開始前的預備
學習目標：
- 每天 10 分鐘，盤點職務的技能與知識，包括：做什麼、怎麼做、問題處理等，成為職務經驗的入口。
- 建立職務說明書、職務工作盤點。
透過「職務工作盤點」，就能有效地收集並整理每個職務需具備的能力 ~ 做事的方法 (SOP)、問題處理 (FAQ) 以及相關能力 (核心職能) 等 (如下圖)，解決以下問題：
- 新人進到公司時，不容易完整有系統地教會他
- 明明之前就做過，卻忘了怎麼處理
- 工作交接 or 需要別人支援時，沒有參考資料
- 缺乏職務清楚的工作內容 (招募、績效等依據)
做法
就像寫工作日誌，只要每天花 10 分鐘，就可以落實「職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！」中「邊做邊記錄、下次照著做」的原則，從記錄「做什麼」開始，就像收集簿一樣，想寫的、可以寫的都盡量寫，接著透過 PDCA 循環持續整理與改善，解決傳統工作日誌無法彙整的困擾，一舉突破知識管理和教育訓練的挑戰 ~ 「經驗進不去、過時不完整、正確性」等問題，完整的工作經驗紀錄，就可以成為教育訓練人才發展的關鍵基礎。
以下是 xms+ 的主要流程，從職務說明書切入，完整串連職能相關的需求與功能，幫助同仁掌握以下重點。
- 要做什麼?
每一個職務各自盤點出來的工作事項 (職務工作盤點)。
- 怎麼做? (含問題處理)
連結到職務專屬的資料夾文件，紀錄工作相關的 SOP、FAQ 等。
- 核心職能
包括工作態度、時間管理等相關技能，例如「遇到困難的事情該怎麼辦？」就可以學習「知難行易 ~ 拆解工作 WBS」。
OKR 參考
目標：
- 熟悉職能知識庫
- 盤點職務需具備的能力
關鍵結果：
- 建立 2 個職務
- 建立 3 個對應職務的資料夾 (有一個職務對應兩個資料夾)
- 每個職務，在 2 星期內
- 職務工作事項
- 20 個做過的事情 (每天 2 個)
- 10 個遇到問題 (每天 1 個)
- 參考做法
- 整理 5 份文件
- 整理 5 個 FAQ
- 執行次數 10 筆
- 職務工作事項
重點
- 1.進入職能管理
- 2.建立職務說明書進入職務說明書後，點擊「新增」即可建立，詳細步驟可以參考文件:「建立職務說明書」
- 3.設定人員職務職務相關的工作盤點，會由該職務的人員進行，設定的步驟如下：
- 從「職務說明書」進入特定職務
- 點擊側欄的「職務人員」，即可將人員加入該職務
- 4.建立職務專屬的資料夾就像檔案總管，檔案會存到特定資料夾內，盤點時，建立新文件或 FAQ 也會需要選擇儲存的資料夾，建立的主要步驟如下：
- 建立資料夾
在「知識庫 / 目錄總攬」建立專屬的資料夾，並將職務人員設成「資料夾的管理者」，賦予編輯、修改、刪除該資料夾的權限。詳細的操作，請參考「km+ 知識管理，10 分鐘快速入門」
- 建立職務和資料夾的關係
進入特定的職務說明書，例如「行政專員」，透過側欄的「職務資料夾」設定專屬的資料夾 (可以多個)。
補充說明：若沒有為人員事先建立可上傳的資料夾權限 (管理者 or 上傳者)，在新增文件、FAQ 時，系統會自動建立並設定權限，降低使用的門檻。
- 建立資料夾
- 邊做邊記錄 ~ 職務工作盤點
- 5.進入職務工作盤點從「職能 / 我的職能」側欄「職務工作盤點」進入。
- 6.新增工作事項尚未紀錄的工作項目、問題或相關能力，就可以透過「新增」紀錄，例如：
- EverCam 出貨
- 教育版的認定？
- 遇到困難的事情該怎麼辦？
- ...
