工作中，如果有以下的困擾，那就「寫下來」吧！
- 容易忘記
這就是為什麼知識管理這麼重要的原因，只是不容易推動，通常第一關「紀錄經驗」就卡住，解法當然也是「寫下來」囉。
- 溝通認知落差
根據統計，90% 的人在工作中 (和客戶專案執行時)，都有同樣的困擾，花點時間寫下來，清清楚楚的，總比弄錯方向很努力做白工，事情來來回回，大家都辛苦又挫折來得好，這也是為什麼日本人很重視五遍信息溝通的原則。
口說無憑、也會忘記。
如果可以寫下來，因為可以共同參考，問題鐵定可以大幅改善。
寫下來，沒有想像中的困難喔
講都容易，但現實通常很骨感！
因為大家都沒這個習慣，而且工作都這麼忙了，嘴巴講清楚就好，還要浪費花時間寫下來增加負擔 ...
更重要的是，很難寫耶，寫下來又被主管碎碎念，沒重點。
針對這些問題，解法不難喔。
- 沒習慣、很忙
那就每天固定花 10 分鐘就好，絕對不會影響現在的工作，也不好拒絕。聽起來好像有道理，可是時間這麼短可以寫什麼？寫不完怎麼辦？ ... 這些問題的解法可以參考：「職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！」。
- 很難寫？
我們的目的是希望清楚表達，不是寫意境幽美的文章，直白易懂比較重要。
只要抓住幾個原則就很簡單！
以下是參考原則：
- 標題
就是濃縮內容背後複雜的資訊，讓別人 or 一年後的自己可以快速掌握重點。
- 內容
掌握「分項列點 + 關鍵詞」兩個原則就對了。
「分項列點」的好處是重點清楚、方便執行，可以避開「敘事文」還要自己從一段內容中解析重點。
「關鍵詞」則有助於溝通、呈現結構和幫助記憶。
要寫成「文件」還是「問題」的形式呢？
xms+ 的特色，
可以在 文件下方整理相關的 FAQ，讓閱讀 / 執行時碰到問題時，可以快速查詢過去的處理經驗。
因此，可以遵循以下原則判斷：
- 文件：適合「專業知識 / 規範 / 步驟流程 (SOP)」等，就像一份 word、pdf、ppt 的內容。
- 問題：將遇到的問題收集到文件下方的 「問題Q&A」，也就是過去的經驗 (或 FAQ )。
以下面內容為例：
勞動部於110年7月7日修正發布「職業安全衛生教育訓練規則」，增設「高空工作車操作人員」規則，須接受相關安全衛生教育訓練課程16小時，且須通過學術科測驗，自111年7月7日實施，教育訓練課程如下 ...
雖然可以寫成問題的形式：
「高空作業車操作人員的要求?」
但因為是規範，更適合用文件來呈現：
「高空作業車操作人員訓練要求」。