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  3. 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
討論的議題總是不斷發散、無法收斂，
一個討論串來來回回 10 幾 20 篇很常見，最後還陷入各自表述的泥沼中 ...

明明都寫了，
為什麼對方還是沒看到 or 沒理解呢？

這現象最近幾年特別明顯，原因也很容易理解 ~
在資訊爆炸的今天，每天都用 3 秒鐘滑過一則社群訊息的習慣，漸漸的就養成沒耐心、也不會仔細看的習慣了。

還有啊，
很可能是我們自己寫的不夠清楚喔 :-(

首先，也是最重要的，就是
先回答重點 ~
別人問 A、就先回答 A。

先回答別人在乎的就對了，
不然對方就會沒興趣，不想繼續聽下去 or 看下去。

我怎麼知道別人問的是 A？
那就仔細聽、仔細看呀
如果不懂，就要問！
雖然很簡單，但大部分的人好像都做不好 ... 就只能「刻意練習」了。

接著，依照 PREP 表達框架，
凸顯重點，幫助理解、並加深印象，也就是
  1. 先講重點 (Point)
  2. 透過解釋理由 (Reason) 幫助理解重點
  3. 接著舉例子 (Example) 更具體
  4. 最後再重點回顧 (Point)，避免金魚腦的我們聽過就忘。

分項列點 + 關鍵字
如果有多個重點呢？
那就分項列點，並且抓出關鍵字 (如下圖)。
關鍵字很重要，幫助自己也幫助別人抓出重點、將有助於記憶、溝通和掌握全貌，藉此減少認知落差。

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如果別人對內容比較陌生呢？
那就先把「前提 / 背景」交代清楚，避免摸不著頭緒。

整理 FAQ
最後，如果可以把討論整理成 FAQ 會更好！下次類似的問題，就可以用更快、更精準的方式回應：
  1. 先寫重點摘要
  2. 再透過連結引導到之前整理的 FAQ
  3. 提供搜尋的技巧，下次問之前可以先找找看，找不到再問就好。
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還有啊，這些其實都是珍貴的經驗，
整理起來，比較不會忘記，也可以成為訓練新人重要的教材，讓經驗更容易傳承。
例如把每一個 QA 變成測驗的題目，只要透過一個測驗，Open book 只能考 3 次，要考 100 分才及格，藉此幫助之後的新人，一項一項仔細、謹慎地確認過去累積多年的重要經驗，達到 10 倍速傳承的效果。

關於更多表達的技巧，可以參考：「表達，要怎麼寫才清楚、有重點？」
附件:
重點
  1. 1.
    分段列點
    依據內容將文字分段、列點，一個點就講一件事 (案例)。
  2. 2.
    抓出關鍵字
    為每段文字下關鍵字，放在最前面，重點就被凸顯出來了，幫助聽眾理解架構與邏輯，並加深印象，更對日後搜尋找資料的幫助很大！

    以前的人怎麼做？
    對不熟悉 or 新人，參考之前的做法很重要！
    理想上有建立索引最好，但搜尋似乎是目前最可行的做法，這也是 Google 提供的主要方式。

    無論是下標題、寫內容，
    抓出關鍵字，將大大增加日後搜尋找到的機率。

    我們有準備一個案例，可以參考下方的 FAQ。
  3. 3.
    下標題
    標題的功能，
    就是濃縮內容背後複雜的資訊，讓別人 or 一年後的自己可以快速掌握重點。

    只要依照下面的步驟練習，下標題不再是難事喔
    1. 列出內容的重點
      想得到的都列，用「關鍵詞」。每個關鍵詞不要超過 5 個字，因為太多會有干擾、無法凸顯重點。

