善其事，利其器 ~ 好的工具能讓工作事半功倍
好的做法，則可以避免殺雞用牛刀用錯地方，是成功的關鍵。
每次開會 or
進行專案時，
你是否常常常常面臨這些困擾？
遇到溝通不良
工作分派不清
事情很難追蹤
品質難以控管
....
若沒有系統輔助，
大家就只能各憑本事，用盡各種方法
記錄在筆記本
用 excel、keep、trello 等各種工具或只靠印象努力追蹤
透過 email、LINE ... 等不同的工具溝通與提醒
...
然而，結果還是不如預期 ...
因為，當每個人對工作內容的認知不同，就很容易落入雞同鴨講，常常工作一多就一團混亂 ...
就 3 個重點
規劃：要清楚明確
- 執行：分派任務後，就要落實「溝通、追蹤、驗證」
- 工具：要有好的工具輔助，上述工作才能事半功倍
這是第一步，就如同古人的智慧 ~
禮記大學篇
知止 (目標) 而后有定，定而后能靜，靜而后能安，安而后能慮，慮而后能得。
物有本末 (重要性)，事有終始 (優先順序)，知所先後 (關鍵)，則近道矣。
也就是說，做事時，要有清楚的目標、重要性和處理的優先順序！
做法也很簡單，就 2 個重點
要做的事，開工作
依據「WBS」工作分解結構的原則，將複雜的任務拆解成一件一件做得到的小工作，
並且清楚紀錄負責人、工作內容、期限。「知止 (目標) 而后有定」就輕鬆達標！
依據期限、重要性排序
就能做到「 物有本末 (重要性)，事有終始 (優先順序)，知所先後 (關鍵)」
就只要像寫記事本一樣，將要處理的事情在 xms+ 系統上開工作 ~ 指定負責人、明確寫下工作項目並設定期限！
接著，系統就會負責協調所有的事情，
從通知負責工作的人、快到期提醒、完工通知、彙整相關討論、歸類等，一切都會自動完成。
。
若想了解更多關於如何開工作的技巧，可以參考：
2. 執行 ~ 溝通 + 追蹤
分派任務、指定負責人後，
接著就按部就班、一次專注處理一個工作就好。
開工作清楚交辦工作是第一步，
這能有效避免「事情交代 A、卻聽成 B、最後還歪樓做成 C」的窘境。
如果有疑問呢？
無論是工作內容、或是做不完、甚至是為什麼是我要做？ ... 等，反正問就對了。
只要事情清楚、溝通順暢，
就可以減少來來回回和不必要的摩擦與誤解。
有了清楚的規劃，包括「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」，
接下來的關鍵就是追蹤工作進度囉。只要每天花 5 ~10 分鐘執行「每日站立會議」就能搞定。
此外，站立會議的好處超多，
它不僅能解決專案中常見的各種問題，比如：認知落差、遺漏、工作分配不均、團隊配合度低、經驗不好傳承、 .... 等，還能增進團隊的凝聚力。
當然，工作完成後的驗證也非常重要！
畢竟沒有人是完美的，，double check 謹慎一點總是好的，能有效減少錯誤，避免導致功虧一簣 or 埋雷的機率。
整理一下重點：
- 溝通
有問題就問！避免誤解。
- 追蹤
期限很重要，可以避開「帕金森陷阱」，
事情總是拖到最後一刻的問題。
- 驗證
確保工作成果，減少錯誤。
好的「溝通」和「追蹤」絕對是專案成功的關鍵！
怎麼說呢？更詳細的解析，可以參考以下這篇內容
3. 工具 ~
xms+ 專案管理
工欲善其事，必先利其器 ~
xms+ project 是一套完美結合工作管理與知識管理的系統，專為提高工作效率與品質而設計。
只要登入 xms+ 系統，和你相關的資訊就清清楚楚 :-)
- 今天要完成的工作、哪些已經過期
追蹤就輕鬆搞定，永遠不會遺漏。按部就班，一次處理一個工作，心無旁騖。
- 這個星期還有哪些事情要處理
除了今日事今日畢之外，近期的目標也很重要!
- 我要驗證的
列出要我驗證的工作，工作指派時可以指定誰要驗證，double check 為品質把關
- 相關討論
遇到問題，就立刻發討論 (不會忘記)，有想法，就直接提出，讓溝通無礙！
因為有紀錄，就可以減少落差，提升品質。
- 通知
被指派的、快過期的或要我驗證的工作等，系統都會主動透過 email 或 LINE 通知。
- 各類統計
一次掌握團隊或專案的所有工作狀態，包括進行中的工作、完成數量、過期的有多少、驗證不通過的是哪些 ... 還可以匯出 excel，方便主管掌握團隊工作進度，進行適當的規劃，提升士氣與效率。
xms+ 提供簡潔直觀的操作流程與實用又強大的功能，
完美滿足以上需求，助您達成：
高效率：當工作安排井然有序，效率與品質自然就會提高，讓您時間花更少、事情做更好。
知識管理：讓團隊知識 / 經驗紀錄變成水到渠成的結果，順勢完成知識管理。
掌握這些簡單的技巧，幾乎就可以解決 80% 以上的工作挑戰！
只要願意花半天的時間照著以下手冊練習，就能學會一輩子受用無窮的工作技能，絕對是超划算的投資喔。
Q：xms+ 和 google calendar 追蹤或 trello 有什麼不一樣呢?
表面上都可以紀錄工作、期限，但江湖一點訣，關鍵就藏在細節裏
- 介面設計
以 xms+ 的追蹤機制為例，就提供更細膩的彙整與清晰的列表、通知與相關過濾機制。
- 團隊溝通
彙整和您相關的工作、討論與紀錄，方便快速檢視與提醒，可以大幅減少認知落差而產生結果不如預期的問題。
- 資訊、報表彙整
例如，從團隊、專案、個人、客戶角度檢視工作等。
或許這樣講還是有點抽象，那就親自體驗就了解箇中的差異囉。
最後，整理一些專案執行的經驗，提供您參考。
