 AI 的判斷依據，幫助我們優化 FAQ 的標題，讓 AI 更容易找到正確答案。
- 文件不完整？
- 15.AI 無法回答如果同仁的提問，文件中沒有相關內容時，AI 就無法回答。這正是找出知識庫內容缺口的機會，只要補充對應 FAQ 後，下次 AI 就能回答類似問題。
- 16.整理 FAQ點擊 AI 回應下方工具中的「儲存 icon」，並根據上述步驟 8 - 10 的說明，整理 FAQ。
- 17.更新資料在小幫手的最下方，點「更新資料」。
- 18.「換個問法」再問一次千奇百怪的問法，AI 都可以正確找到 FAQ。不過如果每次問 AI 都無法回答，就沒人想問 AI 了，怎麼辦？這簡單，就用我們最熟悉的討論區解決哦~
- AI 知識社群 (10 分鐘) ~解決當下的問題之外，還能順手順手紀錄資深同事大腦中的隱性經驗
- 19.將討論區的「隱性經驗」記錄下來
- 10 倍速經驗傳承 (10 分鐘)
- 20.將資料夾 FAQ 設計成微課程
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- 資料夾名稱
- AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2026-07-30 09:18:07
- 最近修訂
- 2026-08-07 15:22:57
- 引用
- 1