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列印日期 : 2025/07/11
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表單簽核快速入門
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最近修訂: 2025-07-11
表單簽核快速入門
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表單,是公司運作的重要機制,
xms+ 支援簡易且實用的表單簽核功能,提供從設計表單、申請、簽核的完整流程,可以
滿足 80% 需求。
以一般公司的
「公務車申請」為例,
主要流程如下:
設計表單 (欄位、簽核流程)
填寫申請表
簽核
直屬主管審核 (確認工作職責是否需使用)
管理單位審核 (確認當天有公務車)
查詢進度與狀態
以下是上述流程在 xms+ 系統的操作步驟。
重點
建立表單
1.
新增表單
點「使用者」下拉選單的「
表單簽核
」,
從側欄進入「表單管理」,點擊「新增表單」即可建立。
權限:
系統管理者 or 表單管理者的帳號。
2.
基本設定
填寫表單名稱、說明、注意事項 ... 等,
部分設定說明如下:
抽單
可以讓申請者在送出申請後,在系統上取消申請。
適用對象
指定誰可以填寫表單 (從「適用對象管理」所建立的對象中選擇)
承辦人
可以指定成為流程中的節點簽核者 (表單承辦人)
email 通知
可以設定表單送出後通知第一位簽核者,每個節點也可以再設定是否通知
設計表單欄位
3.
進入表單設計頁面
進入表單,點「工具」下拉選單的「
設計表單欄位
」
(圖1)
進入設計欄位的頁面。
4.
設計表單欄位
透過新增「表單區塊」或「欄位」來設計表單的內容。
5.
新增表單區塊
如果表單要填寫的欄位很多,
就可以透過「區塊」進行分類。
例如:
申請人資訊、用途等
6.
新增欄位
收集使用者需要填寫的資料。
例如,申請公務車就會需要設計以下欄位:
申請人 (使用系統的欄位,就會自動帶出填寫人的姓名)
文字方塊 (職稱、聯絡方式)
日期 (申請日期)
按鈕選項 (用車地點)
文字輸入框 (用車事由)
設計簽核流程
7.
進入設計頁面
完成表單欄位設計後,
請從「工具」下拉選單的 「
設計簽核流程
」進入設計簽核流程的頁面。
簽核流程,主要由「節點」以及接下來要怎麼「跑流程」兩部分
節點:
要做什麼事情,指定負責簽核的人
條件邏輯:
例如設定的邏輯決定接下來的流程
8.
新增簽核節點:直屬主管
表單填寫後,需要直屬主管審核。
點擊「新增節點 / 一般簽核節點」,並且選擇「簽核者:申請人單位主管」。
9.
新增簽核節點:管理單位
直屬主管簽核通過後,需要經過車輛管理單位確認。
在「申請人單位主管」的節點,點擊「新增節點 / 一般簽核節點」,
「簽核者」選擇「車輛管理者」。
Q.
找不到簽核者怎麼辦?
若在「簽核者」下拉選單中找不到相關角色,請先設定該角色對應的簽核人員。
操作步驟,請參考:「
操作教學 (3) ~ 設定簽核角色
」
補充說明:
若您的流程需要更進階的設計 (例如,條件式簽核、多層主管簽核等),
請參考:「
外訓申請 (設計表單、簽核流程)
」
申請 & 簽核
10.
同仁填寫申請表單
點「使用者」下拉選單的「
表單簽核
」,
進入後點擊「表單名稱」即可填寫。
11.
簽核
進入「使用者選單 / 待處理」,點擊
「簽核
」,填寫簽核結果及意見。
查詢申請紀錄
12.
申請人查詢
在「簽核作業」從側欄的「
進度查詢 (我送出的申請)
」,
可以查詢自已送出的申請進度。
13.
管理者查詢申請進度
表單承辦人 or 管理者,進入表單頁面,
點擊「
... 工具 /
申請表單進度查詢」,即可查看所有申請紀錄的進度。
補充
14.
操作教學 (1) ~ 新增節點
新增節點時,可以選擇不同類型的節點,說明如下﹔
一般簽核節點:透過「簽核角色」選擇簽核者。
逐層主管簽核節點:簽核者是申請人的每層單位主管。
條件節點:依據條件設定,判斷要走哪個流程。
條件節點類型設定說明:
數字範圍
可選擇表單內的數字欄位,並設定範圍,例如 10,001<=總費用<=20,000。
選項
可選擇表單內的「下拉選單、單選」這兩種欄位類型,例如當選擇「受訓地點:國內 or 國外」時,就可以依據選擇跳到不同的節點 (路徑)。
層級主管
主要用於不同層級的主管要跑不同的簽核流程,例如處級主管申請時,需要簽至中心級主管。
15.
