[操作] 職務工作盤點 (2) ~ 做什麼、怎麼做 (SOP)

新人進到公司，要做哪些事情？要怎麼做？

如果有清楚的紀錄

教育訓練就很容易
照著教就好，解決「缺乏講師和教材」的難題。
執行的時候就很簡單
直接開工作照著 SOP 做就好，還可以透過檢核清一項一項確認，就不會漏。

以新人小美為例，

主管在會議中指派她辦一場教育訓練，沒有經驗的小美可以怎麼做呢？

你相信嗎？

小美的表現比大部分資深的同事更好！只是乖乖的按照前人的經驗，一項一項仔細確認、執行，有問題就問，就這麼簡單。

重點

1.
開始前的準備
進入「職能管理 / 職務管理」，先設定好以下環境：
建立職務 (例如：銷售員)
設定人員職務 (例如，將小王、老李加入職務「銷售員」中)

更詳細的操作，可以參考「職務工作盤點，快速入門」中的步驟 1~4。
2.

參考以前的做法 (搜尋)
從「職能 / 我的職能」側欄進入「職務工作盤點」，搜尋關鍵字，例如：教育訓練，就可以找到相關的工作事項及參考做法，包括之前資深同事快速導覽錄影 (包含 FAQ 以及要注意的地方)，幫助新人更快掌握文件的重點。
3.
開工作
在「今日次數」的下拉工具中，透過「開工作執行 +1」直接新增工作，工作內容會自動帶入文件連結及檢核清單，幫助工作執行與後續追蹤。

如何開工作？可以參考：
開工作，專案導入的第一步！
開工作、寫紀錄，怎麼寫才清楚？
4.
執行工作
按照以下方式執行，就可以突破「難以衡量的執行成效」，不只學會，工作還能做好！
檢核清單
除了可以自動帶入文件的檢核清單外，也可以自行建立 (or 「從其他來源複製」)，完成一項勾一項，就不會遺漏。

討論
有問題就問！為了減少落差，面對面的溝通結論也可以寫回「討論」，或是記到「工作內容」中，方便執行時有所依循。

處理記錄
最間單的方式就是每完成一項檢核清單，就將結果寫下來 (or 上傳檔案、提供連結等)，幫助自己掌握執行過程中的細節與進度。

只要按著檢核清單一項一項確認，寫紀錄，有問題就問，就可以比資深同事做得更好!

延伸閱讀:
建立檢核清單、討論、處理記錄
5.

遇到問題？
就 PO 討論或請教同事，確認後就可以回到原文件，整理到 FAQ。

萬一有些步驟不明顯，執行時不小心遺漏呢？

就可以特別記錄，如下圖「插入圖片、加紅字、標註位置」強調，避免未來再發生，因為步驟很簡單，就容易執行。

反正抓住「邊做邊記錄、下次照著做」，就可以實現 PDCA 循環，持續改善。
6.

以前的人怎麼做？
除了文件之外，也可以透過職務工作事項的「相關工作清單」，了解以前的同事怎麼做的紀錄喔。