1. 知識庫
  2. 目錄總覽
  3. 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
專案執行，可以簡單又有效率！
做法就是「開工作 X 每日站立會議」，有效解決以下常見的困擾：
  1. 認知落差
  2. 不好追蹤
  3. 遺漏
  4. 工作分配不均
  5. 同仁配合度低
  6. 經驗不好傳承
  7. 臨時插件
  8. 拖延 ...

以下的 xms+ 操作教學分成 4 個部分：
  1. 開始前的預備
    建立專案、團隊、加入成員

  2. 基礎操作
    開工作、發討論 、寫紀錄，更多的教學可以參考：「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」

  3. 每日站立會議
    昨天完成了什麼、今天要做什麼、有遇到問題嗎

  4. 疑難雜症的解方
    系統有哪些功能來改善追蹤、遺漏、分配不均、配合度低、 ... 等困擾 

關於如何解決困擾的更多說明，可以參考：
重點

  1. 開始前的準備
  2. 1.
    建立專案
    專案，就想成是 LINE 群組就好，
    除了方便討論之外，更可以建立工作，方便後續的執行、追蹤等。

    [建立步驟]
    有 3 種建立專案的方式
    1. 直接在專案中心的側欄「建專案」，操作最簡單
    2. 進入「專案管理」後建立
    3. 團隊管理者，進入我的團隊頁面後，建立團隊下的專案

    [加入成員]
    就像建立完 LINE 群組要加入成員一樣，
    進入專案後，從側欄的「專案成員」 即可加入。

    [ 設定 LINE 通知 ]
    將開工作、討論、完工等事件，主動通知到 LINE 群組，設定細節可以參考「 設定 LINE 通知 」。

    關於專案的基礎教學，可以參考：


    Q1. 誰可以建立專案？
    團隊管理者、專案中心管理者、系統管理者，更多說明，可以參考 FAQ：

    Q2. 團隊下的專案，和一般專案有什麼不同？
    只有一個差異，團隊下的專案，「成員」會自動包含團隊成員。
  3. 2.
    建立團隊
    建立團隊的好處是
    • 自動加入專案成員：團隊成員，會自動成為團隊下專案的成員 (不用一一設定)
    • 彙整跨專案的工作：可以檢視彙團隊成員在所有專案的工作狀態 (不用一個專案一個專案查看)

    主要操作步驟包括：
    1. 新增團隊
      專案中心管理者 or 系統管理者，從側欄進入「團隊管理」後，就可以建立。

    2. 設定團隊成員
      進入團隊後，從側欄的「團隊成員」即可加入。

    3. 建立團隊下的專案
      進入團隊後，從側欄的「團隊專案」即可建立。

    Q. 可以變更專案所屬的團隊嗎？
    可以，進入「專案管理」後即可變更，更多說明，請參考 FAQ：


  4. 基礎操作
  5. 3.
    開工作
    從「專案中心」進入特定專案後，點「新增工作」，並填寫
    1. 期限：這很重要喔，可以幫助我們更專注，避開「帕金森陷阱」。
    2. 負責人：這個工作的單一窗口
    3. 內容：用「逐項列點」的方式描述要做的事情，方便執行與溝通。

    關於「開工作」的技巧，可以參考
  6. 4.
    發討論
    遇到問題就問，可以減少認識落差。

    系統提供 2 種討論的機制：
    1. 工作討論：和工作有關的討論，就可以進入工作「發討論」，讓討論更聚焦。
    2. 專案討論：一般的討論，直接在專案主頁發討論

    小技巧：
    可以設定將討論同步發到指定的 LINE 群組喔，操作可以參考 FAQ：
  7. 5.
    寫記錄
    執行過程中，可以寫下和工作相關的紀錄。

    例如，每完成一個項目，
    就在檢核清單中打勾，並在處理紀錄寫下執行結果 or 上傳圖片、檔案。

    如果遇到困難 or 問題，
    就在紀錄中標註「TBD (to be discussed)」，寫下待討論的內容，也方便站立會議時提出來。
  8. 6.
    完成工作
    工作完工後，在寫處理紀錄的同時，將「狀態」欄位改成「已完成」。

    補充：
    已完成的工作，可以透過「驗證紀錄」進行驗證。
    若驗證不通過，工作狀態就會回到進行中，讓負責人依照驗證紀錄逐項處理。


  9. 每日站立會議
  10. 7.
    昨天完成了什麼
    進入團隊後，透過篩選條件就可以快速檢視每個人「已完成」的工作清單，工作旁有打勾的，代表已經驗正完畢。

    表格欄位說明：
    1. 編號：這是工作的流水號， 可以查看完整的工作內容與處理紀錄。也可以透過搜尋「@編號」進入。
    2. 專案：進入專案的頁面
    3. 工作標題：展開工作內容

