文章重點:
- 資訊系統教學,是新人的重點訓練之一
- 訓練教材,手冊甚至比操作講解更重要
- 手冊編排原則 ~ 講重點、解釋原因、舉例
- 手冊的結構
- 步驟的結構
隨著資訊化普及,公司內系統的操作教育訓練就越來越重要。
雖然講解很重要,但操作手冊更重要!
因為講過會忘,但操作手冊可以看著一步一步照著練習。
如果可以結合兩者的優點,教育訓練時就照著手冊教學,還有以下好處:
- 方便參考:講完後,事後可以參考、照著步驟練習。
- 高品質教材:因為要可以照著教,手冊就不適合太多文字,在此前提下,就會試著透過簡單的文字和視覺來凸顯重點,符合「短」的特性,更容易閱讀和吸收。
操作手冊通常比較枯燥,要怎麼寫比較容易閱讀呢?遵循 PREP 的表達框架是好的選擇。
- Point,先講重點
資訊爆炸的時代,大家都沒耐心、不會仔細看,別人問 A 就先回答 A,沒有先解決他的問題,大概就不會有興趣看下去了。
- Reason,解釋原因
大量的心理學與腦科學的研究都指出,當學習的內容對自己產生「意義」時,是讓大腦可以記住的關鍵,所以幫助讀者「理解」很重要。
- Example,舉例子
這真的很重要,透過例子,更容易幫助我們理解與抓到重點。
- Point,結論
人的記憶力有限,這是加深印象的技巧。就像醫師案例討論會議最後的 take home message 一樣,你希望他腦袋留下什麼呢?就在最後面再次提醒。
還有一點很重要,就是要 ~ 短!
這也是 tiktok, fb, ig, twitter, 微信 ... 這些短訊息平台成功的重要關鍵。
目標就是
- 照著操作就會過關 (重點步驟)
- 已經知道的不要寫,聚焦重點也減少干擾資訊 (短)
- 可能會卡關的,要提醒
- 展示系統特色功能,例如可以和 LINE 結合
不管是寫文件、整理 FAQ 或是重點步驟,都是為了解決某個需求或問題,透過 5why 追問法分析,就可以得到內容的重點:
- 需求是什麼? (需求)
- 目前會遇到什麼問題? (痛點)
- 該如何解決? (解法)
無論是下標題 or 其中的內容,
每一個最好都要具體、具體、具體就對了。
以下圖這個 FAQ 為例子標題就包含內容
- 標題包含兩個元素:痛點 (開會沒效率) + 解法 (3 個步驟)
- 內容也包含兩個元素:痛點 + 解法
要怎麼跨出第一步,找出需求和痛點呢?
通常可以從以下兩個方向整理
- 使用者反應的需求 or 問題
- 應用的流程
- 系統的介面 (當初會這樣設計,一定是為了解決某個問題)
在「需求、痛點、解法、具體」的大原則下,
操作手冊的主要結構就會包含以下內容:
- 標題
通常是寫功能的名稱 or 需求
- 內容
- 定義 or 背景:這是基礎前提,
用別人可以理解的來解釋,如果讀者已經知道了,就可以省略。
- 需求:想要解決什麼問題? 很重要嗎? (增加誘因)
- 解法:如何解決的主要流程 (主幹,
開門見山,先講重點
),為接下來的細節步驟整理思路,降低迷路的風險
- 附圖:為了有更清楚的目標,可以附上最終結果的圖
(一圖勝千言)
- 延伸閱讀:補充次要的資訊 or 延伸的操作
- 操作教學
解決關鍵步驟 (功能的入口)、重要的相關步驟、 提醒、
常見問題、
延伸閱讀、操作畫面等
以下是操作教學更詳細的說明:
- 操作重點
關鍵步驟,通常是功能的入口。
找得到功能,接著就可以透過介面引導,因為通常只要抓對線頭,結就解開來了。
- 其他重要操作
為了避免卡關 or 完整性考量, 一定要放進來的步驟,最多 1~2 個不需要截圖的就好,避免太複雜,如果需要截圖的步驟呢?就用可以用下面「常見問題、延伸閱讀」的技巧。
- 提醒、小技巧
列出容易忽略、誤解、混淆、遺漏的地方,這是避免卡關的重要技巧;也可以列重要特色功能,例如專案討論可以通知到 LINE 群組。
- 常見問題
操作這個步驟時,可能會卡關的 or 遇到的問題,列出最重要的 2, 3 個就好。
- 延伸閱讀
因為要短,可以寫的有限,
更多的細節,就可以透過「延伸閱讀」,提供其他手冊和文章。
- 截圖 (操作畫面)
儘量顯示完整的畫面方便比對,再用箭頭指向最重要的操作步驟 (通常是功能的入口)。一張圖勝過千言萬語,尤其是操作,一定要有畫面,避免只有抽象的文字。