講者：tcsu
日期：2022-04-06
觀看: 1373
  • 00:00 1.
    訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
  • 00:08 2.
    簡單 3 步驟，將經驗以 10 倍速傳承
  • 00:50 3.
    什麼是工作經驗?
  • 01:10 4.
    經驗是公司運作的關鍵
  • 01:58 5.
    記錄經驗的好處
  • 03:04 6.
    真的可行嗎?
  • 03:39 7.
    ABC 原則 + 制度
  • 05:02 8.
    改變，可以很簡單！
  • 05:12 9.
    邊做邊記錄
  • 05:29 10.
    下次照著做
  • 06:08 11.
    遇到問題?
  • 06:51 12.
    持續改善
  • 07:20 13.
    會照做嗎?
  • 07:26 14.
    教育訓練是關鍵
  • 07:59 15.
    OKR 推動策略參考
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
整理工作 SOP 並快速傳承
長度: 09:04, 瀏覽: 1044, 最近修訂: 2023-03-25
你可以想像嗎？ 剛進來的新人，居然比工作 5 年經驗的同事做的更好！
這是怎麼做到的呢？ 只要簡單 3 步驟，就可以做到 10 倍速的經驗傳承！
  1. 邊做邊紀錄 (紀錄經驗，降低門檻)
  2. 下次照著做 (至少一樣好，不會錯)
  3. 持續改善、更新 (越來越好)
這就是將「越做越有經驗」的過程，從「人」的身上，轉換成公司具體的資產「知識文件」的方法，接著，就可以設計成課程，透過教育訓練進行有系統的經驗傳承！
只要善用 xms+ 系統輔助與小小的制度設計，每間公司都可以輕鬆做到！
 
 
什麼是經驗?
  1. 事情要怎麼做?
    首先 ... 接著 ... 其中要特別注意的是 ... (江湖一點訣)，這就是經驗累積後的精華 ~ SOP。
     
  2. 問題要怎麼解?
    解法就是 ...，這就是 FAQ。
 
這些經驗，絕對是公司運作的重要基礎！舉例來說，
負責 EverCam 出貨的小美突然重感冒臨時請假，今天剛好又有幾個客戶要出貨 ...
光碟片要怎麼燒？授權書要怎麼寫？如何申請軟體序號？ 公司收款帳號是哪一個？ ....
怎麼辦？打電話給小美又沒有接 ...
 
你的工作曾經發生過這類手忙腳亂的情況嗎？
沒問題，有如下圖的 SOP 文件就搞定！
 
f08c660e60724c179713dca4c5cd25b5.png
 
這些看似很簡單的內容，正是知識管理的關鍵 ~
 
將人才的價值 (會做事 + 解決問題的能力) 數位化，變成公司具體的資產
 
如果有紀錄，很多事情就有所依循，並帶來許多好處
  • 同事之間可以互相支援。
  • 新人或工作交接時更為順利，大幅降低訓練成本。
  • 對人才的依賴降低，減少不確定性。
  • 找人才的門檻變低，來源就會更多，公司擴張就更容易。
 
同時，也可以避免過去經驗傳承時常見的困擾，只能
  • 碰到，就問
    要碰運氣，不是每個人都碰得到，沒碰到就學不會。
     
  • 做錯，就學
    要付代價與風險，一個簡單的錯誤，損失常常高達數百萬到數千萬之譜！
     
  • 久了，就有經驗
    因為過程漫長，且新世代的年輕人流動率較高，常常才剛學會就換工作，造成公司不斷重複訓練的困擾。
 
 
聽起來很好，做得到嗎？
 
看到這裡，你可能會有疑問 ...
這些聽起來很棒，大家都知道，公司以前也有推過寫工作步驟，
但怎麼推都沒成果，漸漸地就沒人做了，再來一次真的可行嗎?
 
沒有成果是很容易理解的，因為一般人都沒有紀錄與維護的習慣，也覺得麻煩，
要改變一個人的習慣就已經很困難了，何況是公司內這麼多人！
更別說，即使有紀錄，也常會遇到資料過時、或資訊不完整的問題。
 
其實，要在執行時解決上述痛點並不困難喔！
史丹佛大學行為設計實驗室的創辦人 – 福格博士在經歷了多年的研究後告訴我們，「難以改變」其實不是人的問題，而是執行的方法不夠好的關係!
 