    2. 依重要性排序
      通常分三類比較容易，例如：重要、次要、補充

    3. 挑出最重要的
      這就是標題的元素，1~3 個就好，能取能捨，太多會有干擾、失焦

    4. 設計標題
      為關鍵詞加上連接詞，就大功告成囉

    當然，要把重點列好，我們需要了解「需求」，例如，下面這段文章中

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    重點可能是「職業安全衛生教育訓練規則」或是增設的「高空工作車操作人員」，因此要先搞清楚「需求」，才不會落入雞同鴨講的情況。

    上面文章的下標題練習，我們用 FAQ 的形式，整理在下方的：「[案例] 下標題」。
  4. 4.
    增加辨識度 (排版技巧)
    透過排版，增加視覺的「辨識度」，讓別人看得到。
    原則就是「短一點」，可以一眼就看懂，不用從許多文字中解析重點，閱讀更輕鬆、更好吸收。

    基於「短」的原則，提供以下參考做法：
    1. 斷句
      將長一點的句子，用逗號「，」分隔，提高辨識度，一眼就可以看完一句話 (圖1)。

    2. 換行
      段落可以透過換行的技巧 (圖2)，達到下標題的效果。

    3. 分段凸顯主題
      在每一個段落 (主題) 開始前，可以不同樣式的資訊強調 (圖3)，適當的留白也可以凸顯每一個主題喔。

    4. 移除贅詞
      在不影響可讀性的前提下，盡可能精簡，減少干擾、避免失焦 (圖4)。

    圖1: 用逗號分段，更容易閱讀
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    圖2: 換行，為段落下標題
    d2a8e8c3de343c28cea939df8f2ed955.png


    圖3: 分段凸顯主題
    2ece3043748320756ed8fa9f79803000.png


    圖4: 刪除線的資訊，移除後不影響可讀性
    cf8d18b4c2eba8c5d8b96ae3f0916089.png
  5. 5.
    善用框架
    這邊舉幾個常見的思維框架，就像填表單一樣，照著寫就有重點！
    1. 案例處理 (簡化版 8D)
      問題是什麼 (前提、背景)
      關鍵原因 (不是表面原因喔)
      處理方式 (可能是止血的暫時性做法)
      未來如何避免 (這特別重要，從錯誤中持續學習、改善)

    2. 一般表達 / 回應 (PREP)
      先說重點 (Point)
      接著解釋為什麼 (Reason，減少誤解、歪樓)
      再舉例子 (Example，更具體，可以幫助理解)
      重點回顧 (Point，總結 + 提醒效果，避免前面聽過就忘了)

    3. 說服簡報
      強力的開場 (吸引聽眾注意力，最好和聽眾間要有共鳴，有興趣繼續聽)
      事實 (可以引用客觀數據)
      需求 / 痛點 (事實所引發的問題)
      解決方法 (要具體，帶來希望)
      反方立場 (考慮周延)
      採取行動 (Call for Action！站著不動的，永遠只是觀眾)

    4. 問題處理提案 (SCQA)
      就是情境 (Situation) 衝突 (Complication)、問題 (Question)、 答案 (Answer)

    5. 開工作
      先列「需求 / 痛點」 (知道為什麼，減少歪樓)
      再逐項列出工作項目 (清楚的重點、方便逐項確認、執行)
  6. 6.
    其他原則
    以下，一樣是在「短、有邏輯、提高辨識度」的大前提之下，列舉一些例子：
    1. 對症下藥
      客戶問什麼，要針對問題回應，也就是問 A 就要先回應 A (避免雞同鴨講)。
      其他的如果真的需要說明，就用補充的方式放後面。

