那就努力練起來!
因為這超級重要的,好處包括:
  1. 減少溝通落差
    根據調查,工作中高達 90% 的人有認知落差的問題,導致事情來來回回,浪費許多時間 ... 口說無憑,那就寫清楚吧!

  2. 記錄經驗
    是知識管理與 10 倍速傳承的基礎,是解決「容易忘記」的不二法門,但如果不會寫,內容沒重點,不只沒幫助,還塞了一堆雜訊,增加尋找的困難 ...

  3. 自我成長
    日本 Amazon 暢銷書「OUPUT ~ 最高學以致用法」提到:將工作和學習的重點放在「輸出」,每個人都可以達到突飛猛進的爆發性成長。
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在資訊爆炸的現在,
大家每天都用 3 秒鐘滑過一則訊息,漸漸的養成沒耐心、也不會仔細看的習慣 ...

怎麼寫才清楚、有重點呢?
目標當然就是:
  1. 別人一看就懂
  2. 一年後的自己也看得懂

基本上把握以下幾個重點就可以過關!
  1. PREP 表達框架
    這就是精準表達,先講重點 (Point)、透過解釋理由 (Reason) 幫助理解重點,接著舉例子 (Example) 更具體,最後再重點回顧 (Point),避免金魚腦的我們聽過就忘。

  2. 背景,很重要
    如果別人對內容比較陌生呢?
    那就先把「前提 / 背景」交代清楚,避免摸不著頭緒。

  3. 簡單直白、口語一點
    不用像寫作文強調的文辭優美,越直白簡單越容易理解,最好是 ~
    每一句話,每一個字,別人都看得懂、有邏輯,儘量口語一點少用艱深的詞。 (因為看不懂就不想繼續看下去)

  4. 短,就對了
    這點一點很重要,這也是 tiktok, fb, ig, twitter, 微信 ... 這些短訊息平台成功的重要關鍵。

  5. 凸顯重點
    可以善用排版,透過「視覺」來強化重點。

在上述前提之下,我們整理幾個參考的做法:
  1. 將內容分項列點,方便逐項確認
  2. 抓出關鍵詞,幫助理解架構與邏輯,並加深印象
  3. 下標題,代表背後的複雜資訊
  4. 善用框架
  5. 排版很重要 (凸顯重點、增加可讀性)

看起來不難對吧!
只是一開始一定不熟悉,一回生、二回熟,這需要要花時間、沒有捷徑,
通常要很努力、有耐心的刻意練習才會過關唷 ~
work hard 是基礎,work smart 是關鍵,持續堅持是成功之道!


案例練習
接下來,我們就以下面這段文章為例子,
說明如何透過系統化的步驟,一步一步寫出讓以後的自己和別人,一看就懂的標題與內容

學會「抓重點、表達重點」的能力,
無論是說話 or 簡報,就可以抓得到重點並且清楚表達出來喔。

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重點
  1. 1.
    分段列點
    依據內容將文字分段、列點,一個點就講一件事 (案例)。
  2. 2.
    抓出關鍵字
    為每段文字下關鍵字,放在最前面,重點就被凸顯出來了,幫助聽眾理解架構與邏輯,並加深印象,更對日後搜尋找資料的幫助很大!

    以前的人怎麼做?
    對不熟悉 or 新人,參考之前的做法很重要!
    理想上有建立索引最好,但搜尋似乎是目前最可行的做法,這也是 Google 提供的主要方式。

    無論是下標題、寫內容,
    抓出關鍵字,將大大增加日後搜尋找到的機率。

    我們有準備一個案例,可以參考下方的 FAQ。
  3. 3.
    下標題
    標題的功能,
    就是濃縮內容背後複雜的資訊,讓別人 or 一年後的自己可以快速掌握重點。

    只要依照下面的步驟練習,下標題不再是難事喔
    1. 列出內容的重點
      想得到的都列,用「關鍵詞」。每個關鍵詞不要超過 5 個字,因為太多會有干擾、無法凸顯重點。

    2. 依重要性排序
      通常分三類比較容易,例如:重要、次要、補充

    3. 挑出最重要的
      這就是標題的元素,1~3 個就好,能取能捨,太多會有干擾、失焦

    4. 設計標題
      為關鍵詞加上連接詞,就大功告成囉

    當然,要把重點列好,我們需要了解「需求」,例如,下面這段文章中

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    重點可能是「職業安全衛生教育訓練規則」或是增設的「高空工作車操作人員」,因此要先搞清楚「需求」,才不會落入雞同鴨講的情況。

    上面文章的下標題練習,我們用 FAQ 的形式,整理在下方的:「[案例] 下標題」。
  4. 4.
    增加辨識度 (排版技巧)
    透過排版,增加視覺的「辨識度」,讓別人看得到。
    原則就是「短一點」,可以一眼就看懂,不用從許多文字中解析重點,閱讀更輕鬆、更好吸收。

