序
-
00:00
1.
文件 + FAQ，互補、截長補短
播放影片: https://learning.xms.tw/media/6108
主題索引
文件，可以更完整的呈現，
FAQ，則簡短好寫、且能直接對症下藥。
有了文件當基礎，再補上 FAQ 就更完美了！
因為這些寫下來的 FAQ，
就是大腦或文件最珍貴的「重點索引」，可以用超快的速度，找出想要的資訊、對症下藥！
也就是 80% 的常見問題，我們可以讓 AI 用 FAQ 精準回答，剩下 20% 的部分，就交給 AI 從文件生成，這樣就可以截長補短，取得完美的平衡點跟最大化效應。
對症下藥
為什麼不能只寫文件就好？
除了不可能把所有的細節都補進文件中之外，
用 FAQ 記錄的好處是，遇到問題卡關時，可以直接對症下藥、解決問題。
其實關鍵就在這裡！
以標準操作流程 SOP 為例，當大家卡關的時候，與其回去把那份好幾十頁的 SOP 重新看一遍，我們不如直接針對這個的痛點，單獨紀錄一個 Q&A。
例如，
SOP 文件裡有 10 個步驟，但最常卡住的就是步驟 3，
這時候就可以針對「卡關」的地方，用 FAQ 來紀錄，下次卡關時，就能立刻解決問題，絕對比起重看整份文件更實用。
還有一份厚厚 100 頁的操作手冊，
常見的問題就是那些 ~
如何重設密碼？
為什麼不能登入？
上傳影片失敗怎麼辦？
為什麼找不到 MP3 上傳按鈕？
也就是說，文件可以看成是「知識」
FAQ 累積的是實戰經驗。
AI 越來越厲害，還要寫 FAQ 嗎？
寫 FAQ 很好，但問題五花八門，也不可能都寫下來 ...
而且現在 AI 越來越厲害，從文件回答的正確率也越來越高，直接讓 AI 從文件生成就好，還有必要寫 FAQ 嗎？
當然要，考量如下：
- 資深同事沒寫下來的經驗，AI 無法從文件回答，就適合先用 FAQ 快速記錄。
- AI 每次生成的可能不一樣，好的回答存成 FAQ，下次就可以精準輸出。
- 常見問題，可以用更快速更精準的 QA 解決。
大腦 / 文件的重點索引
即使文件都已經有紀錄了，還是值得另外寫 FAQ 唷
因為可以當作文件的「重點索引」，
廢話不多說，減少不必要的干擾資訊，也解決現在大家都不會仔細看文件的問題。
這就像是在迷宮裡面，
直接幫讀者畫了一條通往終點的捷徑。
例如：
可以用 Google 帳號登入嗎？
雖然文件「帳號認證、註冊」裡面已經有相關的說明，
但因為這是常見且重要的問題，就可以整理成 FAQ，並提供文件的連結 (如下圖)，
這就相當於為文件的重點建立索引，讓 AI 可以快速且精準的回應。
而且把重點用問題整理出來，學習效果會更好！
就像西方諺語說的 ~ Learning by asking questions.
博觀而約取，從 FAQ 整理成文件
FAQ 因為記錄簡單，
這讓我們可以很輕鬆的把每天工作中那些看似微不足到的小麻煩 or 瑣碎的經驗給記錄下來，
這也是離開學校後，透過「經一事、長一智」那個「智慧」的來源。
這就帶來一個很重要的好處 ~
降低寫文件的門檻
因為當有很多素材 (Q&A) 時，
文件就相對好寫，只要把這些素材重新分類、調整結構、潤飾就可以了。
相較從無到有，
盯著一個完全空白的畫面要硬擠出內容的過程，難度根本就不是同一級別的。
重點整理
文件，可以記錄更完整的資訊
Q&A，可以看成文件的重點索引，直接對症下藥解決問題。
再者，
Q&A 是遇到一個寫一個，很簡單！
累積足夠的經驗後，只要稍微整理，就像積木一樣可以組合成完整的文件。
評語
請登入後才可以評分
- 位置
-
- 資料夾名稱
- AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2026-06-14 07:24:13
- 最近修訂
- 2026-09-21 10:07:56
- 長度
- 05:25