[操作] xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手！

學習小技巧：

有耐心地，拿實際的工作案例，一步一步操作練習，只要短短 1 個小時的投資，就可以掌握 80% 專案執行的關鍵技巧，學會一輩子受用無窮的工作技能，幫助我們事情做更好、時間花更少！

專案執行，常常遇到認知落差、不好追蹤、遺漏 ... 的問題，

要怎樣解決呢？就 3 個步驟

建立專案
專案就先當作是強化版的 LINE 群組就好，平常只要會建 LINE 群組的，就建立一個專案，取代 LINE 的討論之外，更可以在其中建立工作，方便後續的執行、追蹤等。
開工作
將平常寫在自己筆記本上 or 用 Excel 整理的待辦事項，改成在「專案」開工作就對了，透過系統追蹤就更容易。
每日站立會議
每天只要花 5~10 分鐘，就可以有效解決追蹤、溝通、甚至是經驗傳承的問題。

以下從典型的專案執行流程切入，

整理出 20% 常用的功能來滿足 80% 需求，也藉此了解 xms+ 的專案管理設計動線與特色。

建立專案
分派工作
工作執行
追蹤
工作週報、主管查詢
驗證
結案
更多功能
實用的技巧

熟悉操作之外，如何應用呢？可以參考以下內容：

快速入門

建立專案
1.
登入系統
一開始就先用最高權限的「系統管理者」帳號登入，方便操作所有的功能。
2.
建立專案

專案，就想成是 LINE 群組就好，
除了方便討論之外，更可以建立工作，方便後續的執行、追蹤等。

有 2 種建立專案的方式
直接在專案中心的側欄「建專案」
進入「專案管理」後建立

Q1. 誰可以建立專案？

Q2. 怎麼拆專案？一個 or 多個？可以建立子專案嗎？
Q3. 誰可以查看專案內的討論、工作等資訊?
3.

加入專案成員
就像建立 LINE 群組後要加入成員一樣，
進入專案後，從側欄的「專案成員」頁面按「新增」即可加入。

延伸閱讀:
使用者管理 (建立帳號)

補充說明:

如果是團隊下的專案，團隊成員就會自動成為專案的成員，方便團隊專案的進行。
4.
設定 LINE 通知

新工作、討論、工作完工等，都可以主動發到 LINE 群組。

操作步驟如下：
進入設定頁面
點擊專案側欄的「其他 / 通知設定」。

開啟 LINE 通知
從工具「設定」中開啟，並且設定哪些事件要通知，例如，有新討論、工作完工等。

設定 LINE 權杖
依照系統的介面引導，一步一步操作即可。

更多關於設定 LINE 通知的說明，
請參考：「設定 LINE 通知」
分派工作
5.
指派工作

從「專案中心」進入特定專案後，只要是成員，就可以點擊「新增工作」，建立工作並指派負責人、完成期限等。
期限：這很重要！可以幫助我們更專注，避開「帕金森陷阱」 (事情總是拖到最後一刻)。
負責人：這個工作的單一窗口
內容：用「逐項列點」的方式描述要做的事情，方便一項一項執行與溝通。

建立的工作就會依照完成期限，
清楚的列在「我的工作清單」，幫助我們依序完成規劃的工作，避免工作雜亂的困擾。

關於「開工作」的技巧，可以參考：
開工作，專案導入的第一步！
知難行易 ~ WBS 工作拆解
開工作、寫紀錄，怎麼寫才清楚？

Q. 工作可以設定多個負責人嗎？

補充：執行小技巧

建議將工作分拆成小的工作 (一兩天內就可以完成)，讓工作範圍更小、減少變因就更容易執行。並要求完成時寫一兩行的處理記錄，打鐵趁熱，「隔天」就詢問是否完成工作，藉此建立習慣。

一般人可能不會上網寫紀錄 (習慣還沒建立)，並希望口頭說明，這時主管可以應用ㄧ些技巧來協助其撰寫紀錄，例如，請他先寫上去，晚上再瀏覽。
工作執行
6.
我的工作清單

進入專案中心的首頁，
就可以看到自己的工作清單 (按照期限排序)。

此外，還會顯示個人化的相關資訊，
包括今日工作、已過期、 ...等數量，參與的專案、相關討論等，
說明如下：
我的統計 (今日工作、逾期的數量 ... 等)
透過醒目的數據，列出今日、本週要執行的工作。

