表單,是公司運作的重要機制,
xms+ 支援簡易且實用的表單簽核功能,提供從設計表單、申請、簽核的完整流程,可以滿足 80% 需求。

以一般公司的「公務車申請」為例,
主要流程如下:
  1. 設計表單 (欄位、簽核流程)
  2. 填寫申請表
  3. 簽核
    1. 直屬主管審核 (確認工作職責是否需使用)
    2. 管理單位審核 (確認當天有公務車)
  4. 查詢進度與狀態

以下是上述流程在 xms+ 系統的操作步驟。
重點

  1. 建立表單
  2. 1.
    新增表單
    點「使用者」下拉選單的「表單簽核」,
    從側欄進入「表單管理」,點擊「新增表單」即可建立。

    權限:
    系統管理者 or 表單管理者的帳號。
  3. 2.
    基本設定
    填寫表單名稱、說明、注意事項 ... 等,
    部分設定說明如下:
    • 抽單
      可以讓申請者在送出申請後,在系統上取消申請。

    • 適用對象
      指定誰可以填寫表單 (從「適用對象管理」所建立的對象中選擇)

    • 承辦人
      可以指定成為流程中的節點簽核者 (表單承辦人)

    • email 通知
      可以設定表單送出後通知第一位簽核者,每個節點也可以再設定是否通知



  4. 設計表單欄位
  5. 3.
    進入表單設計頁面
    進入表單,點「工具」下拉選單的「設計表單欄位」 (圖1) 進入設計欄位的頁面。
  6. 4.
    設計表單欄位
    透過新增「表單區塊」或「欄位」來設計表單的內容。
  7. 5.
    新增表單區塊
    如果表單要填寫的欄位很多,
    就可以透過「區塊」進行分類。

    例如:
    申請人資訊、用途等
  8. 6.
    新增欄位
    收集使用者需要填寫的資料。

    例如,申請公務車就會需要設計以下欄位:
    1. 申請人 (使用系統的欄位,就會自動帶出填寫人的姓名)
    2. 文字方塊 (職稱、聯絡方式)
    3. 日期 (申請日期)
    4. 按鈕選項 (用車地點)
    5. 文字輸入框 (用車事由)


  9. 設計簽核流程
  10. 7.
    進入設計頁面
    完成表單欄位設計後,
    請從「工具」下拉選單的 「設計簽核流程」進入設計簽核流程的頁面。

    簽核流程,主要由「節點」以及接下來要怎麼「跑流程」兩部分
    1. 節點:要做什麼事情,指定負責簽核的人
    2. 條件邏輯:例如設定的邏輯決定接下來的流程
  11. 8.
    新增簽核節點:直屬主管
    表單填寫後,需要直屬主管審核。
    點擊「新增節點 / 一般簽核節點」,並且選擇「簽核者:申請人單位主管」。
  12. 9.
    新增簽核節點:管理單位
    直屬主管簽核通過後,需要經過車輛管理單位確認。

    在「申請人單位主管」的節點,點擊「新增節點 / 一般簽核節點」,
    「簽核者」選擇「車輛管理者」。


    Q. 找不到簽核者怎麼辦?
    若在「簽核者」下拉選單中找不到相關角色,請先設定該角色對應的簽核人員。
    操作步驟,請參考:「操作教學 (3) ~ 設定簽核角色


    補充說明:
    若您的流程需要更進階的設計 (例如,條件式簽核、多層主管簽核等),


  13. 申請 & 簽核
  14. 10.
    同仁填寫申請表單
    點「使用者」下拉選單的「表單簽核」,
    進入後點擊「表單名稱」即可填寫。
  15. 11.
    簽核
    進入「使用者選單 / 待處理」,點擊「簽核」,填寫簽核結果及意見。


  16. 查詢申請紀錄
  17. 12.
    申請人查詢
    在「簽核作業」從側欄的「進度查詢 (我送出的申請)」,
    可以查詢自已送出的申請進度。
  18. 13.
    管理者查詢申請進度
    表單承辦人 or 管理者,進入表單頁面,
    點擊「 ... 工具 / 申請表單進度查詢」,即可查看所有申請紀錄的進度。


  19. 補充
  20. 14.
    操作教學 (1) ~ 新增節點
    新增節點時,可以選擇不同類型的節點,說明如下﹔
    1. 一般簽核節點:透過「簽核角色」選擇簽核者。
    2. 逐層主管簽核節點:簽核者是申請人的每層單位主管。
    3. 條件節點:依據條件設定,判斷要走哪個流程。

    條件節點類型設定說明:
    1. 數字範圍
      可選擇表單內的數字欄位,並設定範圍,例如 10,001<=總費用<=20,000。

    2. 選項
      可選擇表單內的「下拉選單、單選」這兩種欄位類型,例如當選擇「受訓地點:國內 or 國外」時,就可以依據選擇跳到不同的節點 (路徑)。

    3. 層級主管
      主要用於不同層級的主管要跑不同的簽核流程,例如處級主管申請時,需要簽至中心級主管。
  21. 15.
    操作教學 (2) ~ 設定條件節點
    以文件「外訓申請 (設計表單、簽核流程) 的路徑 #2」為例,我們需要設定
    數字:總費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24
    動作:滿足:下一步;
               不滿足:選擇路徑 #3

    操作步驟如下 (點擊「工具 / 條件設定」)
    1. 新增條件
      這裡要新增兩個條件,總費用和時數,例如:新增「總費用」 (圖1)
      表單欄位選擇「總費用」,條件選「區間」並填入下限 10,001 和上限 20,000。

    2. 動作設定
      設定滿足條件後的行為 (圖2),符合條件選擇「下一步」,不符合條件選擇「路徑 #3 的一般簽核節點」。

    圖1:
    454d04cb861dab4534fb16f110c99224.png

    圖2:
    c248f68cca884e669b064d7fd32cee81.png
  22. 16.
    操作教學 (3) ~ 設定簽核角色
    進入「表單 / 表單管理 / 簽核角色關係管理」設定,說明如下:
    1. 系統簽核角色
      是系統預先定義好,可以設定 HR 主管或 HR 經辦人的帳號。

    2. 自行定義簽核角色
      點擊「新增」,可以設定個人或是「各單位」的哪個帳號可以簽核
    評語
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    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
    上傳者
    鍾玉芳
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2025-07-11 06:31:03
    最近修訂
    2025-07-11 10:05:27
    1. 1.
      第一章:職能之道 ~ 每天 10 分鐘,訓練再突破!
    2. 2.
      第二章:開始前的預備
    3. 3.
      第三章:基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
    4. 4.
      第四章:訓練規劃與執行
    5. 5.
      第五章:提升訓練品質
    6. 6.
      第六章:收集經驗,訓練再突破 (km+ 知識管理)
    7. 7.
      第七章、推動很困難?別擔心!
    8. 8.
      第八章:其他功能