 
改變方程式 ~ ABC 原則 + 動機
 
怎麼做呢？
只要符合以下 ABC 原則，再加上「制度」的外在動機，就會是一個容易成功的好制度。
  1. A  (Anchor moment)
    每天下班前 20 分鐘，有清楚的提示「時刻」來驅動行動。
     
  2. B (new tiny Behavior)
    寫今天任何一件事情的執行步驟 / 清單
     
  3. C (Celebration)
    給自己一點鼓勵！例如，Yes！有了清單，下次就可以參考、不會遺漏！
 
例如，今天剛好有去郵局寄信 / 收信，就可以這樣紀錄
      寄信
  1. 普通掛號
  2. 函件執據打在一起
  3. 索取購票證明 (要公司抬頭)，以利會計報帳
      收信
  1. 要帶公司的收發章，並簽名及押上日期
    be2034f07567157eea6952b16b69a45d.png
  2. 若有公文要領取時，郵局會先來電告知需帶公司章
這樣，每天就會有一個小小的工作流程被紀錄。
 
 
整個方法的關鍵在於
 
設計的制度，要從小行為開始，而不是大改變。
 
因為小行為
  1. 做起來很快速、又容易
  2. 不需要強大的動機或意志力就能持續執行
  3. 維持新習慣所帶來的正向回饋，就讓你越有動力，去累積更多、更大的進步
 
以下，就是結合「OKR」與「小行為」的精神所設計出來的執行方法，再加上系統輔助 (善其事、利其器) ，讓執行更容易，改變，就可以很簡單，而且每間公司都做得到！
重點
  1. 1.
    邊做邊紀錄
    做什麼就記什麼，不用寫詳細 (降低門檻)，檢核清單就有了，經驗，就這樣被紀錄。
     
    紀錄小技巧:
    清單項目很多時，可以建立多份清單，分類後更清楚、更容易執行！
     
    Q. 要紀錄在那裡？
    可以在知識庫中，為每個職務建立一個專屬的資料夾，並設定負責的同仁管理資料夾的權限，方便隨時紀錄、更新。
  2. 2.
    下次照著做
    執行時，就可以透過 xms+ 系統輔助，可以在專案管理開工作，複製文件的檢核清單 (執行時的檢核點)，完成一項勾一項，就有所依循，什麼時候要做？(工作期限) 哪些還沒勾？再加上進度，就不會漏！
     
    這就是剛進來的新人，可以比有多年經驗的同事做的更好的關鍵！
    因為有經驗的同事，通常依賴自身經驗 (自信)，嫌麻煩而沒有逐項確認、執行，就容易漏。
  3. 3.
    遇到問題？
    馬上丟 LINE 或當面詢問嗎？這樣很即時也很好，但會有以下嚴重缺點
    1. LINE 很容易洗版，不好追
    2. 當面討論，很容易有認知落差與誤解，例如常常記住討論過程中的資訊而不是結果！ 
    3. 問題處理的經驗無法累積
     
    解法很簡單！直接在 xms+ 工作發討論。
    就像 LINE 群組一樣，相關的人就會收到通知，且過程就會更清楚明確，減少認知落差！
  4. 4.
    持續改善
    事情做完或討論有定案，就隨手建立 FAQ or 調整重點、檢核清單等，持續更新，就可以解決「過時、不完整」的問題。
     
    特別提醒:
    當下就要記錄，因為錯過後一忙就不太容易回頭修改。
     
    例如，在上述例子中如果忘記「索取購票證明」，就可以立刻編輯，將這段文字標示成「紅色粗體」提醒，並加入檢核清單，5 分鐘就可以完成！
     
    ps:
    「事情完成」這個時刻，正符合小行為模型中 ABC 的「Anchor 錨點」與 MAP 的「Prompt 提示」，是「改變」的重要關鍵。
  5. 5.
    教育訓練，讓經驗用 10 倍速的方式傳承
    有了完整的經驗紀錄，新人真的就可以學會、照著做嗎？還是只能亡羊補牢，發生問題時查得到？
     
    線上課程絕對是關鍵，因為可以
    1. 要求期限內完成
      拖延，是人類共同的天性，沒有期限，一般人很難主動學習。
       
    2. 強迫「逐項、仔細」的確認經驗
      透過測驗將每一個 FAQ 變成題目，要考滿分且只能考 3 次，測驗時就會特別謹慎。
  6. 6.
    OKR 推動策略參考
    以下是針對 SOP 的策略，FAQ 的部分，請參考其它文件的說明
     
