[操作] 依據 AI 統計資料，持續改善的操作流程

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[操作] 依據 AI 統計資料，持續改善的操作流程

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長度: 09:53, 瀏覽: 858, 最近修訂: 2026-08-28

主題索引

1. 數據驅動，精準優化 AI 服務

2. 設計制度與流程，確保持續改善

為了提供持續改善的方向，打造更優質的 AI 知識庫，

AI 小幫手在提供服務的同時，會紀錄以下資訊：

使用者提問
AI 回應的內容及參考來源 (文件或 FAQ)
使用者對 AI 回應的滿意度回饋

並提供以下統計：

不滿意的
情境：使用者對 AI 回覆結果表達了「不滿意」。
改善：調整 FAQ or 文件。
都找不到
情境：文件、FAQ 都沒有能找到和問題可能相關的內容。
改善：補 FAQ or 文件。
找不到FAQ
情境：FAQ 中沒有找到，但在文件中有找到並成功回答。
改善：補 FAQ。
這相當於從文件中，將常見且重要的問題從文件中萃取出來。好處是直接對症下藥，讓使用者能快速獲取關鍵資訊，也避免使用者不想看長篇大論的文件或看的時候抓不到重點的問題。
無法回答
情境：有找到可能相關的 FAQ 或文件，但 AI 判斷無法依據現有內容回答。系統這時候就會提供問 ChatGPT 的結果。
改善：調整 FAQ or 文件，或是直接將 ChatGPT 回答存起來。

數據驅動，精準優化 AI 服務

透過這些具體數據與趨勢分析，

我們能更準確掌握使用者需求，並找出常見且重要的問題。

獲得持續改進的重要方向，讓關鍵的 20% 發揮 80% 的巨大效益，並進一步提升 AI 的品質與知識覆蓋度，打造更優質的 AI 服務。

例如，不滿意就是一個非常重要的指標，

因為 AI 回應出現偏差，可能會對使用者造成困擾，我們就可以優先處理。

透過深入追蹤每個「不滿意」回饋的原因，

就能針對 AI 幻覺或歪樓的地方先修正，避免類似情況再次發生，確保 AI 的回應更加精確可靠。

怎麼優化呢？

可以從以下幾個方向著手：

內容深度不足
可能是文件內容過於簡略，或是缺少情境化的解釋。就可以補充更多範例、圖解或詳細說明。
內容不夠精準
FAQ 或產品文件裡的敘述過於籠統，例如詞或寫法和 AI 判斷的不一樣，導致 AI 無法準確提取關鍵資訊。
這時候，我們就可以調整措辭，使語句更具結構性，或改寫內容，讓 AI 更容易識別與解析。
設計標籤 (關鍵字)
有時候 FAQ 或產品文件其實已經有答案，但可能因為用詞差異太大而找不到。這時候就可以使用標籤來補充關鍵字。
例如，「骨髓穿刺檢查」的內容，就可以加上標籤「抽龍骨水」。

設計制度與流程，確保持續改善

這種事情做一兩次都很容易，但要能持續做就有難度 ...

別擔心，做法很簡單，就 3 個重點：

建立制度
這是在公司內得以推動的關鍵基礎。
定期檢視
透過固定週期檢視統計的問題清單。建議每天在固定時段 (例如上班時) 花 10 分鐘就好，好處是負擔低到不會影響現有的工作，而且好執行 (每天都做)。
採取行動
對於需要新增或修改的 FAQ / 文件 (先挑重要的)，指派負責單位與專業人員跟進。

操作流程也很簡單。

查看統計資料
找出 AI 無法回答、找不到 FAQ 或用戶不滿意的問題。
修改 or 新增內容
根據分析結果，補充 FAQ 或優化文件。
確認效果
透過「更新資料」以及「再問一次」，就能立即觀察 AI 回應是否改善。

以「找不到 FAQ」為例，以下是 xms+ 的操作步驟。

操作步驟

查看統計資料
1.

進入統計資料
在「AI 小幫手管理」頁面，從主題的統計圖示進入。
2.

過濾出「找不到 FAQ」的問題
在「AI 小幫手管理 / 統計資料」點「找不到 FAQ」篩選出沒有對應 FAQ 的問題。
調整 / 優化內容
3.
查看回應內容
點「回應」欄位中的連結，就會顯示 AI 的回應。

並依據提問與來源的線索，調整內容。

補充說明：

AI 回應分成兩種形式

系統
AI 判斷使用者的提問系統已經有整理成 FAQ 的形式，就會直接回應 FAQ 的內容，好處是更完整 (含圖片、相關連結等) 也降低 AI 生成歪樓的機率。

AI
由 AI 依據文件 or FAQ 的內容生成回應。
4.

查看來源資料
在「來源」欄位，會列出 AI 參考的來源內容。

並依據提問與來源的線索，調整內容。
5.

建立 FAQ
針對問題，在資料夾 or 文件下方建立 FAQ。

附註:

如果有類似、相同的問題，記得善用「整併」的技巧，進一步瞭解：

「發現重複文件？就合併整理」
確認調整後的效果
6.

執行「更新資料」
修改完後，回到「AI 小幫手 / 統計資料」頁面，

透過下拉工具執行「更新資料」，更新 AI 知識庫 ^(註) 。

註：
由於目前 AI 硬體大量缺貨且昂貴，目前 xms+ 是串接 openAI 的服務。
基於成本的考量，並沒有在異動後立即自動更新，系統會於凌晨統一更新或允許透過人工更新。
7.

再問一次

接著，執行「再問一次」^(註)，
系統會另開分頁，將該問題再次詢問 AI 小幫手。
8.
標示「問題已解決」

確認 AI 已經可以正確回答後，
就可以透過列表的下拉工具，標示成「問題已解決」 ^(註)。

附註:
處理過程中會詢問多次相同的問題，標示最近期的一筆即可，相同問題的會一起被標示。
篩選條件有提供「待解決」的狀態，方便我們篩選出需要處理的問題，就不會遺漏囉。