記錄技巧一開始每天只要花 10 分鐘記錄新遇到的事情 or 執行步驟 (檢核清單)，幾個月後就可以盤點出這個職務要做什麼，即使只有標題也非常有價值，因為有經驗的人就可以根據這些來教，成為教育訓練主題的重要參考！
- 7.設定參考做法這是「下次照著做」的關鍵步驟，透過「參考做法」的下拉工具，連結已經存在的「文件、FAQ、過去執行過的工作、網路資料」等，下次參考就很容易。例如：
- 「EverCam 出貨處理」就可以連到知識庫的文件
- 「遇到困難的事情該怎麼辦？」就連結到網路文章「知難行易 ~ 拆解工作 WBS」 (工作的核心職能)
這個步驟甚至還解決知識管理的兩大難題：- 知識找不到
因為職務工作盤點就相當於工作索引，從數以萬計的資料夾、文件中，快速找出和自己職務工作有關的文件，是知識管理的最佳入口。
- 過時、不完整
因為容易參照，「下次照著做」的時候，就可以持續檢視、改善原有的知識。
如果沒有資料呢？沒問題，就依照下一個步驟建立新的。
- 8.建立新文件 or FAQ建議一開始簡單列出「做過」的清單就好 (如下圖)，5~10 分鐘內就完成 (門檻低)，不夠完整沒關係，下次遇到時再補就好。例如，下圖主要流程1的「每兩個月整理一次」，就是新同事問的時候才補進去的。只要發生的時候，花一點點時間「邊做邊記錄」，工作 SOP (檢核清單) 或注意事項就會越來越完整，這就是之後教育訓練的主要內容。
- 下次照著做
- 9.記錄執行次數已經紀錄的工作事項，下次碰到時，就可以在「今日次數」下拉工具，透過「+1」的功能記錄執行次數，形成有參考價值的統計數據 (每月、每年等)。
- 10.開工作執行除了照著文件的步驟執行之外，更好的做法是透過「開工作執行 +1」，直接建立工作執行，並將文件中的「內容和檢核清單」自動帶入，幫助工作執行與後續追蹤。備註：開工作執行，主要是可以解決工作追蹤、品質、遺漏等問題，更完整的介紹，可以參考「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」
- 確保品質、持續改善
- 11.標示成待確認當新建立的內容沒把握，或之前的做法看不懂、發現問題時，就可以「標示成待確認」 (粉紅色背景提醒)。
- 12.主管確認這是解決「資料正確性」和「過時、不完整」的重要技巧，更可以藉此進行機會教育！從「課程中心 / 主管專區 (含報表)」側欄進入「檢視工作盤點 (含統計)」，就可以檢視同仁的工作紀錄與統計。小技巧主管一天最多花 10 分鐘開會檢視、確認，沒有檢討完的，明天再繼續就好，好處包括：
- 實現 OJT (On Job Training)，持續教學相長
- 及時發現問題，因為檢視，常常就可以看到潛在的問題
- 訓練主管精準、高效率的處理習慣，避免會議冗長
- 只有 10 分鐘，不會影響本來的工作
- 13.調整內容 / 呈現方式每個人的紀錄方式與經驗不同，難免會需要調整，確認 or 討論的過程中就可以調整。例如，原本工作事項的「參考做法」是一個「拜訪客戶時要準備哪些資料？」 FAQ 形式，就可以改寫成文件，好處包括：
- 更方便寫詳細的重點
- 檢核清單
- 後續紀錄相關的 QA
- 14.類別管理當項目越來越多時，就可以切換到「類別檢視」，進行分類與項目的排序，也可以設定成預設的檢視模式，就不用每次切換。
- 15.合併 / 整理工作項目工作項目越來越多，即使有分類也還是不好找 ... 這就是知識管理典型的問題。將不同的工作事項合併、整理就很重要，例如
- 同一件事情的相關流程，就可以建立新文件合併
- 相關 FAQ，利用「移動」合併到同一份文件
方便查找相關內容並減少數量，如圖1 的紅框處都是「閱讀」文件，就可以合併成一份文件「閱讀文件」，將原本類似的工作項目寫到文件中。備註：因為執行次數在這個 case 相對不是很重要，因此不一定要特別維護喔。
- 16.統計報表主管可以從課程中心的「主管專區 (含報表)」的側欄進入「職務工作盤點」，就可以看到單位內同仁工作執行的統計數據。備註：
- 若是多單位的主管，可以從右上方切換到不同單位
- 系統管理者可以看到所有單位、帳號的盤點資料
- 17.設計測驗 (10 倍速經驗傳承)
- 18.PDCA 逐步改善碰到、且有需要再記錄，例如上次執行時遺漏的地方，就可以特別記錄，如下圖「插入圖片、加紅字、標註位置」強調，避免未來再發生，因為步驟很簡單，就容易執行。xms+ 文件包含幾項特色，方便記錄不同類型的經驗。
- 影片
有時候講解還是必要的，例如快速導讀底下內容的重點、注意事項。
- 內容
包括文字、圖片，是典型的文件內文。
- 附件
上傳相關檔案，例如 pdf, word 等，而且內文也搜尋得到喔。
- 重點
用來記錄 SOP 很方便，每一個重點可以獨立編輯、排序，並且有固定的排版格式 (清楚的編號、主題、描述、圖片)，降低整理、維護的門檻。
- FAQ
這是有經驗的人最重要的價值，知道問題該怎麼處理，也是越做越有經驗的記錄。
- 討論
還沒遇過的 or 之前沒記錄的，就可以提問，再將問題整理成 FAQ。
- 影片
檢核清單
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
- 發表人
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2023-06-12 13:36:17
- 最近修訂
- 2024-03-21 07:47:05
- 引用
- 2