痛點:
可以紀錄的經驗很多,可以從哪裡開始比較簡單、有效?
目標:
- 哪些經驗值得記錄?
- 跨出成功的第一步,從「問題處理」開始,一種簡單、有效的高 CP 經驗
- KPI & 參考做法
文章結構:
- 經驗有很多都值得紀錄
- 從哪裡開始紀錄? 難度分析
- 問題處理是首選
- 執行的參考步驟 (KPI)
哪些經驗值得記錄?
只要能幫助工作執行順利的都值得記錄和傳承,例如:
- 專業知識
這通常在學校已經有系統的學過了,也是企業正式教育訓練中常見的內容。
- 核心職能
例如:時間管理、人際溝通、專案管理等對工作執行或團隊合作有幫助的方法、觀念。
- 標準作業流程 (SOP)
就是每個職務需要做什麼以及怎麼做的流程 (SOP),例如開模具的方法、每月薪資結算等,是公司運作的基礎,一般組織內會有自己專屬的 SOP。
- 問題處理
常發生在 70-20-10 法則當中的「做中學 (70%)」和「與他人互動 (20%)」,通常需要時間慢慢累積,是有經驗和新手最大的差異。
如果一開始推動,
哪一種的紀錄門檻比較低、又很快有成果呢?
難度分析
專業知識,
需要有系統有結構,記錄和整理的難度很高,曠日廢時、學習時間也很長,短時間內不容易看到效果與獲得成就,容易缺乏動機就不容易持續執行。
流程 SOP,
也有類似的特性,而且需要在做的時候驗證 (正確與實用),憑空想像整理的效果通常不太好。
核心職能,
一般人恐怕比較沒有辦法去整理,這也是通常會找外部有經驗的專家講師來授課的主要原因。
問題處理 (FAQ),則有幾個很棒的特性:
- 記錄門檻低,不用長篇大論。
- 每一個都有一定的獨立性和價值,不用等到整理完整後才有價值。
- 傳承容易,每個記錄都有助於降低問題重複發生的機率,避免不二過。
此外,這很可能在公司早已是行之有年的制度了。
例如,一般公司都有案例分析或檢討,並留下紀錄 (問題描述、關鍵原因、當下處理方式、未來如何避免等),希望從錯誤中學習,下次不要再發生。只可惜雖然都有記錄,但效果有限,問題依然不斷的發生 ...
從「問題處理」開始,事半功倍!
經過上述分析,從「問題處理」開始紀錄是首選!
門檻相對低很多,因為建構在既有的制度之上,不用改變習慣,相對容易。
而且只要再做一點點小小的改善,還可以解決目前有紀錄但不好傳承的問題,獲得成就。
以下是參考的執行步驟:
- 訂 KPI
讓執行有制度可遵循,並帶出動機,例如,每天記錄一個問題和處理的方式,詳細請參考下方內容。
- 設計測驗
將每一個問題都設計成對應的測驗題目。
- 傳承
每個月透過課程的測驗,引導逐項、仔細地回顧確認 1 個月發生的問題、解法與未來如何避免的方法,進行有效率的回顧與傳承。
如果能順利落實,
就有機會將過去 1 年期間碰到的問題,例如:容易忽略、犯錯、混淆、遺漏等問題都紀錄。
並且只要一個考試,Open book 要求考 100 分,只能考 3 次,就可以非常有系統的引導同仁認真回顧許多前輩累積多年的經驗,達到10 倍速經驗傳承的驚人效果,解決目前有記錄但不好傳承的問題。
阻力與對策
聽起來很棒,但大家都沒這個習慣,認為會增加工作負擔 ...
強調行為的養成,需要符合 3 個條件:
- 動機 (Motivation)
沒有動機就提不起勁、不容易持續。
- 能力可及 (Abilibity)
做得到的小小行為,稍微有點門檻就很容易放棄。
- 明確的提示 (Prompt)
提醒該做了,例如,下班前 10 分鐘要寫一個問題與處理方式,「缺乏提示」嘗試無法養成習慣的關鍵喔。
依據 B = MAP 模型,書中提出對應的 ABC 原則
- Anchor Moment:就是「明確的提示」
- New Tiny Behavior:能力可及的小行為
- Celebration:告訴自己很棒,帶出新的動機
參考 KPI
依據 ABC 的精神,我們設計了以下的參考 KPI:
- 同仁
每天記錄一個問題與處理方式,100 字以內就好,需要和主管確認的就清楚標示出來。
- 主管
每天要和同仁面對面開會,檢視一個問題,陪同仁練功、幫助團隊一起變強!
這樣的「經驗典藏 KPI」 10 分鐘就可以搞定 ,很容易執行就不會影響現有的工作,減少阻力。
再接再厲!
從簡單、低門檻的「問題處理」開始,順利推動後,我們也可以嘗試以下「先求有、再求好」策略的的流程,逐步紀錄並累積完整經驗。
- 做過什麼
一開始只要每天記錄新遇到的事情 (不含內容),幾個月後通常就可以盤點一定比例該職務要做的任務,即使只有工作項目的標題也非常有價值,這就是教育訓練要教的主題,有經驗的人就可以根據這些來教!
- 怎麼做
只記錄簡單的執行重點 (不含細節),工作 SOP (檢核清單) 就建立了,這就是教育訓練的主要內容。主管確認內容的過程就可以進行機會教育 ~ 從做中學!
- 詳細步驟、注意事項
碰到、且有需要時再記錄,例如上次執行時遺漏的地方,就可以特別寫下來,避免未來再發生。
有了紀錄,
下次執行時就可以照著 SOP 與檢核清單做,藉此持續檢視、維護這些經驗,