外訓申請 (設計表單、簽核流程)

tms+ 除了支援內訓的線上與面授課程外，也支援外訓課程。同仁可以填寫外訓申請表，經過簽核後，就可以完成外訓的申請。過程中也可以查詢進度與狀態。

以下是「系統預設」的外訓申請流程：

同仁申請外訓 (填表單、查進度)
HR 經辦確認 (設定是否要課後交報告、證書等)

當簽核通過後，

系統就會自動建立一門外訓課程並將申請者加入課程的成員，接著就像一般課程一樣，有完整的訓練紀錄，課程承辦人也可以管理，例如：在外訓課程加上「問卷滿意度調查」。

特別提醒：

由於外訓和請假、費用核銷等屬於人事系統相關功能，因此建議還是以公司現有的流程為主，若有需要可以透過客製化串接的方式進行整合。

除了預設的外訓申請流程外，系統也有提供彈性的表單設計及簽核流程，以下面甲公司的應用需求為例：

組織架構及層級
表單：除了基本的欄位外，還需要請同仁填寫「交通費」
國內上課
1. 費用超過 2 萬元 or 時數超過 24 小時，就要每一層上級主管同意，最高至總經理。
2. 費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24 小時，需要每一層上級主管同意，最高簽至中心級主管。
3. 費用 1 萬元以下，僅需直屬主管同意即可。
國外受訓：每一層上級主管同意，最高至執行長。

舉例來說，申請國內的外訓課程時

時數 12 小時、費用 25,000 元，因為費用超過 2 萬，就會走 A 流程。
時數 12 小時、費用 9,000 元時，因為時數介於 11~24 小時之間，就會走 B 流程。
時數 2 小時、費用 9,000 元，因為 1 萬元以下，且時數不超過 11 小時，就走 C 流程，直屬主管同意就好。

以下是在 xms+ 系統上實現上述需求的主要流程：

設定額外表單欄位
變更系統預設的簽核流程
同仁申請 (填表單、查進度)
簽核 (填簽核結果及意見)
HR 經辦 (設定課後是否要交報告、證書等)

重點

設定表單的額外欄位
1.

額外欄位維護 / 新增「交通費」欄位
進入「開課管理 / 外訓紀錄查詢管理 / 額外欄位維護」，因為交通費是填寫數字，因此點擊「新增 / 數字」。
2.
設定欄位
包括

欄位的名稱
勾選「申請欄位」。

欄位說明：

申請欄位：沒有勾代表僅提供給管理者維護用，不會出現在使用者填寫申請表時。
表格欄位：顯示在「外訓紀錄查詢管理 / 外訓紀錄登錄」的表格欄位。
篩選：顯示在「外訓紀錄查詢管理 / 外訓紀錄登錄」的篩選條件中。
3.

進入「設計簽核流程」
以系統管理者 or 表單管理者的帳號，進入「表單管理 / 外訓申請」，點擊「工具 / 設計簽核流程」，會看到預設的簽核流程。
依課程費用和時數，設計 A, B, C 簽核路徑
4.
路徑 #1
分析完甲公司的條件後，我們可以將流程分成：

路徑 #1: 費用 > 20,000 or > 24 小時，也就是 A 流程
路徑 #2: 費用介於 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24 小時之間，也就是 B 流程
路徑 #3: 費用 < 10,000，也就是 C 流程

以下是 A 流程的設計，直接在預設的路徑 #1 上修改：

新增條件節點
「節點類型」選擇「條件節點 / 數字範圍」，並設定以下條件數字：
總費用 > 20000 or 時數 > 24
動作：滿足：下一步；
不滿足：選擇路徑 #2

詳細的動作設定，請參考下方的步驟：「條件1 ~ 跳至路徑 #2」

增加「逐層主管簽核節點」
在「條件節點」點擊「新增節點 / 逐層主管簽核節點」，並且設定「簽核層級上限」到「總經理」。

Q. 簽核層級在那裏設定？
在「表單 / 表單管理 / 組織層級設定」，就可以設定組織每一個層級的名稱。
組織，則在「系統管理 / 使用者管理 / 組織架構」中設定，詳細請參考：「建立組織架構」。
5.
路徑 #2
費用介於 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24 之間，中心級主管同意後，HR 確認 (課後繳交報告、證書)。

設計步驟如下：

新增路徑 #2
「節點類型」選擇「條件節點 / 數字範圍」，並設定以下條件
數字：總費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24
動作：滿足：下一步；
不滿足：選擇路徑 #3

