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  3. AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
異常事件分析，是許多公司現有的制度
透過會議中的案例報告，幫助大家獲得經驗，並降低未來再次發生的機率

只是效果通常很有限，
從學習金字塔的實驗也傳遞同樣的現象 ~ 只是聽，事後記得的比例只有 5%。

如何避免花了許多時間、力氣，但效果不好呢？

首先，
將複雜的 8D 分析，改成簡化版的案例分析 (4D)。

接著，
只要做一點點小小的改變 ~ 報告時同步錄影
就可以有效紀錄並傳承這些重要經驗唷 ~

以下是 xms+ 上的主要流程：
  1. 寫案例文件
    填寫「問題、原因、處理方式、未來避免」後，用 AI 整理結論。

  2. 建立課程
    自動建立教材 & 第一次測驗

  3. 線上錄影
    報告時記得按錄影，完成後 AI 就會自動完成
    • 整理重點、索引、字幕
    • 建立測驗

  4. LINE 分享
    請同仁完成課程，加深印象

詳細的操作步驟如下：
重點

  1. 寫案例文件
  2. 1.
    新增媒體
    進入資料夾，點「新增媒體」
  3. 2.
    選擇「案例分析」
    點「案例分析」後，再選擇「問題處理」
  4. 3.
    寫案例
    主要有 4 個重點
    1. 問題描述
      定義及描述問題：用可以量化的 5W2H 來協助描述

    2. 關鍵原因
      寫為什麼會發生這件事背後真正的原因，確認根本原因及漏失點 (escape points)

    3. 處理方式
      可能只是當下的處理方式，用以矯正目前已知的問題，控制影響的範圍

    4. 未來如何避免
      知道關鍵原因，就能針對原因避免。這是關鍵，避免此問題或類似問題再度發生，藉此修改管理系統、作業流程等

    一開始不熟悉時，可以參考每個欄位下方的提示來填寫喔。


    小技巧：
    插入圖片的操作，可以參考文件 https://learning.xms.tw/media/1936 (重點4)

    補充：
    說明欄位，可以用來記錄案例的來源喔，例如某個討論或網站的連結


  5. 建立課程
  6. 4.
    建立課程
    從案例文件的「工具」下拉選單，執行「建立課程 (含設計測驗)」。

    特別提醒：
    建立課程，需要有「課程管理者」的權限。
  7. 5.
    填寫課程資訊
    包括課程名稱、類別、時數等
  8. 6.
    AI 設計題目
    AI 會開始依照每一個重點設計一題選擇題
  9. 7.
    確認 AI 出題
    AI 設計完成後，就會進入測驗的編輯畫面。

    如果覺得需要調整題目的內容，
    將滑鼠移到題目上方，就會看到「編輯」的功能。
  10. 8.
    發布測驗
    確認後，回到測驗頁面，就可以發佈測驗。

    小提醒：
    測驗預設會設成 100 分及格、只能考 3 次，藉此引導仔細確認重點。
    如果需要調整相關設定，點「設定」即可。


  11. 線上錄影 + AI 整理
  12. 9.
    螢幕錄影
    進入課程，點擊「新增 / 螢幕錄影」即可。
  13. 10.
    確認 AI 整理的內容與測驗
    錄影結束後，AI 會依據錄影的內容整理
    1. 重點
    2. 索引
    3. 字幕

    同時也會自動設計測驗。

    由於這些動作需要花一些時間，
    完成後，系統會寄信通知。

    小提醒：
    自動設計測驗的功能是可以透過「設定 / AI 設定 / 自動設計測驗」關閉。


  14. LINE 分享
  15. 11.
    發布課程
    一切都確認過，就可以發布課程，開放學習囉！
  16. 12.
    LINE 分享
    分享「課程連結」讓同仁自行報名 or
    直接將同仁加入課程，並請他們完成課程。

