善其事利其器，好的工具 (xms+) 可以事半功倍
好的做法 (策略)，則可以避免殺雞用牛刀用錯地方，是成功的重要條件。
每次開完會 or 專案進行，
分派工作、溝通認知落差、不好追蹤、品質難以控管 ...
這幾乎是大家面臨的共同問題。
若沒有系統輔助，
大家就只能各憑本事，用盡各種方法
記錄在筆記本
用 excel、keep、trello 等各種工具或只靠印象努力追蹤
透過 email、LINE ... 等不同的工具溝通、提醒
...
即使如此，結果常常還是不如預期 ...
因為彼此對工作內容的認知不同，就容易落入雞同鴨講的窘境，甚至常常因為工作一多就一團混亂 ...
就 3 個重點
規劃：要清楚明確
- 執行：分派任務後，就要落實「溝通、追蹤、驗證」
- 工具：要有好的工具輔助，上述工作才可以事半功倍
這是第一步，就如同古人的智慧 ~
要有清楚的目標、重要性和處理的優先順序。
禮記大學篇
知止 (目標) 而后有定，定而后能靜，靜而后能安，安而后能慮，慮而后能得。
物有本末 (重要性)，事有終始 (優先順序)，知所先後 (關鍵)，則近道矣。
做法也很簡單，就 2 個重點
要做的事，就開工作
紀錄清楚負責人、工作項目、期限，「知止 (目標) 而后有定」就輕鬆達標！
依據期限、重要性排序
按部就班、一次處理一個工作，
就可以做到「 物有本末 (重要性)，事有終始 (優先順序)，知所先後 (關鍵)」
2. 執行
分派任務指定負責人後，接著執行的過程中就要
- 溝通
有問題就問！避免目標是 A 卻以為是 B，最後還歪樓做成 C 的情況，
萬一因為認知落差而來來回回，大家都辛苦。
- 追蹤
期限很重要，可以避開「帕金森陷阱」，
事情總是拖到最後一刻的問題。
只要每天花 5~10 分鐘執行「每日站立會議」，就可以一次就搞定「溝通」與「追蹤」兩大難題。
- 驗證
人不可能完美，double check 謹慎一點總是好的，減少功虧一簣 or 埋雷的機率。
3. 工具
工欲善其事，必先利其器 ~
xms+ project 是一套完美結合工作管理與知識管理的系統。
提供簡潔的動線與實用強大的功能，
可以完全滿足上述的需求，達到
高效率：幫助工作做的又快又好，時間花更少、事情做更好。
知識管理：讓知識 / 經驗紀錄變成水到渠成的結果，順勢完成知識管理。
怎麼做呢？ 超簡單的 ~
就只要像寫記事本一樣，將要處理的事情在 xms+ 開工作 ~ 指定負責人、列出工作項目並設定期限！
接著，系統就會負責協調所有的事情，
從通知負責工作的人、快到期提醒、完工通知、相關討論的彙整、歸類等。
關於怎麼開工作的技巧，可以參考：
開工作清楚的交辦工作是第一步，
可以有效避免「事情交代 A、卻聽成 B、最後還歪樓做成 C」的窘境。
如果有疑問呢？
無論是工作內容、或是做不完、甚至是為什麼是我要做？ 等，反正問就對了。
只要事情清楚、溝通順暢，
就可以減少來來回回與不必要的摩擦與誤解。
有了清楚的規劃「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」，
接著我們還會面對追蹤、認知落差、遺漏、工作分配不均、團隊配合度低、經驗不好傳承、 .... 等執行過程中常會遇到的問題 。
好的「溝通」和「追蹤」絕對是解決的關鍵！
怎麼說呢？更詳細的解析，可以參考後面的說明或以下這篇內容
只要登入 xms+ 系統，和你相關的資訊就清清楚楚 :-)
- 今天要完成的工作、哪些已經過期
追蹤就輕鬆搞定，永遠不會遺漏。按部就班，一次處理一個工作，心無旁騖。
- 這個星期還有哪些事情要處理
除了今日事今日畢之外，近期的目標也很重要!
- 我要驗證的
列出要我驗證的工作，工作指派時可以指定誰要驗證，double check 為品質把關
- 相關討論
遇到問題，就立刻發討論 (不會忘記)，有想法，就直接回應，讓溝通無礙!
因為有紀錄，就可以減少落差，提升品質。
- 通知
被指派的、快過期的或要我驗證的工作等，系統都會主動透過 email 或 LINE 通知。
- 各類統計
一次掌握團隊或專案的所有工作狀態，正在進行的工作、完成數量、過期的有多少、驗證不通過是哪些 ... 還可以匯出 excel 讓主管確實掌握團隊與工作進度，做適當的規劃，提高團隊士氣與效率。
當要進行的工作井然有序，效率與品質自然就會提高。
Q. xms+ 和 google calendar 追蹤或 trello 有什麼不一樣呢?
表面上都可以紀錄工作、期限，但江湖一點訣，關鍵就藏在細節裏
- 介面設計
因為 xms project+ 以追蹤為主，會有清晰的列表、通知與相關過濾機制。
- 團隊溝通
可以大幅減少認知落差而產生結果不如預期的問題。
- 資訊、報表彙整
例如，從團隊、專案、個人、客戶角度檢視工作等。
或許這樣講還是有點抽象，那就親自體驗就了解箇中的差異囉。
只要願意花半天的時間照著手冊練習，就可以學會一輩子受用無窮的工作技能，絕對是物超所值、超划算的投資喔。
以下整理一些專案執行的經驗，提供您參考。
