簡介
如果可以順利盤點出每個職務需要具備的能力，包括 SOP、FAQ、案例 ... 等，很多人才培育的難題就會迎刃而解。
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人才難尋，更難培育 ...
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人才，絕對是公司最重要的資產！
因為有經驗，可以把事情做好、解決問題。只是人才難尋，更難培育，近幾年尤其嚴重！
以一家知名的生技公司為例，品檢部門的新人，除了要學習專業知識外，還有各項儀器的操作，整個訓練長達 3~4 個月，過程中有人放棄、或是好不容易完訓進入工作崗位後，常常不到半年卻因為各種因素而離職，只好不斷向公司要人，人資也使出渾身解數努力招募，但就是無法填補人力缺口。
在台灣，相信大家對這樣的現象一定不陌生，幾乎各行各業都如此，不斷上演搶人才大作戰，即使連高薪的全球前十大 IC 設計公司總經理也在媒體上抱怨找不到人。
千里馬難尋也難馴 ，不管是招募進來的新人，或是已經在職多年的同仁，如何培育人才變成企業非常重要的課題。
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根據研究，職場上相關知識和技能
只有 10% 從正式的教育訓練中獲得
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圖1 是台積電在 110 年度的永續報告書中提到的能力模型「70-20-10」，教育訓練只佔能力提升的 10%。原因很簡單，因為經驗沒有被記錄，就不能有系統、有效率的「教」，只能師徒制 (回饋與指導 20%)、從做中學慢慢累積 (經驗學習 70%)，碰到就問、做錯就學，久了才會有經驗 ...，碰到要運氣，做錯要付代價，很久大家就沒耐心、低成就，離職率自然會變高，進入了惡性循環。
圖1: 台積電能力模型的「70-20-10」法則
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紀錄經驗
絕對是突破 10% 的關鍵！
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以職務「行政專員」為例，如果有紀錄，從「我的職務 / 職務資料夾」就可以清楚看到要做什麼、怎麼做的 SOP / FAQ / 案例 (圖2)，這時候課程要教什麼就很清楚 (訓練課程)，解決「缺乏講師和教材」的難題。
甚至，只要將 FAQ 變成測驗題目，要求考 100 分、只能考 3 次，藉此引導學習者「逐項、仔細」地確認這些前輩累積多年的經驗，包括容易犯錯、忽略、誤解、混淆等地方，就可以順利地將回饋指導 (20%) 與經驗學習 (70%) 的部分，透過教育訓練來完成，達到 10 倍速傳承的驚人效率！
圖2: 職能盤點 (職務描述、做什麼、怎麼做、訓練課程)
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邊做邊記錄、下次照著做
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聽起來很理想，但要如何做到呢？其實，就只要守住這兩個原則：
- 邊做邊記錄
發生的時候 (碰到、做錯) 沒有記錄，以後就很難。因為今天沒空 or 拖延，明天通常也一樣，結果就是下個星期、下個月、明年 ... 都一樣。
- 下次照著做
如果記錄沒有維護，就會落入「過時、不完整」的問題，下次照著做的時候，才可以持續檢視、改善。
接著，您一定會有以下疑問
- 沒時間記錄？
如果每天最多只花 10 分鐘，門檻低容易執行，因為不會影響現有的工作，也不好拒絕。
- 時間這麼短，可以記什麼？
即使只是很簡單地記錄「做什麼」或「遇到什麼問題」 (圖3) 就非常有價值了！至少教育訓練時就知道要教的主題，另外，簡單的 SOP (檢核清單)、案例 (問題、原因、解法、如何避免) 也都非常適合。
- 10 分鐘夠嗎？
肯定不夠！超過時間就不要做，反正下次還會碰到，一天一點點就能聚沙成塔 (時間複利)。
- 要記在哪裡呢？
很多人其實已經有很好的紀錄習慣，寫在個人的筆記本、放在電腦資料夾、儲存在 google 雲端、 .... 只是散的到處都是，要用的時候不好找。如果可以像企業單一入口一樣，集中在有一個地方紀錄，例如，自己職務專屬的資料夾中，紀錄時就不會有選擇障礙 (不知道要記在哪裡)，都在同一個地方，要找也方便。 - 內容不完整怎麼辦？
之後碰到時再補充就好，透過 PDCA 循環就會越來越完整，整理出職務的相關經驗 (含完整內容，圖2)。
- 一天只記一點點，多久才有效益？
從行政、業務、一般工程師到面板廠主管、晶圓代工高階主管、資深顧問 ...，通常 3~6 個月，職務中常見的工作、碰到的問題，8 成大概都紀錄得到，有沒有很值得試試看呢？
- 記錄的品質不好？
剛好可以機會教育，主管每天最多花 5~10 分鐘和同仁面對面討論 (低負擔)，持續協助同仁進步就會看到效果，總比原地踏步抱怨好。
- 缺乏整理？
記錄的內容很瑣碎，甚至雜亂 ...，但已經非常有價值，因為可以像我們很依賴的 google 一樣，需要時找得到。若因為不好整理而放棄記錄就因噎廢食了，而且有記錄，之後才好整理，可以先求有、再求好。更詳細的說明，可以參考 FAQ「工作項目很多，不好找？」
- 產線師傅、RD 等不熟悉電腦或配合度較低的，行的通嗎？
當然可以，因為記錄經驗的本質是一樣的，只是策略和使用的工具不同而已 (例如從電腦改成手機拍照、攝影)，更詳細的說明，可以參考「讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗」。
- 紀錄的經驗怎麼用？
當然是下次做的時候可以很容易參考囉！做法很簡單，最好還可以像專案管理一樣開工作執行，工作內容就帶出怎麼做的文件與需確認的檢核清單，更可以因此解決工作追蹤、認知落差、執行遺漏等常見的問題。 - ...
