開始前的環境準備
由於會議管理是隸屬於個別專案 (專案可以想成 LINE 群組)
需要先建立「專案」的環境，步驟如下：
需要先建立「專案」的環境，步驟如下：
- 建立專案
系統管理者登入後，從專案中心側欄進入「專案管理」即可建立。 - 設定成員
進入建立好的專案，從側欄「專案成員」中加入成員。
會議是驅動公司運作的關鍵活動，但普遍遇到以下痛點：
會而不議、議而不決、決而不行、行而不追
其實解法可以簡單到顛覆你的想像喔
而且流程立刻就能進行！
只要開會時，
記得一個小小的 click ~ 執行「線上錄影」
會議結束後，
AI 就會接手，自動整理重點、待辦清單、開工作執行、追蹤。
更完整的說明，
可以參考：「AI 會議管理」
以下是 xms+ AI 的畫面與操作步驟。
重點
- 1.
- AI 會議錄影
- 2.新增「螢幕錄影」進入特定專案後，從側欄「會議管理」進入，點選「新增紀錄 / 螢幕錄影」。補充說明：若不方便在電腦上錄影，也可以先用手機錄音，會議結束後再將錄音檔上傳即可。
- 3.分享螢幕畫面選擇要分享的螢幕畫面，步驟如下：
- 點選「整個螢幕畫面」頁籤
- 點擊要分享的畫面
- 點擊「分享」
- 4.開始錄影確認畫面、音量都沒有問題後，就可以按下「開始錄影」，進行錄製。補充說明：可根據會議主題，修改預設的標題，這樣之後查找會更方便哦 !
- 5.結束錄影會議結束後，記得點擊「結束錄影」。結束錄影的同時，錄影檔就已經上傳到網站，無須花時間再次上傳。
- 6.等待 AI 整理錄影結束後，AI 就會自動整理逐字稿、重點 (含影片時間標記)，並直接「開工作」(註)小提醒：如果發現逐字稿的內容有錯字的情況，系統提供「自訂詞彙表」的輔助機制，讓 AI 整理的內容更精準哦。附註：自動開工作的功能，系統預設為「啟用」，
- 工作執行
- 7.指派負責人、期限只要點擊「開工作執行」，確認工作內容，並指派「期限」和「負責人」，就能將工作分派出去了喔。
- 8.追蹤工作會議中指派的工作，除了個別會議的完成率之外，也有整體的統計資訊，方便我們快速掌握哪些工作已經過期 or 尚未完成，並進一步了解執行狀況。讓工作進度一目了然 ~小提醒：點擊進入個別工作，還可以查看完整的處理紀錄。
- AI 搜尋 ~ 找不到會議記錄，讓 AI 來幫你
- 9.進入 AI 搜尋頁面從會議管理頁面中，點選「AI 搜尋」進入。
- 10.一般對話搜尋可透過一般對話的方式，在對話欄中輸入要找的內容。例如：「找 7 月份跟 AI 有關的會議內容」(圖1)接著，AI 就會整理相關會議的摘要，並提供對應的會議記錄連結，方便直接進入查看內容 (圖2)小提醒：AI 搜尋的範圍，僅限於該專案中的會議紀錄。
圖1:
圖2:
- 11.精準搜尋另外，系統還提供常見需求的快速引導，可以更精準搜尋會議內容例如：「提過的事、會議結論、誰負責的、問進度」等。根據需求點擊對應的區塊，系統就會自動帶入搜尋條件，快速找到所需資訊。
- 補充 (1) ~自訂詞彙表，增加 AI 整理逐字稿的精準度
- 12.新增「自訂詞彙表」定義語音轉逐字稿時，容易出錯的用詞，例如： 手術床、LangChain、向量資料庫、向量資料庫... 等。之後 AI 就會根據自訂詞彙表修正逐字稿，讓 AI 整理的內容更加精準。[操作]
- 在「專案中心 / 會議管理 / 下拉工具」，點選「自訂詞彙表」
- 逐項新增「詞彙」
小提醒：「自訂詞彙表」會套用至整個系統，因此僅限系統管理者編輯。主要考量是同一個組織性質類似，由少數管理者統一維護，可避免重複或不一致的設定。
- 13.啟用「自訂詞彙表」接著，點擊麵包屑進入「AI 設定」頁面 (圖1)，將「自訂詞彙表」功能啟用 (圖2)圖1:
圖2:
- 補充 (2) ~自動開工作的設定
- 14.調整自動開工作的預設值系統預設啟用「自動開工作」功能，但尚未設定「負責人」和「期限」，若要調整預設值，操作步驟如下：
- 從「專案 / 會議管理 / 下拉工具」，點選 「AI 設定」 (圖1)
- 調整預設的「負責人」和「期限」(圖2)
小提醒：若未啟用 「自動開工作」 功能，AI 完成整理後僅會產生待辦清單，不會自動建立工作項目，需由使用者自行建立。
圖1:
圖2:
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- 資料夾名稱
- AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
- 上傳者
- sophia
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2026-06-30 08:49:06
- 最近修訂
- 2026-09-23 22:09:03