文章重點:
  1. 資訊系統教學,是新人的重點訓練之一
  2. 訓練教材,手冊甚至比操作講解更重要
  3. 手冊編排原則 ~ 講重點、解釋原因、舉例
  4. 手冊的結構
  5. 步驟的結構


隨著資訊化普及,公司內系統的操作教育訓練就越來越重要。

雖然講解很重要,但操作手冊更重要!
因為講過會忘,但操作手冊可以看著一步一步照著練習。

如果可以結合兩者的優點,教育訓練時就照著手冊教學,還有以下好處:
  1. 方便參考:講完後,事後可以參考、照著步驟練習。
  2. 高品質教材:因為要可以照著教,手冊就不適合太多文字,在此前提下,就會試著透過簡單的文字和視覺來凸顯重點,符合「短」的特性,更容易閱讀和吸收。

手冊編排原則 ~ 講重點、解釋原因、舉例
操作手冊通常比較枯燥,要怎麼寫比較容易閱讀呢?遵循 PREP 的表達框架是好的選擇。
  1. Point,先講重點
    資訊爆炸的時代,大家都沒耐心、不會仔細看,別人問 A 就先回答 A,沒有先解決他的問題,大概就不會有興趣看下去了。

  2. Reason,解釋原因
    大量的心理學與腦科學的研究都指出,當學習的內容對自己產生「意義」時,是讓大腦可以記住的關鍵,所以幫助讀者「理解」很重要。

  3. Example,舉例子
    這真的很重要,透過例子,更容易幫助我們理解與抓到重點。

  4. Point,結論
    人的記憶力有限,這是加深印象的技巧。就像醫師案例討論會議最後的 take home message 一樣,你希望他腦袋留下什麼呢?就在最後面再次提醒。

還有一點很重要,就是要 ~ 短!
這也是 tiktok, fb, ig, twitter, 微信 ... 這些短訊息平台成功的重要關鍵。

手冊的結構
目標就是
  1. 照著操作就會過關 (重點步驟)
  2. 已經知道的不要寫,聚焦重點也減少干擾資訊 (短)
  3. 可能會卡關的,要提醒
  4. 展示系統特色功能,例如可以和 LINE 結合

不管是寫文件、整理 FAQ 或是重點步驟,都是為了解決某個需求或問題,透過 5why 追問法分析,就可以得到內容的重點:
  1. 需求是什麼? (需求)
  2. 目前會遇到什麼問題? (痛點)
  3. 該如何解決? (解法)
無論是下標題 or 其中的內容,
每一個最好都要具體、具體、具體就對了。

以下圖這個 FAQ 為例子標題就包含內容
  1. 標題包含兩個元素:痛點 (開會沒效率) + 解法 (3 個步驟)
  2. 內容也包含兩個元素:痛點 + 解法
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要怎麼跨出第一步,找出需求和痛點呢?
通常可以從以下兩個方向整理
  1. 使用者反應的需求 or 問題
  2. 應用的流程
  3. 系統的介面  (當初會這樣設計,一定是為了解決某個問題)

步驟的結構
在「需求、痛點、解法、具體」的大原則下,
操作手冊的主要結構就會包含以下內容:
  1. 標題
    通常是寫功能的名稱 or 需求

  2. 內容
    • 定義 or 背景:這是基礎前提, 用別人可以理解的來解釋,如果讀者已經知道了,就可以省略。
    • 需求:想要解決什麼問題? 很重要嗎? (增加誘因)
    • 解法:如何解決的主要流程 (主幹, 開門見山,先講重點 ),為接下來的細節步驟整理思路,降低迷路的風險
    • 附圖:為了有更清楚的目標,可以附上最終結果的圖  (一圖勝千言) 
    • 延伸閱讀:補充次要的資訊 or 延伸的操作

  3. 操作教學
    解決關鍵步驟 (功能的入口)、重要的相關步驟、 提醒、 常見問題、 延伸閱讀、操作畫面等

以下是操作教學更詳細的說明:
  1. 操作重點
    關鍵步驟,通常是功能的入口。
    找得到功能,接著就可以透過介面引導,因為通常只要抓對線頭,結就解開來了。

  2. 其他重要操作
    為了避免卡關 or 完整性考量, 一定要放進來的步驟,最多 1~2 個不需要截圖的就好,避免太複雜,如果需要截圖的步驟呢?就用可以用下面「常見問題、延伸閱讀」的技巧。

