知難行易 ~ WBS 工作拆解

文章重點：

覺得事情很困難，不知道怎麼開始？
根據要交出的成果，分拆工作
分拆工作的好處
案例練習

會議中，小張被老闆指派為新任務的負責人，目標是要製作出「敏捷專案管理的 10 分鐘微課程」，

面對這突如其來的挑戰，他完全沒有頭緒，覺得事情很困難，不知道怎麼開始進行 ...

還好一旁的同事告訴他一個很棒的技巧 ~ WBS 工作分解，瞬間讓小張戰鬥力滿血、躍躍欲試接受挑戰。

根據要交出的成果
把任務拆解成更小、更好管理的工作

這也正是馬克吐溫的名言 ~
「取得領先的秘訣是先開始。而開始的秘訣，就是把複雜的事分割成一件件做得到的小事，然後從第一件開始。」

把複雜的專案，分解成更小更容易管理與執行、追蹤的部分，然後各個擊破。

把大任務拆成小工作，有很多好處

比較容易完成 (困難的分割)
有時候會因為工作所需的資源、時間太多，而使人卻步，
進行拆解後，我們會發現其實沒有想像般困難，而比較容易開始，也更有力量去完成。
執行更有效率、成就
因為要拆解，事前的規劃就會更仔細，
讓目標更明確、獨立，責任分配很清楚，時程也更容易掌握。
加上工作小，執行時更容易專注、有節奏並容易完成，也會更有成就。
更明確的進度、減少拖延
避免因為某個細項而讓工作無法完成，造成越來越多工作無法如期完成，不小心就會養成拖延的習慣。

該怎麼拆呢？
接下來，就讓我們跟著小張的案例，來看看幾個拆解時的原則吧 ~

重點

1.
以「成果」為導向 (Result、What)
從「要交出哪些成果」來思考「要完成哪些事」，
因為這可以確保所有工作都有明確的「目標」，而更好進行驗收。

例如，任務目標是

製作敏捷專案管理 10 分鐘微課程
內容要包含「影片、測驗、簡介」
小張就可以依據目標，拆解出「製作影片、設計測驗、設計簡介」三個工作。

接著，同樣道理，「製作影片」也可以再細分成「撰寫課程文稿、撰寫分鏡稿、製作投影片、錄影」四個小工作，如下圖。
2.
工作不重複、不遺漏 (What)

大致把任務拆解後，
小張還是有點擔心遺漏了必要工作，不知道拆的對不對 ...

最基本的檢驗方法，
就是「工作不重複、不遺漏」的概念，跟 MECE「相互獨立、完全窮盡」的原則是一樣的。
是否有重複？
小張發現「課程文稿」和「分鏡稿」的內容其實很相似，不需要分別列出。

而分鏡稿中，除了說明課程內容，還會詳細寫出哪裡該切換畫面，所以選擇留下「撰寫分鏡稿」就可以了。

是否有遺漏？
他也發現除了影片、測驗和簡介，還有一個重要物件需要完成，那就是「封面圖」，這是課程是否能吸引人點閱的關鍵之一。

因此，補上「設計封面圖」這個工作，才表示製作微課程的任務已經被拆解的很「完整」，沒有遺漏了。
3.

一個工作，只有一個負責人 (Who)
接下來，小張還需要決定每個工作要由誰來做。

基本上，一個工作就讓一個人獨立負責，

單一窗口概念，可以減少額外的溝通、互相等待的問題。

如果有工作需要多個人處理，

建議就再按照每個人負責的部分，切割成更小的工作。

例如，假設 2 個人「製作投影片」效率會更好，
就可以再細分成「版面設計」、「轉場與動畫設計」，並清楚指定負責人。
4.
工作期限，避免太長 (When)

進行到這裡，小張基本上已經知道有哪些必要工作了，
但是他還有個疑慮，就是到底要列到多細呢？
其實，這可以用工作需要花費的「時間」來評估。

原則上，不用把半小時、十幾分鐘的工作列出來，
但是一個工作最好在 2 天內可以完成，並進行驗收，因為這樣就能更有效的追蹤進度，及早發現問題並調整。

而這也是為什麼製作課程影片，會再拆解成撰寫分鏡稿、製作投影片和錄影的原因。