    小提醒：
    學員需要有系統帳號，才可以加入課程，
    操作請參考：「如何將帳號加入課程？」
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    資料夾名稱
    AI 人工智慧之道 ~ 每天 10 分鐘，打造沒有幻覺的 AI 知識庫
    上傳者
    sophia
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2026-07-02 14:40:36
    最近修訂
    2026-09-17 13:47:53
    引用
    2
    1. 1.
      快速入門
      1. 1.1
        AI 人工智慧之道
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        每天 10 分鐘，打造一個沒幻覺的 AI 知識庫
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        讓寫 FAQ 不再抗拒，反而變成每天都很渴望想做的事
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        輔導方案 ~ 導入 xms+ AI 知識庫
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        教育訓練指引 (以圖書館服務為例)
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        向 AI 學習的案例：官網價格比較低，為什麼要向你們買比較貴的？
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        提升業績案例 (1) ~ 連鎖超商的水餃促銷
      5. 5.5
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    6. 6.
      應用 (2) ~ AI 驅動的學習革命
      1. 6.1
        70-20-10 學習法則，要很久才能累積經驗
      2. 6.2
        記錄經驗，可以很簡單、有效率！
      3. 6.3
        設計測驗，確保學習效果最有效的方法！
      4. 6.4
        用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
      5. 6.5
        AI 驅動的翻轉教室 3.0，打破聽課只有 5% 吸收率的魔咒
      6. 6.6
        翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
      7. 6.7
        將「現場操作教學」變成高品質的線上課程！
      8. 6.8
        學習的 5 大關鍵 ~ 理解、整理、刻意練習、回想
    7. 7.
      採取行動 ~ 導入系統與建立制度
      1. 7.1
        ABC 行動指南
      2. 7.2
        冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
      3. 7.3
        做，就對了
      4. 7.4
        導入企劃書 (1) ~ 分階段策略
      5. 7.5
        導入企劃書 (2) ~ 深耕人才發展，邁向頂尖 (成為台灣領頭羊、全球典範)
      6. 7.6
        導入企劃書 (3) ~ AI 驅動的學習革命，翻轉教室 3.0 (邁向頂尖大學)
      7. 7.7
        為什麼傳統的激勵方法，效果不好？
    8. 8.
      知識管理 (1) ~ 記錄經驗
      1. 8.1
        寫文件，很難！
      2. 8.2
        已經有文件了，為什麼還要寫 FAQ？
      3. 8.3
        文件看不到重點 vs. FAQ 對症下藥
      4. 8.4
        不同的經驗，適合的紀錄方式也不同 (因地制宜)
      5. 8.5
        完美的結合 ~ 文件 + FAQ
      6. 8.6
        收集經驗，讓 AI 來幫你快速整理
    9. 9.
      知識管理 (2) ~ 維護資料
      1. 9.1
        維護資料，很困難！
      2. 9.2
        ISO 的文件規範，很理想，但是 ...
      3. 9.3
        AI 驅動的維護資料 ~ 什麼都問 AI 就對了！
      4. 9.4
        依據 AI 統計資料，持續維護與優化知識庫
      5. 9.5
        維護案例 (1) ~ 改善「過時」的流程
      6. 9.6
        維護案例 (2) ~ 改善「不完整」的流程
    10. 10.
      知識管理 (3) ~ 寫 FAQ
      1. 10.1
        FAQ 怎麼寫？
      2. 10.2
        QBS ~ 寫成一個 QA 還是分拆多個？
