以下是每一篇文章的重點整理,方便您更快掌握整體架構與有興趣的主題。
A. 快速入門
從應用到操作,有效解決專案執行常見的困擾!
給我半天的時間,就可以學會一輩子受用無窮的工作技能,絕對是物超所值、超划算的投資。
- 工具 + 做法,照著做就很簡單!
好的工具可以事半功倍,對的做法則是成功的必要條件。
抓住幾個簡單的幾原則,就可以有效解決分派工作、溝通認知落差、不好追蹤、品質難以控管 ... 這些困擾。
- 操作教學
從專案執行、會議管理、到看板,一步一步的操作與完整的 FAQ,幫助您快速掌握 xms+ 超強超實用的專案管理功能。
B. 成功方程式
平常工作中面臨的困擾,80% 都可以透過「開工作 X 每日站立會議」來改善。
- 導入專案,成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
從專案執行常見的問題切入,如認知落差、不好追蹤、遺漏、工作分配不均、 ... 等,分析現況並提出具體可行的解法,而且只要 1~2 週就可以導入成功!
- 計畫執行,從開會、執行到結案,可以很簡單!
無論是企業的專案 or 學校、國科會的計畫執行,只要做好一件事「開工作」,並遵循步驟做該做的事,一切就會水到渠成,結案沒煩惱。
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忘記?溝通認知落差?「寫下來」就對了!
口說無憑、也會忘記 ... 要如何寫才清楚?寫下來還是不遵守? 沒問題,照著步驟練習就可以搞定!
- 敏捷專案,更高效率的專案執行方式
傳統專案執行,就是要規劃好一切,照著固定階段,按表操課、做出完整成果才交付 ... 在變化快速的今天將面臨許多問題,換個方式,就海闊天空。
C. 開工作
口說無憑,寫下來就對了,一個小小的動作,就可以解決執行、追蹤、認知落差等惱人的問題。
- 開工作,專案導入的第一步!
紀錄做什麼、怎麼做、誰負責、期限,這是解決追蹤與認知落差的一切基礎,還有,將工作拆成獨立、小一點的工作會更好執行與追蹤。
- 知難行易 ~ 工作拆解 (WBS)
開始的秘訣,就是把複雜的事分割成一件件做得到的小事,然後從第一件開始 ~ 馬克吐溫。
- 期限很重要 ~ 帕金森陷阱
即使有再多的時間,事情仍拖到最後一刻才完成,「期限」可以幫助我們更專注、更有效率。
- 如何訂目標? 符合 SMART 原則就對了
小到開工作,大到計畫目標,遵循 Specific (明確的)、Measurable (可衡量的)、Achievable (可達成的)、Relevant (相關的) 和 Time-bound (有時限的) 5 個原則,就會更明確、好執行。
- 開工作,要怎麼寫才清楚、好執行?
目標當然就是「別人一看就懂 or 一年後的自己也看得懂」,怎麼寫呢?分段列點、抓出關鍵字,再加上適當的排版增加辨識度 (更容易閱讀) 是重點。
開會,是驅動整個公司 or 計畫得以運作的重要活動,只要小小的技巧,就可以解決許多大家常遇到的困擾。
- 每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式!
每天花 10 分鐘就好,讓同仁輪流報告「昨天完成的、今天預計要做的、有沒有遇到困難」這 3 件事,就可以解決專案 80% 以上的困擾,別懷疑,就這麼神奇喔。
- 會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
會議這麼多又無效率 ... 3 個重點,徹底告別「會而不議、議而不決、決而不行、行而不追」的痛點。
- 討論 or 回應,先講重點就對了
明明都寫了,為什麼對方還是沒看到 or 沒理解呢?善用 PREP 表達框架,就可以凸顯重點,幫助理解、並加深印象。
E. 經驗傳承
執行專案需要大量的經驗,如果可以有效紀錄與傳承,下次就可以參考照著做,也減少重複的錯誤。
- 專案經驗,要花時間整理嗎?
沒意願、不好寫、寫了也沒人看 ... 與其為了寫而寫,倒不如換個方法,幫助事情做的又快又好之外,還可以讓紀錄經驗變成水到渠成的結果。
- 為工作經驗,建立索引 (需要時,找得到)
開工作、寫記錄很好,但隨著資料越來越多,要用到時卻找不到 ...,同樣的錯誤還是不斷發生?
- 寫案例分析
不經一事、不長一智,鑑往知來,如何減少再次發生? 那就用 4 個重點整理事件的始末,找出問題真正的原因、並思考未來如何避免的方法吧!
- 經驗,可以 10 倍速傳承!
同樣的問題不斷重複發生,或是之前做過卻忘了當初怎麼處理的 ... 那就改善傳統的教育訓練,讓經驗傳承更有效率!
F. 推動的問題與處理技巧
工作中總會遇到執行方法 or 「人」的問題,只要照著原則做,很多事情就會迎刃而解。
- 改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
導入新制度 or 系統可以很簡單,就 ABC 三個原則!
- 冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
大家都抗拒改變,而且總是有人扯後腿、說風涼話 ... 這篇整理自「冰山在融化」一書上的好方法與應對技巧。
- PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
事情通常不會一次到位 100 分,但只要照著 4 個步驟執行,就可以持續改善,越來越好!
- 5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
事情總是講不清楚、沒重點?用 5W2H 的方式描述就對了。
- 五遍訊息溝通原則
高達 90% 的人,有認知落差、溝通的困擾,結果就是來來回回,浪費大家的時間又挫折 ... 那就試試看日本企業大量採用的方法,主管要交代事情時,要遵循 5 個步驟。
- 番茄鐘工作法 ~ 提高效率、解決拖延
告訴自己,就只花 25 分鐘而已,轉個念換個心情,立刻就能解決「拖延」的問題,並提高效率,心情就會變好!