專案主題快速導讀
文章重點：
- 溝通，是專案執行很大的隱藏成本
- 解法 ~ 開工作寫下來就對了
- 工作描述的重點
- 執行技巧
溝通，是專案執行超級恐怖的隱藏成本，如果因為認知落差導致事情來來回回，大家都沒成就，心情也不好。
要如何避免呢？
就是把要執行的任務「開工作」，紀錄「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」就對了！
因為一旦落入認知落差、口說無憑的情況下，就會延伸出一堆問題與摩擦，專案執行就會很辛苦。
工作描述，3 個重點
- 工作標題
要做到：看到標題就可以能掌握到要做甚麼 (內容的濃縮)、讓一年後的自己和別人看得懂，
下標題的參考步驟如下：- 列重點，能列的都儘量列
- 將重點排序，依重要性分類 (重要、次要、補充)
- 挑出最重要的，用關鍵詞當標題
- 工作內容
包括- 前提 (背景)：如果執行者不熟悉的領域，有背景描述可以幫助理解。
- 需求 / 痛點：知道目的，比較可以減少歪樓，避開聽成 B 卻做成 C 的窘境。
- 工作項目：使用條列式，把要做的任何事情 (不依賴默契)，盡量都列點出來，方便逐項確認、執行，減少遺漏。
- 期限
合理的期限超重要，可以避免落入「帕金森陷阱」，花太多額外時間做相對不是很重要的事情 (over design)。而且還有超多好處的，例如，主管和執行者一起評估執行時間時，在討論過程中很自然地就會分析執行的步驟與方法，可以更深入了解工作內容、並藉此經驗交流。
把要做的事情描述清楚是第一步，誰要開工作？ 分拆工作的原則？如何執行和追蹤？
執行技巧
同事都不想開工作，或是工作描述不清楚，第一步就卡關 ... 別擔心，這些典型的問題只要掌握以下幾個技巧，照著練習，通常 1~2 週就可以順利導入。
- 主管開工作
一開始一定要主管開工作，因為主管通常比較清楚需求 (為什麼要做) 且有經驗，開工作的過程必須逐項描述，藉此仔細構思更深入了解工作，減少出錯。
可是主管很忙也覺得很麻煩耶 ...
首先，這本來就是主管的責任，寫下來都有落差了何況只是口頭指派，麻煩一點總比事花更多時間善後來得划算。 - 工作拆解，開小一點
最好一兩天內就可以完工，方便每天關心，快速養成習慣。一般而言，拆成獨立、小一點的工作比較容易執行，門檻低一兩天就完成、節奏明快，通常也會更有成就。同時也避免 95% 都完成了卻因為 5% 的項目沒完成而懸在哪裡，看不到進展、遙遙無期的失落感。更完整的介紹 可以參考：「知難行易 ~ WNS 工作拆解」。 - 一切以紀錄為主
口說無憑，一切以系統上的紀錄為主，包括工作內容、期限、討論、工作狀態等，萬一沒紀錄，就很容易有落差，產生不必要的摩擦，雖然一開始大家都不習慣上網填寫紀錄，並希望口頭說明，這時主管可以應用一些技巧來協助其撰寫紀錄，例如，請他先寫上去，晚上有空時再仔細看等。
反正無論是找同事寫 or 主管自己寫，就是要紀錄！例如：- 口頭討論的結論，要寫回工作內容、紀錄 or 討論
- 完成後變更工作狀態等。
- 每日站立會議
透過每日站立會議，建立一個團隊重要的溝通平台，藉此快速溝通與養成良好的工作習慣。
只要能把這 4 件事做好，專案執行的過程中，就可以讓事情清楚、減少來來回回，效率當然就提高囉。
評語
請登入後才可以評分
未登入或權限不足!
- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2024-06-28 07:11:41
- 最近修訂
- 2024-08-26 12:17:53
- 引用
- 1