我的工作
按照期限排序，列出我負責的工作 (來自不同的專案)。

最新討論
列出所有我參與 or 有閱讀權限的專案討論。

小技巧：
如果要調整顯示的資訊，可以透過專案中心側欄的「版面設定」選擇要呈現的資訊與位置喔。
7.
建立檢核清單

進入工作頁面，可以將要處理或待確認的事項，在下方建立檢核清單，方便執行時逐項確認與完成。

有 4 種建立方式:
逐項建立
快速輸入 (文字方塊，一行一個清單項目)
複製 (copy items) 其他的檢核清單
從其他來源複製，一次複製「文件 or 其他工作」中所有的檢核清單

更多關於檢核清單的詳細教學，
請參考：「建立檢核清單」
8.

寫紀錄

執行過程中，可以寫下和工作相關的紀錄。

例如，每完成一個項目，就在檢核清單中打勾，
並在處理紀錄寫下執行結果 or 上傳圖片、檔案，或以「TBD」紀錄需要討論的內容。
9.
發討論

遇到問題就問，可以減少認識落差。

系統提供 2 種討論的機制：
工作討論：和工作有關的討論，就可以進入工作「發討論」，讓討論更聚焦。
專案討論：一般的討論，直接在專案主頁 or 透過側欄進入「專案討論區」發討論。
每一次的討論，都會透過信件提醒相關的人員，或是通知到 LINE 群組，方便進行互動。

Q. 為什麼有些討論的標題前面會有 [Todo] ?
10.

完成工作

當工作完成後，在寫處理紀錄時，就可以變更狀態為「已完成」。

Q. 工作完工時，會寄信通知相關的人嗎?

小技巧:
如果工作無法處理 or 不需要處理，可以選擇「擱置」工作。
11.

寫文件，整理過程中的成果
紀錄專案產出的相關文件，
例如成果、執行步驟、檢核清單或常見問題 (FAQ)，成為下次執行的重要參考。

在專案下方的「最新文件」區塊 or 側欄的「文件」，點擊「新增文件」，
選擇類型，例如「文件」可以寫內容、上傳附件、檢核清單、FAQ、 ...

Q. 文件可以和其他的專案共用嗎?
追蹤
12.
進行中 or 已完成的工作清單

工作開出去之後，有 2 個主要的地方可以查看
個別專案
查看每個專案成員的進行中 or 已完成的工作清單 (如下圖)。

跨專案
可以透過「團隊」的功能來檢視團隊成員所有的工作清單 (包含不同的專案，下方的步驟有說明)。

此外，專案中心的側欄，還提供以下追蹤的機制
進行中 or 已完成
列出我負責的工作清單

我建立的
可以查看我建立的工作目前的執行狀態。

我追蹤的
就像我的最愛一樣，我們可以將工作加入「追蹤清單」，方便關注。

我要驗證的
列出指定要我驗證的工作

小技巧：
如果想同時查看近期的處理紀錄呢？可以使用「工作與紀錄總覽」功能。 (下一個步驟)。
13.

工作與紀錄總覽

顯示專案近期的工作概況，且提供「工作內容、處理記錄」等摘要，方便快速檢視。

[操作]
進入特定專案後，點擊側欄的「工作與紀錄總覽」即可查看。
14.
團隊成員的工作總覽

進入特定團隊中，就會列出團隊中成員在團隊下專案的所有工作，並提供切換到
不同的成員
執行進度 (進行中、已完成、擱置)
專案
方便快速檢視團隊成員目前的工作狀態。

此外，團隊也有提供「工作與紀錄總覽」，可以檢視跨專案的所有工作和近期的處理紀錄。

更多關於團隊管理的操作，請參考：
「[操作] 團隊管理」

小提醒:
為了實務的考量，加入團隊成員並沒有限制，因此無法看到團隊外專案的工作，避免敏感性資料外洩，例如，將研發主管加入團隊就看到相關的工作標題或內容。
工作週報、主管查詢
15.

工作記錄 (週報)

提供個人檢視當週詳細的工作記錄，包括已完成、進行中工作、建立的文件、FAQ、參與的討論等。

操作：
從專案中心側欄點擊「工作記錄 (週報) 」即可查看。

小技巧:
預設檢視的期間是上週 (滿足傳統週報的需求)，可以自行變更期間，檢視最近幾天的記錄。
16.