    小技巧：
    側欄的「工作紀錄與總覽」，會顯示更詳細的工作清單，包括近期 2 筆的處理紀錄。
  11. 8.
    今天預計要做什麼
    只要有遵循 2 個原則
    1. 期限很重要
    2. 按照順序一次處理一個工作
    將狀態切換到「進行中」、並篩選負責人，
    就可以查看今天要做的事情。

    從側欄切換到「工作紀錄與總覽」 (如下圖)，
    可以更詳細的工作清單，包括近期 2 筆的處理紀錄。
  12. 9.
    有遇到問題嗎？
    執行時遇到的困難 or 問題，
    如果有在處理紀錄寫下來，並特別標註「TBD」(to be discussed)」，就可以透過「工作紀錄與總覽」快速檢視 (如上圖)。

    另外，也可以在遇到問題時，直接發工作討論，就不用等到會議中才討論。

    小技巧：
    如果不是團隊都需要知道的，
    就不用在會議中討論，會議後個別討論就好，避免會議時間過長。


  13. 各種疑難雜症，藥到病除！
  14. 10.
    追蹤
    這簡單，進入團隊後，就可以看到團隊中所有人相關工作的狀態，按照期限排序，進入，
  15. 11.
    追蹤 ~ 專案進度
    進入專案後，就可以看到依照期限排序的工作清單。
    1. 逾期的工作，在期限欄位會用醒目的背景色標示。
    2. 透過側欄，可以快速切換到「進行中、已完成」的工作清單。
    3. 工作與紀錄總覽，可以同時顯示工作清單與近期 2 筆的處理紀錄。
  16. 12.
    追蹤 ~ 個人工作
    進入團隊後，透過「負責人」的篩選條件，
    就可以檢視「團隊成員」中每個人在不同專案的所有工作以及狀態，例如「已完成、已驗證」等。

    Q. 為什麼有些工作沒有標題，只顯示 - 呢？
    這是因為你不是該專案的成員，沒有權限閱讀。
  17. 13.
    遺漏
    只要有開工作，基本上就不會遺漏。

    一進入專案中心，就會看到自己進行中的工作數量清單，點「更多」會列出依照期限排序的所有工作清單，接著按照順序一項一項的執行就好， 如果是逾期的工作，系統也會自動於期限前寄信提醒。

    若要檢視專案的工作清單，
    就可以進入專案，從「進行中」的清單中查看還沒完成的工作。

    如果擔心工作內容遺漏呢？
    可以在工作內「新增檢核清單」，完成一項就勾一下。
  18. 14.
    分配不均
    每個人目前有哪些工作在進行？
    可以從「團隊」的側欄進入「工作執行」， 透過區間篩選，查看每個人「最近」進行中的數量。

    如果想分派給某個人呢?
    就可以從團隊的主頁看到他目前正在執行哪些工作的清單，
    如果負擔已經太大，就可以將他身上的工作轉給其他人處理。

    因為資訊透明，要做的事很清楚，當然就可以避免分配不均。
  19. 15.
    配合度低
    就像前面的步驟，從「團隊」中就可以看到每個人身上的工作清單，
    身上有沒有工作、要執行多久的就有所依據，絕對可以有效減少不配合的「藉口」。

    例如，下圖的「王大明」最近都沒事做，
    3 天後要執行的工作很簡單，即使配合度再低也很難找理由拒絕 ...
  20. 16.
    經驗不好傳承
    以前的人怎麼做？
    從「職務工作盤點」or 全文搜尋，就可以快速連進工作，查看過去處理的方式 or 討論。

    關於職務工作盤點的操作教學，可以參考：
  21. 17.
    臨時插件
    插件，有時候無法避免，但可以減少衝擊 ...
    只要有開工作，從「團隊」中就可以快速得知每個人近期的工作，知道誰手上的工作比較不急迫。

    站立會議時就很適合進行這類的討論，例如
    1. 積極的人，通常會主動承接，但可能工作已經太多了
    2. 消極的人，因為資訊透明，也會比較願意接受。
  22. 18.
    拖延
    只要守住「工作不逾期」這個原則。

    在每日站立會議中，透過團隊檢視同仁的工作清單，
    每天檢視、提醒 or 適當的調整期限，
    1~2 個星期後絕對可以大幅改善！
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    資料夾名稱
    快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
    發表人
    王大明
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2024-08-02 07:58:23
    最近修訂
    2024-11-18 07:02:29
    1. 1.
      快速導讀
    2. 2.
      重點筆記、索引
    3. 3.
      快速入門
      1. 3.1
        工具 + 做法，照著做就很簡單！
      2. 3.2
        [操作] xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手！
      3. 3.3
        [操作] 會議管理
      4. 3.4
        [操作] 看板模式
      5. 3.5
        [操作] 團隊管理
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