      3. 10.3
        降低寫 FAQ 的門檻：AI 輔助與 PREP 結構應用
      4. 10.4
        寫 1 個 QA 要花多少時間？ (含寫作技巧)
      5. 10.5
        寫 FAQ (1) ~ 快速、高品質的標準化流程
      6. 10.6
        寫 FAQ (2) ~ 問題，要怎麼描述？ (原則與步驟)
      7. 10.7
        寫 FAQ (3) ~ 內容，先講重點就對了 (PREP)
      8. 10.8
        寫 FAQ (4) ~ 分領域 or 補前提
      9. 10.9
        寫 FAQ (5) ~ 排版，可以畫龍點睛！ (凸顯重點、增加可讀性)
      10. 10.10
        寫 FAQ (6) ~ 案例練習 (下標題、排版)
    11. 11.
      知識管理 (4) ~ 寫文件
      1. 11.1
        文件：用「重點」來整理就會簡單很多
      2. 11.2
        寫操作手冊
      3. 11.3
        案例分析：從「經驗」提升到「能力」層次
      4. 11.4
        從案例分析到行為變革
    12. 12.
      操作教學
      1. 12.1
        [操作] 建立 AI 小幫手 (1) - 基礎 AI 服務
      2. 12.2
        [操作] 建立 AI 小幫手 (2) - 打造沒有 AI 幻覺的小幫手
      3. 12.3
        [操作] AI 知識社群
      4. 12.4
        [操作] 用 AI 實踐 10 倍速經驗傳承
      5. 12.5
        [操作] 翻轉教室 3.0 ~ 線上錄影、AI 重點整理、設計測驗
      6. 12.6
        [操作] 依據 AI 統計資料，持續優化知識庫
      7. 12.7
        [操作] AI 會議管理
      8. 12.8
        [操作] 案例分析 (1) ~ 問題處理
      9. 12.9
        [操作] 案例分析 (2) ~ 重點整理
    13. 13.
      Q&A
      1. 13.1
        AI 人工智慧之道 ~ 打破砂鍋問到底！
      2. 13.2
        企業為什麼需要自己的 AI 知識庫？
        1. 13.2.1
          企業已經有 ChatGPT，為什麼還需要自己的 AI 知識庫？
        2. 13.2.2
          Google 查得到的、ChatGPT 都可以回答的，還要問嗎？
        3. 13.2.3
          為什麼企業最缺的不是 AI 系統，而是企業自己的經驗？
        4. 13.2.4
          什麼是「隱性經驗危機」？
        5. 13.2.5
          為什麼「提問」是建立企業 AI 知識庫的起點？
      3. 13.3
        文件與 FAQ
        1. 13.3.1
          為什麼 FAQ 比完整文件更適合記錄實務經驗？
        2. 13.3.2
          已經有很多文件，為什麼還要寫 FAQ？
        3. 13.3.3
          文件與 FAQ 應該如何搭配？
        4. 13.3.4
          用文件記錄經驗，為什麼不會成功？
        5. 13.3.5
          為什麼寫 FAQ 是必要的？
      4. 13.4
        AI 幻覺
        1. 13.4.1
          為什麼 AI 會胡說八道？
        2. 13.4.2
          AI 胡說八道，可以解決嗎？
        3. 13.4.3
          如何避免 AI 胡說八道？
        4. 13.4.4
          不讓 AI 生成，那要如何回答問題？
        5. 13.4.5
          為什麼讓 AI 找 QA 就比較不會歪樓呢？
        6. 13.4.6
          為什麼企業自己的 FAQ 可以降低 AI 幻覺？
      5. 13.5
        如何開始累積經驗？
        1. 13.5.1
          什麼是「需求驅動 Q&A」？核心概念是什麼？
        2. 13.5.2
          每天只花 10 分鐘，真的可以建立 AI 知識庫嗎？
        3. 13.5.3
          如果只能記錄少部分經驗，真的有用嗎？
        4. 13.5.4
          為什麼「什麼都先問 AI」可以幫助建立知識庫？
      6. 13.6
        員工不想寫 FAQ 怎麼辦？
        1. 13.6.1
          大家都不想寫 Q&A，怎麼辦？
        2. 13.6.2
          如何降低寫 FAQ 的門檻？
        3. 13.6.3
          如何養成寫 FAQ 的習慣？
        4. 13.6.4