單位報表

單位主管可以看到部門內所有同仁的工作列表與統計，或是查詢個別同仁的工作週報。

操作：
從專案中心側欄點擊「單位報表」即可查看。

Q1. 如何設定「單位主管」?
Q2. 如何查看個別同仁的工作週報?
驗證
17.

工作驗證

有許多工作的性質需要其他人協助驗證，以確保工作品質，這時候就可以透過「已完成」的列表，逐項確認，並透過驗證記錄，設定通過 or 不通過。

當驗證「不通過」時，工作狀態就會自動變成「進行中」，方便原負責人後續修正。

Q1. 可以指定驗證者嗎?
Q2. 如果工作指定我要驗證，可以從哪裡看到？
Q3.怎樣才算驗證通過？

補充說明:
系統會統計驗證不通過的工作，幫助團隊整理出可能的問題，提供持續優化團隊的重要參考數據。
結案
18.

專案結案

已經結束的將專案可以設成「結案」，
就不會出現在專案清單中，類似 gmail 裡面的封存概念。

如果要查詢已結案的專案，
可以從「專案中心側欄 / 我參與的專案」中查看。
補充資訊
19.
更多功能

xms+ 還有很多實用的功能，可以協助專案順利執行。
團隊管理
可以自動加入專案成員 (不用一一設定)、彙整跨專案的工作 (不用一個專案一個專案查看)。

會議管理
從會前通知、會議記錄到後續工作追蹤，全部搞定!

專案規劃 (甘特圖)
設定工作更細節的屬性，包括期間、進度等，用甘特圖的方式呈現。

看板模式
如果工作在不同階段需要不同人參與，建議善用專案的「看板模式」，分類各個工作階段

專案行事曆
行事曆通常可以應用在「事件」形式的專案，例如: 業務拜訪。
20.
執行每日站立會議
這是落實專案追蹤、減少認知落差的關鍵！

每天 5~10 分鐘，從「工作與紀錄總覽」快速檢視團隊的執行狀況外，更可以經驗與資訊交流，達到快速應變與分散工作負擔的目的。

更完整的執行技巧，

請參考：「每日站立會議」
實用的技巧
21.
ctrl-V 貼圖

文字有時候不容易描述清楚，一張圖常勝過千言萬語。

貼圖很簡單，ctrl-V 就可以將剪貼簿上的圖片貼上，或是直接將圖片檔案拖曳到編輯區也可以。

補充說明:

如果來源是網站的圖片 (非本機)，建議點擊「」先上傳到網路資料夾後再插入，更詳細的說明，請參考我們整理的文件：「[操作 ]編輯器的基礎教學」。
如果來源是電腦檔案夾中的圖片，也可以直接拖曳到編輯器中就會直接上傳並貼上。

更多的編輯技巧，請參考「編輯技巧 (含上傳檔案)」。
22.
全文檢索

可以跨專案搜尋 or 只搜尋專案內，快速找到工作當初設計的考量、遇到的問題、背景 ... 等重要資訊。

系統提供以下兩種搜尋方式
全站檢索
透過網頁頂部的搜尋欄，跨專案尋找特定內容。

搜尋這個專案
進入特定專案後，點擊側欄「搜尋這個專案」即可開始搜索。
23.
使用標籤

雖然任務是工作分類的一種，但標籤可以看成是不同面向的分類，幫助我們將工作進行標示或提醒，例如:

ez
比較容易的工作 (可能是難度 1~2)，方便分派工作給比較年輕的工程師。

客戶
藉此提醒這是客戶端的想法，也常當作分派工作時優先順序的參考。
24.

優先處理

有些特別重要的工作，可以標示為「優先處理」，就會出現在列表的最前面，隨時提醒。

[操作]
在「新增 or 編輯工作」介面的「進階設定 / 重要」欄位，即可進行設定。
25.

善用計時器

進入工作的「處理記錄」，就可以啟動計時器，幫助我們記錄這項工作花了多少時間。

如果很快就完成，對自己就是一種很好的鼓勵 ~ 高效率帶來的成就 :-)

萬一時間超過預期，因為有明確的數據，就比較容易幫助回頭檢視可改善的地方 (吾日三省吾身，持續進步的態度)。

檢核清單

評語

請登入後才可以評分