以「門診櫃臺上班前準備」為例，步驟可能包括：
- 打開電源 & 電腦
- 開冷氣、電視機
- 備妥各項同意書表單
- 備妥開診所需之器材
- 整理診室
- 核對預約檔 & 就診序號表
- 整理初診病患病歷
雖然紀錄「做什麼」，但因為這些是同一件事情「上班前準備」要一次做完的流程 (不可分割)，建議寫成一份文件「門診櫃臺上班前準備」，並在文件中紀錄這些流程，或設計成檢核清單。
如果特定步驟的內容比較複雜，
還是可以建立一份獨立的文件描述，並且在原文件透過設定「網址」來參照。
這樣做的好處包括：
- 整理執行中遇到的問題
例如，「同意書表單不足，怎麼辦？」就可以在文件中，透過「新增 FAQ」來紀錄。
- 整理更詳細的步驟
例如，「核對預約檔 & 就診序號表」就可以用文件的「新增步驟」功能，紀錄更細節的說明、截圖等。