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  3. 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
問題處理 (FAQ)，
是有經驗和新手最大的差異之一。

就像錦囊妙計一樣，
遇到什麼情況，就打開哪一個錦囊，直接對症下藥！
只是這類的經驗通常需要在碰到、做錯中學習 ... 碰到要運氣、做錯要付代價，而且需要長時間慢慢累積。

還好，FAQ 很容易記錄，是一開始推動職務工作盤點 (經驗紀錄) 的首選 (註)。
只要每天花 10 分鐘，執行簡單的 3 個步驟：
  1. 紀錄問題
    找 1 ~ 2 位同事，每天花 10 分鐘，
    簡單紀錄一個遇到的問題與處理方式 (1    00 個字以內就好)。

  2. 確認做法
    主管一樣每天花 10 分鐘，找同仁當面確認 (陪練功 + 教學相長)。

  3. 分享 (經驗傳承)
    將確認後的內容，發到 LINE 群組，
    讓其他人空檔時滑個手機，5 分鐘就學會一個案例經驗。

以銷售面膜為例，如果客戶問：「這款面膜問多久有效？」

(紀錄)
新人小王(A) 並沒有直接回答客戶問題，只是說別人的產品不好 (如下圖)。

銷售王老李 (B)，則善用 PREP 的思維框架，
先回答重點，再解釋為什麼並舉回購的例子，最後再次強調重點。

dd515e6faeaa59726b070af720ed3f44.png

(確認)
因為有紀錄，
主管就有機會在每天的確認中，發現新人小王為什麼業績不好的原因，適時的進行機會教育、陪新人練功。
不習慣分享的同仁，也可以藉此貢獻經驗，提供很棒的案例分享。
 
(分享)
不管是小王、老李或是主管，
一樣每天都只花 10 分鐘，並將確認的案例分享給其他同仁，就可以持續累積經驗並傳承，讓整個團隊一起變強!


以下是在 xms+ 平台上針對「紀錄、確認、分享」的操作流程
  1. 建立職務「銷售員」，並設定成小王、老李的職務。
  2. 使用「職務工作盤點」的功能，紀錄問題與處理方式 (一起紀錄「銷售員」的職務相關經驗)。
  3. 主管透過「主管專區 / 檢視工作盤點」，和小王、老李面對面快速確認。
  4. 將確認的內容分享到「銷售員」的 LINE 群組，幫助大家學會老李的技巧，以及如何避開小王的雷。

雖然只是簡單的 3 個步驟，一開始可能還是會比較陌生，但一回生二回熟，只要願意照著做，1 ~2 個星期後就會過關囉。

關 職務工作盤點認完整的教學，包括： ... 可以參考：

備註：
  1. 各種經驗的「紀錄難度」分析，可以參考：「跨出成功的第一步，從「問題處理」開始紀錄」。
  2. 權限說明，可以參考下方的 FAQ：「職務工作盤點，權限有哪些？」

重點
  1. 1.
    開始前的準備
    進入「職能管理 / 職務管理」，先設定好以下環境：
    1. 建立職務 (例如：銷售員)
    2. 設定人員職務 (例如，將小王、老李加入職務「銷售員」中)

    更詳細的操作可以參考「職務工作盤點，快速入門」中的步驟 1~4。
  2.  
     
    記錄問題
  3. 2.
    進入職務工作盤點
    從「職能 / 我的職能」側欄「職務工作盤點」進入。
  4. 3.
    新增工作事項
    點標題旁的「新增」，填寫以下內容
    1. 工作事項
      寫遇到的問題，例如：「面膜要多久才有效？」

    2. 註解
      紀錄問題處理方式，例如：「效果很快的，一定是含激素 ...」

    3. 待確認
      打勾後，就會用粉紅底色來凸顯，方便主管確認


  5. 主管確認
  6. 4.
    進入同仁的「待確認」紀錄清單
    從「課程中心 / 主管專區 (含報表)」(註) 的側欄進入「檢視工作盤點 (含統計)」，從清單中點「待確認」欄位的數字直接察看特定同仁需要確認的問題。

