文件不會寫，怎麼辦？

那就努力練起來！

因為這超級重要的，好處包括：

減少溝通落差
根據調查，工作中高達 90% 的人有認知落差的問題，導致事情來來回回，浪費許多時間 ... 口說無憑，那就寫清楚吧！
記錄經驗
是知識管理與 10 倍速傳承的基礎，是解決「容易忘記」的不二法門，但如果不會寫，內容沒重點，不只沒幫助，還塞了一堆雜訊，增加尋找的困難 ...
自我成長
日本 Amazon 暢銷書「OUTPUT ~ 最高學以致用法」提到：將工作和學習的重點放在「輸出」，每個人都可以達到突飛猛進的爆發性成長。

在資訊爆炸的現在，

大家每天都用 3 秒鐘滑過一則訊息，漸漸的養成沒耐心、也不會仔細看的習慣 ...

怎麼寫才清楚、有重點呢？

目標當然就是：

別人一看就懂
一年後的自己也看得懂

基本上把握以下幾個重點就可以過關！

PREP 表達框架
這就是精準表達，先講重點 (Point)、透過解釋理由 (Reason) 幫助理解重點，接著舉例子 (Example) 更具體，最後再重點回顧 (Point)，避免金魚腦的我們聽過就忘。
背景，很重要
如果別人對內容比較陌生呢？
那就先把「前提 / 背景」交代清楚，避免摸不著頭緒。
簡單直白、口語一點
不用像寫作文強調的文辭優美，越直白簡單越容易理解，最好是 ~
每一句話，每一個字，別人都看得懂、有邏輯，儘量口語一點少用艱深的詞。 (因為看不懂就不想繼續看下去)
短，就對了
這點一點很重要，這也是 tiktok, fb, ig, twitter, 微信 ... 這些短訊息平台成功的重要關鍵。
凸顯重點
可以善用排版，透過「視覺」來強化重點。

整理重點與表達原則

在上述前提之下，我們整理幾個參考的做法：

將內容分項列點，方便逐項確認
抓出關鍵詞，幫助理解架構與邏輯，並加深印象
下標題，代表背後的複雜資訊
善用框架
排版很重要 (凸顯重點、增加可讀性)

每個字都要有意義

還有呀，寫的內容要很嚴謹

每一個字、每一句話都要有意義
每一句話之間要有邏輯 (事出必有因)、且要一致 (沒有矛盾)
段落主軸要清楚 (架構)

努力 + 刻意練習

看起來不難對吧！

只是一開始一定不熟悉，一回生、二回熟，這需要要花時間、沒有捷徑，

通常要很努力、有耐心的刻意練習才會過關，

不然就不會有「懸梁刺骨」，強迫自己打起精神繼續苦讀的典故。

這會不會太苦啦？當然會！

如果工作需要這項能力，這就是責任！

不努力學不好的話，結果就是害別人因為我們的怠惰而付代價，

換位思考，你願意因為別人的粗心而必須硬著頭皮、花時間與力氣收拾善後嗎？

我想應該沒人喜歡才是。

己所不欲勿施於人，

那就抬頭挺胸負起責任、努力學習！

而且收穫絕對意想不到喔

因為「溝通、表達」可以幫助我們蛻變，

把事情做好之外，並獲得從一般職員晉升到管理職，甚至是 CTO、CEO 的關鍵能力。

寫作是一件關乎辛勤勞作、堅持、信念的事情，你必須選擇面對！

work hard 是基礎，work smart 是關鍵，持續堅持是成功之道！

案例練習

接下來，我們就以下面這段文章為例子，

說明如何透過系統化的步驟，一步一步寫出讓以後的自己和別人，一看就懂的標題與內容。

學會「抓重點、表達重點」的能力，

無論是說話 or 簡報，就可以抓得到重點並且清楚表達出來喔。

重點

1.

分段列點
依據內容將文字分段、列點，一個點就講一件事 (案例)。
2.