    2. 已經知道的，不要寫
      因為寫了也不想看，並且會造成心裡預期「這些沒什麼，我已經知道了」，造成容易忽略、看不到重點。

    3. 寫了看不懂的，不要寫
      沒有實質意義、只是增加挫折、干擾資訊。

    4. 需要注意的地方，就特別提醒
      容易混淆、誤解、弄錯的，可以用粗體、紅字提醒 (信號原則，參考：「多媒體教材設計原則」)。

    5. 避免重複資訊
      過多的重複資訊，容易混淆 (似曾相似)，類似的資訊則容易類似繞口令，讓思路變亂。

    6. 因果關係 (邏輯) 要清晰
      事出必有因，每一句話之間最好要環環相扣 (清晰的思路)。

    7. show, don't tell
      重點 / 講解最好要有對應的圖片 or 畫面，幫助理解、加強印象。

    8. 避免「間接 / 迂迴」的表達
      直接正向表述都不一定講清楚了，轉個彎需要思考一下的間接邏輯會增加理解的難度。

    9. 口語表達
      避免用艱深的用詞，用直白 (直接) 口語的方式描述 (個人化原則，參考：「多媒體教材設計原則」)。

    10. 關鍵詞，要區隔
      透過符號、粗體等，提高和其他內容的辨識度， 例如：
      "掌握「分項列點 + 關鍵詞」兩個原則" 就會比
      "掌握分項列點和關鍵詞兩個原則來得更清楚" 更清楚一些。
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      1. Q1.
        明明都寫了， 為什麼對方還是沒看到 or 沒理解呢？
      2. Q2.
        為什麼 LINE 或線上討論總是「各自表述」、來來回回呢？
      3. Q3.
        要如何「先回答重點」？
      4. Q4.
        怎麼回答才有重點、讓人有印象？
      5. Q5.
        要講的內容很多，要怎樣講清楚、說明白呢？
      6. Q6.
        每次都問一樣的問題，一直回答很累 ...
      7. Q7.
        為什麼要分段列點？
      8. Q8.
        為什麼要用關鍵字？
      9. Q9.
        下標題，超重要的！
      10. Q10.
        空格、換行這類的排版，真的有這麼重要嗎？
      11. Q11.
        文章，不會寫怎麼辦？
      12. Q12.
        寫東西，有哪些要注意的？
      位置
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      資料夾名稱
      快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
      發表人
      蘇德宙
      單位
      台灣數位訓練課程
      建立
      2024-07-27 16:30:27
      最近修訂
      2024-07-29 06:47:56
      1. 1.
        專案主題快速導讀
      2. 2.
        成功方程式
        1. 2.1
          專案執行，成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
        2. 2.2
          計畫執行，從開會、執行到結案，可以很簡單！
        3. 2.3
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        1. 4.1
          每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式！
        2. 4.2
          會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率！
        3. 4.3
          討論 or 回應，先講重點就對了
      5. 5.
        經驗傳承
        1. 5.1
          專案經驗，要花時間整理嗎？
        2. 5.2
          為工作經驗，建立索引 (需要時，找得到)
        3. 5.3
          寫案例分析
        4. 5.4
          經驗，可以 10 倍速傳承！
      6. 6.
        推動很困難？
        1. 6.1
          改變 or 推動新制度，原來可以這麼簡單！
        2. 6.2
          冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
        3. 6.3
          PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
        4. 6.4
          5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回！
        5. 6.5
          五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
        6. 6.6
          番茄鐘工作法 ~ 提高效率、解決拖延
      7. 7.
        其他
        1. 7.1
          高效率執行專案，以導入 eLearning 平台為例
        2. 7.2
          客戶服務的最佳實踐 ~ 結合互動、FAQ、累積經驗、教育訓練與專案執行！
      8. 8.
        操作教學
        1. 8.1
          [操作] xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手!
        2. 8.2
          [操作] 專案成功方程式 ~ 開工作 X 每日站立會議
        3. 8.3
          [操作] 計畫執行，從開會、執行到結案，可以很簡單！
        4. 8.4
          [操作] 開工作，專案導入的第一步！
        5. 8.5
          [操作] 敏捷專案
        6. 8.6
          [操作] 每日站立會議
        7. 8.7
          [操作] 團隊管理
        8. 8.8
          [操作] 會議管理
        9. 8.9
          [操作] 為經驗建立索引 (萃取經驗)
        10. 8.10
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        11. 8.11
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