    基於「短」的原則,提供以下參考做法:
    1. 斷句
      將長一點的句子,用逗號「,」分隔,提高辨識度,一眼就可以看完一句話 (圖1)

    2. 換行
      段落可以透過換行的技巧 (圖2),達到下標題的效果。

    3. 分段凸顯主題
      在每一個段落 (主題) 開始前,可以不同樣式的資訊強調 (圖3),適當的留白也可以凸顯每一個主題喔。

    4. 移除贅詞
      在不影響可讀性的前提下,盡可能精簡,減少干擾、避免失焦 (圖4)。

    圖1: 用逗號分段,更容易閱讀
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    圖2: 換行,為段落下標題
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    圖3: 分段凸顯主題
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    圖4: 刪除線的資訊,移除後不影響可讀性
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  5. 5.
    善用框架
    這邊舉幾個常見的思維框架,就像填表單一樣,照著寫就有重點!
    1. 案例處理 (簡化版 8D)
      問題是什麼 (前提、背景)
      關鍵原因 (不是表面原因喔)
      處理方式 (可能是止血的暫時性做法)
      未來如何避免 (這特別重要,從錯誤中持續學習、改善)

    2. 一般表達 / 回應 (PREP)
      先說重點 (Point)
      接著解釋為什麼 (Reason,減少誤解、歪樓)
      再舉例子 (Example,更具體,可以幫助理解)
      重點回顧 (Point,總結 + 提醒效果,避免前面聽過就忘了)

    3. 說服簡報
      強力的開場 (吸引聽眾注意力,最好和聽眾間要有共鳴,有興趣繼續聽)
      事實 (可以引用客觀數據)
      需求 / 痛點 (事實所引發的問題)
      解決方法 (要具體,帶來希望)
      反方立場 (考慮周延)
      採取行動 (Call for Action!站著不動的,永遠只是觀眾)

    4. 問題處理提案 (SCQA)
      就是情境 (Situation) 衝突 (Complication)、問題 (Question)、 答案 (Answer)

    5. 開工作
      先列「需求 / 痛點」 (知道為什麼,減少歪樓)
      再逐項列出工作項目 (清楚的重點、方便逐項確認、執行)
  6. 6.
    其他原則
    以下,一樣是在「短、有邏輯、提高辨識度」的大前提之下,列舉一些例子:
    1. 對症下藥
      客戶問什麼,要針對問題回應,也就是問 A 就要先回應 A (避免雞同鴨講)。
      其他的如果真的需要說明,就用補充的方式放後面。

    2. 已經知道的,不要寫
      因為寫了也不想看,並且會造成心裡預期「這些沒什麼,我已經知道了」,造成容易忽略、看不到重點。

    3. 寫了看不懂的,不要寫
      沒有實質意義、只是增加挫折、干擾資訊。

    4. 需要注意的地方,就特別提醒
      容易混淆、誤解、弄錯的,可以用粗體、紅字提醒 (信號原則,參考:「多媒體教材設計原則」)。

    5. 避免重複資訊
      過多的重複資訊,容易混淆 (似曾相似),類似的資訊則容易類似繞口令,讓思路變亂。

    6. 因果關係 (邏輯) 要清晰
      事出必有因,每一句話之間最好要環環相扣 (清晰的思路)。

    7. show, don't tell
      重點 / 講解最好要有對應的圖片 or 畫面,幫助理解、加強印象。

    8. 避免「間接 / 迂迴」的表達
      直接正向表述都不一定講清楚了,轉個彎需要思考一下的間接邏輯會增加理解的難度。

    9. 口語表達
      避免用艱深的用詞,用直白 (直接) 口語的方式描述 (個人化原則,參考:「多媒體教材設計原則」)。

    10. 關鍵詞,要區隔
      透過符號、粗體等,提高和其他內容的辨識度, 例如:
      "掌握「分項列點 + 關鍵詞」兩個原則" 就會比
      "掌握分項列點和關鍵詞兩個原則來得更清楚" 更清楚一些。
    評語
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    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 10 倍速教育訓練
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2024-07-27 13:20:33
    最近修訂
    2024-08-08 20:49:13
    版本
    20240808
    1. 1.
      第一章:職能之道 ~ 每天 10 分鐘,訓練再突破!
    2. 2.
      第二章:開始前的預備
    3. 3.
      第三章:基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
    4. 4.
      第四章:訓練規劃與執行
    5. 5.
      第五章:提升訓練品質
    6. 6.
      第六章:收集經驗,訓練再突破 (km+ 知識管理)
    7. 7.
      第七章、推動很困難?別擔心!
    8. 8.
      第八章:其他功能