詳細的動作設定，請參考下方的步驟：「條件2 ~ 跳至路徑 #3」

增加「逐層主管簽核節點」
在「條件節點」點擊「新增 / 逐層主管簽核節點」，並且設定「簽核層級上限」到「中心級主管」。

增加「一般簽核節點」
在「逐層主管簽核節點」點擊「新增 / 一般簽核節點」，並且選擇「簽核者：HR 經辦」。
6.
路徑 #3
費用小於 10,000 元，經直屬主管同意後，HR 確認 (課後繳交報告、證書)。

設計步驟如下：
新增路徑 #3
「節點類型」選擇「一般簽核節點」並設定「簽核者：申請人單位主管」。

增加「一般簽核節點」
在「一般簽核節點」點擊「工具 / 一般簽核節點」，並且選擇「簽核者：HR 經辦」。
設計條件節點
7.
條件1 ~ 跳至路徑 #2
當不符合「總費用 > 20000 or 時數 > 24 條件節點」時，要跳到路徑 #2 走其他的流程。

將前面步驟 4 新增的條件節點，設定以下動作：

符合條件：下一步
不符合條件：路徑 #2 的條件節點

可以透過節點名稱及流水號對應，
例如：圖 1 的 (655)，可以對應到路徑 #2 的 B 流程條件 (655)

圖1:

圖2:
8.
條件2 ~ 跳至路徑 #3
當不符合「總費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24」時，要跳到路徑 #3 走其他的流程。

將前面步驟 5 新增的條件節點，設定以下動作：

符合條件：下一步
不符合條件：路徑 #3 的一般簽核節點
同仁申請、主管簽核、HR 經辦確認
9.

同仁申請
在「我的學習」側欄可透過「申請外訓」填寫申請單。

送出後，可以從「報名紀錄 (審核結果)」查詢簽核的進度。
10.

簽核
進入「使用者選單 / 待處理」，點擊「簽核」，填寫簽核結果及意見。
11.

HR 確認
可以設定外訓課程建立的方式 (開新課程 or 加入已開的課程)，以及是否要自動建立「報告、登錄證照」的活動。
查詢申請紀錄
12.

申請人查詢外訓紀錄
簽核通過後，申請人可以在「我的學習」側欄透過「外訓紀錄查詢」或是待修課程查看。
13.

管理者查詢申請進度
表單承辦人 or 管理者，進入外訓申請的表單頁面，

點擊「 ... 工具 / 申請表單進度查詢」，即可查看所有申請紀錄的進度。
補充﹔
14.
操作教學 (1) ~ 新增節點
新增節點時，可以選擇不同類型的節點，說明如下﹔

一般簽核節點：透過「簽核角色」選擇簽核者。
逐層主管簽核節點：簽核者是申請人的每層單位主管。
條件節點：依據條件設定，判斷要走哪個流程。

條件節點類型設定說明：

數字範圍
可選擇表單內的數字欄位，並設定範圍，例如 10,001<=總費用<=20,000。

選項
可選擇表單內的「下拉選單、單選」這兩種欄位類型，例如當選擇「受訓地點：國內 or 國外」時，就可以依據選擇跳到不同的節點 (路徑)。

層級主管
主要用於不同層級的主管要跑不同的簽核流程，例如處級主管申請時，需要簽至中心級主管。
15.
操作教學 (2) ~ 設定條件節點
以路徑 #2 的條件節點為例，我們需要設定
數字：總費用 10,001 ~ 20,000 or 時數 11 ~ 24
動作：滿足：下一步；
不滿足：選擇路徑 #3

操作步驟如下 (點擊「工具 / 條件設定」)：
新增條件
這裡要新增兩個條件，總費用和時數，例如：新增「總費用」時 (圖1)，
表單欄位選擇「總費用」，條件選「區間」並填入下限 10,001 和上限 20,000。

動作設定
設定滿足條件後的行為 (圖2)，符合條件選擇「下一步」，不符合條件選擇「路徑 #3 的一般簽核節點」。

圖1:

圖2:
16.
操作教學 (3) ~ 設定簽核角色
進入「表單 / 表單管理 / 簽核角色關係管理」設定，說明如下：

系統簽核角色
是系統預先定義好，可以設定 HR 主管或 HR 經辦人的帳號。

自行定義簽核角色
點擊「新增」，可以設定「個人」或是「各單位」的哪個帳號可以簽核。