抓出關鍵字
為每段文字下關鍵字，放在最前面，重點就被凸顯出來了，幫助聽眾理解架構與邏輯，並加深印象，更對日後搜尋找資料的幫助很大！

以前的人怎麼做？
對不熟悉 or 新人，參考之前的做法很重要！
理想上有建立索引最好，但搜尋似乎是目前最可行的做法，這也是 Google 提供的主要方式。

無論是下標題、寫內容，
抓出關鍵字，將大大增加日後搜尋找到的機率。

我們有準備一個案例，可以參考下方的 FAQ。

https://learning.xms.tw/media/2087#faq131
3.
下標題
標題的功能，

就是濃縮內容背後複雜的資訊，讓別人 or 一年後的自己可以快速掌握重點。

只要依照下面的步驟練習，下標題不再是難事喔

列出內容的重點
想得到的都列，用「關鍵詞」。每個關鍵詞不要超過 5 個字，因為太多會有干擾、無法凸顯重點。

依重要性排序
通常分三類比較容易，例如：重要、次要、補充

挑出最重要的
這就是標題的元素，1~3 個就好，能取能捨，太多會有干擾、失焦

設計標題
為關鍵詞加上連接詞，就大功告成囉

當然，要把重點列好，我們需要了解「需求」，例如，下面這段文章中

重點可能是「職業安全衛生教育訓練規則」或是增設的「高空工作車操作人員」，因此要先搞清楚「需求」，才不會落入雞同鴨講的情況。

上面文章的下標題練習，我們用 FAQ 的形式，整理在下方的：「[案例] 下標題」。
4.
增加辨識度 (排版技巧)
透過排版，增加視覺的「辨識度」，讓別人看得到。

原則就是「短一點」，可以一眼就看懂，不用從許多文字中解析重點，閱讀更輕鬆、更好吸收。

基於「短」的原則，提供以下參考做法：

斷句
將長一點的句子，用逗號「，」分隔，提高辨識度，一眼就可以看完一句話 (圖1)。

換行
段落可以透過換行的技巧 (圖2)，達到下標題的效果。

分段凸顯主題
在每一個段落 (主題) 開始前，可以不同樣式的資訊強調 (圖3)，適當的留白也可以凸顯每一個主題喔。

移除贅詞
在不影響可讀性的前提下，盡可能精簡，減少干擾、避免失焦 (圖4)。

圖1: 用逗號分段，更容易閱讀

圖2: 換行，為段落下標題

圖3: 分段凸顯主題

圖4: 刪除線的資訊，移除後不影響可讀性
5.
善用框架
這邊舉幾個常見的思維框架，就像填表單一樣，照著寫就有重點！

案例處理 (簡化版 8D)
問題是什麼 (前提、背景)
關鍵原因 (不是表面原因喔)
處理方式 (可能是止血的暫時性做法)
未來如何避免 (這特別重要，從錯誤中持續學習、改善)

一般表達 / 回應 (PREP)
先說重點 (Point)
接著解釋為什麼 (Reason，減少誤解、歪樓)
再舉例子 (Example，更具體，可以幫助理解)
重點回顧 (Point，總結 + 提醒效果，避免前面聽過就忘了)

說服簡報
強力的開場 (吸引聽眾注意力，最好和聽眾間要有共鳴，有興趣繼續聽)
事實 (可以引用客觀數據)
需求 / 痛點 (事實所引發的問題)
解決方法 (要具體，帶來希望)
反方立場 (考慮周延)
採取行動 (Call for Action！站著不動的，永遠只是觀眾)

問題處理提案 (SCQA)
就是情境 (Situation) 衝突 (Complication)、問題 (Question)、答案 (Answer)

開工作
先列「需求 / 痛點」 (知道為什麼，減少歪樓)
再逐項列出工作項目 (清楚的重點、方便逐項確認、執行)

短文件 / FAQ
前提 / 定義 (optional 已知的就不用寫)
痛點
痛點產生的問題、代價
解法
執行
6.
其他原則
以下，一樣是在「短、有邏輯、提高辨識度」的大前提之下，列舉一些例子：

對症下藥
客戶問什麼，要針對問題回應，也就是問 A 就要先回應 A (避免雞同鴨講)。
其他的如果真的需要說明，就用補充的方式放後面。

已經知道的，不要寫
因為寫了也不想看，並且會造成心裡預期「這些沒什麼，我已經知道了」，造成容易忽略、看不到重點。

寫了看不懂的，不要寫
沒有實質意義、只是增加挫折、干擾資訊。

需要注意的地方，就特別提醒
容易混淆、誤解、弄錯的，可以用粗體、紅字提醒 (信號原則，參考：「多媒體教材設計原則」)。

避免重複資訊
過多的重複資訊，容易混淆 (似曾相似)，類似的資訊則容易類似繞口令，讓思路變亂。

因果關係 (邏輯) 要清晰
事出必有因，每一句話之間最好要環環相扣 (清晰的思路)。

show, don't tell
重點 / 講解最好要有對應的圖片 or 畫面，幫助理解、加強印象。

避免「間接 / 迂迴」的表達
直接正向表述都不一定講清楚了，轉個彎需要思考一下的間接邏輯會增加理解的難度。

口語表達
避免用艱深的用詞，用直白 (直接) 口語的方式描述 (個人化原則，參考：「多媒體教材設計原則」)。

關鍵詞，要區隔
透過符號、粗體等，提高和其他內容的辨識度，例如：
"掌握「分項列點 + 關鍵詞」兩個原則" 就會比
"掌握分項列點和關鍵詞兩個原則來得更清楚" 更清楚一些。