          推動知識分享為什麼困難？
      7. 13.7
        FAQ 要怎麼寫？
        1. 13.7.1
          一個好的 FAQ 應該怎麼寫？
        2. 13.7.2
          FAQ 的答案為什麼要先講重點？
        3. 13.7.3
          一個問題應該寫成一個 QA，還是拆成多個 QA？
        4. 13.7.4
          FAQ 需要補充前提嗎？
        5. 13.7.5
          已經有 QA，只是使用者換了一種問法，該怎麼處理？
        6. 13.7.6
          如何將已上傳的影片 or 文章放進 FAQ？
      8. 13.8
        知識庫如何持續維護？
        1. 13.8.1
          知識庫建立後，為什麼維護很困難？
        2. 13.8.2
          如何改善知識庫中，過時、不完整的流程？
        3. 13.8.3
          如何讓知識庫持續改善，而不是建立一次就停止？
      9. 13.9
        經驗如何變成能力？
        1. 13.9.1
          如何把一個人的經驗快速傳承給整個團隊？
        2. 13.9.2
          如何從「記錄經驗」進一步做到「能力提升」？
        3. 13.9.3
          AI 如何做到 10 倍速經驗傳承？
      10. 13.10
        如何推動？
        1. 13.10.1
          現在已經有很多文件了，可以直接給 AI 用嗎？
        2. 13.10.2
          紀錄經驗很難？
        3. 13.10.3
          寫錯怎麼辦？
        4. 13.10.4
          推動很困難？
        5. 13.10.5
          如何推動？
        6. 13.10.6
          建立好知識庫後，但還是習慣直接問人，可以怎麼解決這樣狀況呢？
        7. 13.10.7
          如何鼓勵分享與使用知識庫呢？
        8. 13.10.8
          如果問 AI 無法回答時，該怎麼辦？
      11. 13.11
        xms+AI 操作相關
        1. 13.11.1
          為什麼 AI 找不到新建立的 FAQ？即使問了一模一樣的問題也是
        2. 13.11.2
          AI 小幫手想推廣到全公司，建議怎麼規劃 AI 小幫手和資料夾分類？
        3. 13.11.3
          xms+ AI 模組有哪些功能？有操作介紹嗎？
        4. 13.11.4
          AI小幫手有啟用「限制AI生成」，卻還是出現 AI 生成的內容？
        5. 13.11.5
          後台可以統計誰最多發問嗎？
        6. 13.11.6
          AI 小幫手可以開放給所有人用嗎？
        7. 13.11.7
          內部專屬問題與客戶可能詢問的問題，應如何建立資料夾？
        8. 13.11.8
          試用站建立的 FAQ，可以移回自己的系統嗎？ (FAQ 匯入、匯出)
        9. 13.11.9
          可以查看單位內同仁寫過哪些 FAQ 嗎？
        10. 13.11.10
          從 FAQ 建立課程時，可以選擇跨資料夾的 FAQ 嗎？
        11. 13.11.11
          系統導入時程，可以怎麼規劃？
        12. 13.11.12
          用 AI 小幫手，或是產生逐字稿、重點整理、字幕等，資料會不會外洩？
        13. 13.11.13
          如何克服語音轉文字 (逐字稿) 可能有錯字？
        14. 13.11.14
          已經將 AI 小幫手的權限設成所有成員了，為什麼還是沒有權限？
        15. 13.11.15
          AI 出題的題目數量是如何決定的
        16. 13.11.16
          AI 可以自動將影片內容整理成講義嗎？
        17. 13.11.17
          AI 可批改作業，繳交後可以收回嗎？
        18. 13.11.18
          為什麼 AI 批改作業的「設定分數區間判斷」只有 5 項？
        19. 13.11.19
          以前上傳的影片，可以 AI 上字幕嗎？
    14. 14.
      補充 (1) ~ 數位轉型
      1. 14.1
        AI 會議管理
      2. 14.2
        專案 / 工作管理
      3. 14.3
        職能知識庫
      4. 14.4
        工作日誌 ~ 結合職能 + 專案管理的超強便利貼
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