操作教學 (2) ~ 設定條件節點
以文件「
外訓申請 (設計表單、簽核流程)
的路徑 #2」為例,我們需要設定
數字:總費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24
動作:滿足:下一步;
不滿足:選擇路徑 #3
操作步驟如下 (
點擊「工具 / 條件設定」)
:
新增條件
這裡要新增兩個條件,總費用和時數,例如:新增
「總費用」
時
(圖1)
,
表單欄位選擇「總費用」,條件選
「區間」
並填入下限 10,001 和上限 20,000。
動作設定
設定滿足條件後的行為 (圖2),符合條件選擇
「下一步」,不符合條件
選擇「路徑 #3 的一般簽核節點」。
圖1:
圖2:
16.
操作教學 (3) ~ 設定簽核角色
進入「表單 / 表單管理 / 簽核角色關係管理」設定,說明如下:
系統簽核角色
是系統預先定義好,可以設定 HR 主管或 HR 經辦人的帳號。
自行定義簽核角色
點擊「新增」,可以設定
「
個人
」
或是
「各
單位
」的哪個帳號可以簽核
。
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位置
知識庫
目錄總覽
快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
資料夾名稱
快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
上傳者
鍾玉芳
單位
台灣數位員工
建立
2025-07-11 06:31:03
最近修訂
2025-07-11 10:05:27
1.
第一章:職能之道 ~ 每天 10 分鐘,訓練再突破!
1.1
主題快速導讀
1.2
職能之道 ~ 每天 10 分鐘,訓練再突破
1.3
紀錄經驗,原來可以這麼簡單、有效!
1.4
跨出成功的第一步,從「問題處理」開始紀錄
1.5
案例分析,這樣做就對了 (效果百分百!)
1.6
突破人才培育的三大挑戰
1.7
善用工具+策略,新人甚至可以做的比資深同事更好!
1.8
訓練再突破 (1) ~ 教育訓練
1.9
訓練再突破 (2) ~ 回饋與指導
1.10
訓練再突破 (3) ~ 經驗學習
1.11
導入企劃書
2.
第二章:開始前的預備
2.1
[操作] 系統管理快速入門
2.2
網站管理,10 分鐘快速入門!
2.3
開課前的系統設定
3.
第三章:基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
3.1
六分鐘認識 tms+
3.2
線上學習,可以很簡單、有效!
3.3
[開課者] 建立線上課程,10 分鐘就搞定!
3.4
開課者,快速入門 (從實體課程到線上課程)
3.5
推動混成學習
3.6
新人訓 (使用「單一課程」)
3.7
報表查詢
3.8
一般證照管理
4.
第四章:訓練規劃與執行
4.1
學程簡介
4.2
共同學程
4.3
認證學程
4.4
先修學程 (多階段的訓練規劃)
4.5
新人訓 (使用「調訓學程」)
4.6
新人訓 (使用「學習計劃」)
4.7
學程的報表應用
4.8
年度訓練計劃管理
4.9
年度訓練總表
4.10
職能矩陣
4.11
學習計畫 ~ 10 分鐘快速入門
5.
第五章:提升訓練品質
5.1
設計測驗,確保學習效果最有效的方法!
5.2
翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
5.3
簡單 3 步驟,讓「現場操作教學」變成高品質的線上課!
5.4
簡報排版
5.5
簡報、多媒體教材設計原則
5.6
[操作] 3 分鐘學會 EverCam 基礎入門
6.
第六章:收集經驗,訓練再突破 (km+ 知識管理)
6.1
[操作] 職能知識庫,10 分鐘快速入門
6.2
從工作中萃取經驗
6.3
不會寫,怎麼辦?
6.4
思維表達框架 ~ PREP
6.5
FAQ:怎麼寫?
6.6
下標題,原則與步驟
6.7
讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
6.8
操作手冊,設計參考
6.9
案例錄影 ~ 高 CP 值的經驗與微課程的最佳來源
6.10
整理工作 SOP 並快速傳承
6.11
收集 FAQ
6.12
應用 FAQ,高品質、高效率解決問題
6.13
為什麼是寫 FAQ,而不是一般的文件?
6.14
寫好的 FAQ,可以用在哪?
6.15
操作
6.15.1
[操作] 職務工作盤點,快速入門
6.15.2
[操作] 職務工作盤點 (1) ~ 紀錄問題 (FAQ)
6.15.3
[操作] 職務工作盤點 (2) ~ 做什麼、怎麼做 (SOP)
6.15.4
[操作] 職務工作盤點 (3) ~ 為經驗建立索引
6.15.5
[操作] 問題處理 or 案例分析,10倍速經驗傳承的關鍵
6.15.6
[操作 ]編輯器的基礎教學
6.15.7
[操作] 插入圖片 (for 重點、FAQ)
7.
第七章、推動很困難?別擔心!
7.1
改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
7.2
冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
7.3
PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
7.4
5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
7.5
五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
7.6
學習之鑰 ~ 專注、理解、整理、刻意練習、回想
8.
第八章:其他功能
8.1
外訓申請 (設計表單、簽核流程)
8.2
證照延展
8.3
課程管理者的權限指派
8.4
專業能力考核 (職能矩陣) ~ 10 分鐘就上手!
8.5
回訓
8.6
系列課程
8.7
設計證書
8.8
[操作] 一般考核
8.9
課程事件 email 通知
8.10
表單簽核快速入門