雖然這些問題似乎都有對應的解法，但還是覺得很困難耶 ...
圖3: 「邊做邊記錄、下次照著做」的工作盤點與時間統計
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想，都是問題，做，才有答案
站着不動，永遠是觀眾
~ 稻盛和夫 (日本經營之聖) ~
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職能三部曲
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以下是推動職能的三部曲，每天只要 10 分鐘，在不會影響現有工作的前提下，從工作盤點到整理職務經驗、建立職能矩陣 (人才庫)，成為招募、訓練的重要依據。
1. 記錄經驗 (圖2)
採先求有、再求好的策略，在低門檻下，逐步累積完整經驗。
- 做過什麼
一開始只要每天記錄新遇到的事情 (不含內容)，幾個月後通常就可以盤點一定比例該職務要做的任務，即使只有工作項目的標題也非常有價值，這就是教育訓練要教的主題，因為有經驗的人就可以根據這些來教！
此外，遇到的問題 (Q) 也很適合在這個階段記錄。
- 怎麼做
只記錄簡單的執行重點 (不含細節)，工作 SOP (檢核清單) 就建立了，這就是教育訓練的主要內容，主管確認內容的過程就可以進行機會教育 ~ 做中學！
- 詳細步驟、注意事項、FAQ
碰到、且有需要時再記錄，例如上次執行時遺漏的地方，就可以特別寫下來，避免未來再發生，而 FAQ 更是越做越有經驗的具體呈現。
有了紀錄，下次執行時就可以照著 SOP 與檢核清單做，藉此持續檢視、維護這些經驗，更詳細的執行步驟，可以參考：「職務工作盤點 (記錄經驗)」
2. 盤點專業職能 (圖4)
因為有記錄，就更容易從這些資料中分類、整理出該職務專屬的「主要職責、工作任務、產出和行為指標」，並進一步盤點出專業職能的「專業能力、里程碑」，例如，將工作事項的分類，建立成「專業能力」，工作事項則建立成專業能力下的「里程碑」 (圖4)。
以終為始，知道要做什麼、怎麼做之後 (里程碑)，一旦有清楚明確的目標，就可以實現以職能導向的高效率教育訓練。
更詳細的執行步驟，可以參考：「專業能力考核 (職能矩陣) ~ 10 分鐘就上手！」
3. 專業能力考核 (圖4)、建立專業職能矩陣 (圖5)
如何得知同仁是否勝任某項職務呢？
最直接的方式就是透過「專業能力考核」進行評估 (圖4)，系統就會自動依據考核結果產生職能矩陣 (圖5)，完成公司內人才庫的盤點。
最直接的方式就是透過「專業能力考核」進行評估 (圖4)，系統就會自動依據考核結果產生職能矩陣 (圖5)，完成公司內人才庫的盤點。
圖4：專業能力考核
圖5：職能矩陣
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導入企劃 ~
從基礎到進階，從小單位到全面推動
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雖然「記錄經驗」是突破的關鍵，但這需要時間累積、無法一步到位。
因此，先從基礎的開始，將教學影片變成線上課程、用系統進行實體訓練 / 外訓、執行混成學習、透過報表檢視成果，熟悉後再進一步推動訓練規劃、職能等進階應用。透過分階段從小單位開始，逐步熟悉並建立制度後，再進行典範轉移就容易推動，更完整的規劃，可以參考我們整理的「導入企劃書」。
評語
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- 位置
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- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
- 發表人
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2023-06-18 22:55:10
- 最近修訂
- 2024-04-12 06:48:05
- 版本
- 2023.12.24
- 引用
- 1