    目標
    建立每一個職務的 SOP
     
    關鍵結果 (紀錄)
    1. 一個月內，每個人整理 20 篇和自己工作有關的流程 (每天一個)
    2. 每個流程，至少有 5 個以上的步驟  (從複雜、容易遺漏的開始)
    3. 每個流程，需取得主管確認 (代表重視，避免錯誤並改善)
    關鍵結果 (照著做，流程改善)
    1. 三個月內，每個人修訂 4 篇流程 (每星期一個)
    2. 檢附修正前後的差異，以及修訂的原因 (遺漏、遇到問題等)
    評語
    請登入後才可以評分
    上一篇 下一篇
    • 00:00 1.
      訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
    • 00:08 2.
      簡單 3 步驟，將經驗以 10 倍速傳承
    • 00:50 3.
      什麼是工作經驗?
    • 01:10 4.
      經驗是公司運作的關鍵
    • 01:58 5.
      記錄經驗的好處
    • 03:04 6.
      真的可行嗎?
    • 03:39 7.
      ABC 原則 + 制度
    • 05:02 8.
      改變，可以很簡單！
    • 05:12 9.
      邊做邊記錄
    • 05:29 10.
      下次照著做
    • 06:08 11.
      遇到問題?
    • 06:51 12.
      持續改善
    • 07:20 13.
      會照做嗎?
    • 07:26 14.
      教育訓練是關鍵
    • 07:59 15.
      OKR 推動策略參考
    位置
    1. 知識庫
    2. 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
    發表人
    簡鴻至
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2023-03-25 14:38:15
    最近修訂
    2023-03-25 14:38:29
    長度
    09:04
    1. 知識庫
    2. 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
    1. 1.
      第一章：職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！
      1. 1.1
        主題快速導讀
      2. 1.2
        職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破
      3. 1.3
        紀錄經驗，原來可以這麼簡單、有效！
      4. 1.4
        跨出成功的第一步，從「問題處理」開始紀錄
      5. 1.5
        案例分析，這樣做就對了 (保證效果百分百)
      6. 1.6
        突破人才培育的三大挑戰
      7. 1.7
        善用工具+策略，新人甚至可以做的比資深同事更好！
      8. 1.8
        訓練再突破 (1) ~ 教育訓練
      9. 1.9
        訓練再突破 (2) ~ 回饋與指導
      10. 1.10
        訓練再突破 (3) ~ 經驗學習
      11. 1.11
        導入企劃書
    2. 2.
      第二章：開始前的預備
      1. 2.1
        [操作] 系統管理快速入門
      2. 2.2
        網站管理，10 分鐘快速入門！
      3. 2.3
        開課前的系統設定
    3. 3.
      第三章：基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
      1. 3.1
        六分鐘認識 tms+
      2. 3.2
        線上學習，可以很簡單、有效！
      3. 3.3
        開課者，快速入門 (從實體課程到線上課程)
      4. 3.4
        推動混成學習
      5. 3.5
        新人訓 (使用「單一課程」)
      6. 3.6
        外訓
      7. 3.7
        報表查詢
      8. 3.8
        一般證照管理
    4. 4.
      第四章：訓練規劃與執行
      1. 4.1
        學程簡介
      2. 4.2
        共同學程
      3. 4.3
        認證學程
      4. 4.4
        先修學程 (多階段的訓練規劃)
      5. 4.5
        新人訓 (使用「調訓學程」)
      6. 4.6
        新人訓 (使用「學習計劃」)
      7. 4.7
        學程的報表應用
      8. 4.8
        年度訓練計劃管理
      9. 4.9
        年度訓練總表
      10. 4.10
        職能矩陣
    5. 5.
      第五章：提升訓練品質
      1. 5.1
        設計測驗，確保學習效果最有效的方法！
      2. 5.2
        翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
      3. 5.3
        簡單 3 步驟，讓「現場操作教學」變成高品質的線上課！
      4. 5.4
        簡報排版
      5. 5.5
        簡報、多媒體教材設計原則
      6. 5.6
        [操作] 3 分鐘學會 EverCam 基礎入門
    6. 6.
      第六章：收集經驗，訓練再突破 (km+ 知識管理)
      1. 6.1
        [操作] 職能知識庫，10 分鐘快速入門
      2. 6.2
        從工作中萃取經驗
      3. 6.3
        不會寫，怎麼辦？
      4. 6.4
        讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
      5. 6.5
        資訊系統操作，教學手冊設計參考
      6. 6.6
        案例錄影 ~ 高 CP 值的經驗與微課程的最佳來源
      7. 6.7
        整理工作 SOP 並快速傳承
      8. 6.8
        收集 FAQ
      9. 6.9
        操作
        1. 6.9.1
          [操作] 職務工作盤點，快速入門
        2. 6.9.2
          [操作] 職務工作盤點 (1) ~ 紀錄問題 (FAQ)
        3. 6.9.3
          [操作] 職務工作盤點 (2) ~ 做什麼、怎麼做 (SOP)
        4. 6.9.4
          [操作] 職務工作盤點 (3) ~ 為經驗建立索引
        5. 6.9.5
          [操作] 案例記錄與傳承，只要每天 10 分鐘，很簡單又有效！
        6. 6.9.6
          [操作 ]編輯器的基礎教學
    7. 7.
      第七章、推動很困難？別擔心！
      1. 7.1
        改變 or 推動新制度，原來可以這麼簡單！
      2. 7.2
        冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
      3. 7.3
        PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
      4. 7.4
        5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回！
      5. 7.5
        五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
      6. 7.6
        學習的 5 大關鍵
    8. 8.
      第八章：其他功能
      1. 8.1
        課程事件 email 通知
      2. 8.2
        外訓申請 (設計表單、簽核流程)
      3. 8.3
        證照延展
      4. 8.4
        課程管理者的權限指派
      5. 8.5
        專業能力考核 (職能矩陣) ~ 10 分鐘就上手！
      6. 8.6
        回訓
      7. 8.7
        系列課程
      8. 8.8
        設計證書
    9. 9.
      [操作] 學員上課
    © Copyright since 2017 by FormosaSoft Corporation.
    All rights reserved.