    小技巧：
    如果直接點人名就會進入該同仁的「日誌檢視」模式，可以看最近的完整紀錄清單。

    註：
    1. 被指定為部門主管的帳號才會看到「主管專區 (含報表)」的功能。
    2. 部門的主管，可以從「系統管理 / 使用者管理 / 組織架構」中設定。
  7. 5.
    查看記錄 (含修改)
    點「參考作法」查看紀錄 or 標題旁的圖示查看待確認的說明。
    主管也可以直接在這裡修改內容，方便確認時直接修正。

    小技巧：
    將「註解」的內容改成 FAQ 或文件的形式，可以在工具下拉選單直接新增喔。

    補充說明：
    參考做法的來源有：文件、FAQ、註解 (新增工作事項時紀錄的)、工作、網頁網址、 ... 等。
  8. 6.
    建立 FAQ
    如果想做的更好，就可以將已經確認的內容，可以透過「新增 / FAQ」的功能寫成 FAQ 的形式，方便之後更好整理與參考。

    補充：
    整理 FAQ 時要先選擇儲存的位置 (資料夾)，相關的說明，可以參考


  9. LINE 分享
  10. 7.
    取得分享網址
    內容確認後，就可以透過「詳細內容 (取得網址)」的功能取得網址。

    小技巧：
    如果不是敏感性資料，建議改貼「私密網址」避開權限檢查，讓不屬於該職務的人也看得到，減少因為權限而產生的不必要困擾。
  11. 8.
    貼到 LINE 群組
    其他同事拿起手機，滑一下花 5 分鐘就學會一個案例經驗！

    一天一點點，聚沙成塔，就可以讓團隊一起變強！
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      1. Q1.
        職務工作盤點，權限有哪些？
      位置
      1. 知識庫
      2. 目錄總覽
      3. 快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
      資料夾名稱
      快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
      發表人
      蘇德宙
      單位
      台灣數位訓練課程
      建立
      2024-06-19 18:18:38
      最近修訂
      2024-07-16 06:57:55
      引用
      1
      1. 1.
        第一章：職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！
        1. 1.1
          主題快速導讀
        2. 1.2
          職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破
        3. 1.3
          紀錄經驗，原來可以這麼簡單、有效！
        4. 1.4
          跨出成功的第一步，從「問題處理」開始紀錄
        5. 1.5
          案例分析，這樣做就對了 (保證效果百分百)
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          推動混成學習
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          新人訓 (使用「單一課程」)
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          外訓
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          一般證照管理
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          新人訓 (使用「學習計劃」)
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          讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
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          資訊系統操作，教學手冊設計參考
        6. 6.6
          案例錄影 ~ 高 CP 值的經驗與微課程的最佳來源
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          整理工作 SOP 並快速傳承
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          收集 FAQ
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            [操作] 職務工作盤點 (1) ~ 紀錄問題 (FAQ)
          3. 6.9.3
            [操作] 職務工作盤點 (2) ~ 做什麼、怎麼做 (SOP)
          4. 6.9.4
            [操作] 職務工作盤點 (3) ~ 為經驗建立索引
          5. 6.9.5
            [操作] 寫案例分析
          6. 6.9.6
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          PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
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          五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
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          學習的 5 大關鍵
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        第八章：其他功能
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          課程事件 email 通知
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          外訓申請 (設計表單、簽核流程)
        3. 8.3
          證照延展
        4. 8.4
          課程管理者的權限指派
        5. 8.5
          專業能力考核 (職能矩陣) ~ 10 分鐘就上手！
        6. 8.6
          回訓
        7. 8.7
          系列課程
        8. 8.8
          設計證書
      9. 9.
        [操作] 學員上課
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