  3. 提醒、小技巧
    列出容易忽略、誤解、混淆、遺漏的地方,這是避免卡關的重要技巧;也可以列重要特色功能,例如專案討論可以通知到 LINE 群組。

  4. 常見問題
    操作這個步驟時,可能會卡關的 or 遇到的問題,列出最重要的 2, 3 個就好。

  5. 延伸閱讀
    因為要短,可以寫的有限, 更多的細節,就可以透過「延伸閱讀」,提供其他手冊和文章。

  6. 截圖 (操作畫面)
    儘量顯示完整的畫面方便比對,再用箭頭指向最重要的操作步驟 (通常是功能的入口)。一張圖勝過千言萬語,尤其是操作,一定要有畫面,避免只有抽象的文字。
重點
  1. 1.
    步驟的標題
    盡量使用操作介面上的功能名稱,方便操作時對照。

    例如,
    下圖的「建立專案、建立團隊」,並附上操作的截圖 (箭頭指向操作的功能)

    Q. 如果有多個操作入口,功能的用詞不一樣呢?
    那就取一個容易理解的名稱就好,
    例如,下圖的「開專案、新增專案、 ...」,就可改用「建立專案」。
  2. 2.
    內容
    兩大重點
    1. 需求 or 要解決什麼問題
    2. 如何操作

    技巧就是用列點的方式,方便一項一項操作。
  3. 3.
    操作重點
    因為「 」的原則,通常就是一個重點、一張圖的形式。
    1. 功能入口
      這是最重要的點,抓對線頭,結就解開來, 找得到功能,接著就可以透過系統的介面引導。

    2. 其他相關的重點
      頂多再多列 1 個就好,避免沒有對應的操作截圖 or 只有文字描述,讓內容變複雜而失焦。如果還要更多呢?那就透過「小技巧、補充、延伸閱讀、問題指引」等,提供更詳細的操作文件,好處是這些延伸內容可以聚焦在單一重點與操作截圖。
  4. 4.
    提醒、小技巧
    可以用「小技巧、提醒、請注意」這類的用詞,
    寫下容易忽略、誤解、混淆、遺漏的地方,避免卡在這些地方,功虧一櫃。


  5. 5.
    常見問題
    使用者操作這個步驟時,會卡住遇到問題嗎?
    這時候,就可以用 FAQ 的技巧來處理
    1. 在文件下方先建立 FAQ
    2. 在步驟中
      • 寫 Q 的問題,「加底線」可以增加辨識度
      • 簡短的摘要,一樣遵循「短」的原則
      • 提供連結,閱讀更完整的 FAQ 內容
    例如,
    執行建立專案的步驟時,通常就會想到
    • 誰可以建立專案?
    • 一般專案和團隊專案有什麼不同?
  6. 1.
    手冊的結構
    以下是原文與分析 (紅色字)
    ----

    專案執行,可以簡單又有效率! [需求]
    做法就是「開工作 X 每日站立會議」 [解法],有效解決以下常見的困擾: [痛點]
    1. 認知落差
    2. 不好追蹤
    3. 遺漏
    4. 工作分配不均
    5. 同仁配合度低
    6. 經驗不好傳承
    7. 臨時插件
    8. 拖延 ...

    以下的 xms+ 操作教學分成 4 個部分:[主要流程]
    1. 開始前的預備
      建立專案、團隊、加入成員

    2. 基礎操作
      開工作、發討論 、寫紀錄,更多的教學可以參考:「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!

    3. 每日站立會議
      昨天完成了什麼、今天要做什麼、有遇到問題嗎

    4. 疑難雜症的解方
      系統有哪些功能來改善追蹤、遺漏、分配不均、配合度低、 ... 等困擾 

    關於如何解決困擾的更多說明,可以參考: [延伸閱讀]
  7. 2.
    操作教學的結構
    原文 + 分析,包括:
    1. 定義
    2. 需求
    3. 主要步驟 (入口 + 補充說明)
    4. 其他重要操作
    5. 延伸閱讀
    6. 常見問題
    7. 截圖


  8. 補充 ~
  9. 1.
    步驟很多時,分主題
    用「新增說明」的功能,
    並透過換行 (留白),增加為段落間的辨識度
    1. 第一個說明:前面空一行
    2. 其他:空兩行
檢核清單
評語
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位置
資料夾名稱
快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位訓練課程
建立
2024-08-05 20:56:51
最近修訂
2024-08-29 11:56:45
  1. 1.
    第一章:職能之道 ~ 每天 10 分鐘,訓練再突破!
  2. 2.
    第二章:開始前的預備
  3. 3.
    第三章:基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
  4. 4.
    第四章:訓練規劃與執行
  5. 5.
    第五章:提升訓練品質
  6. 6.
    第六章:收集經驗,訓練再突破 (km+ 知識管理)
  7. 7.
    第七章、推動很困難?別擔心!
  8. 8.
    第八章:其他功能