[操作] 計畫執行，從開會、執行到結案，可以很簡單！

企業的專案 or 學校、國科會的計畫執行，

雖然大原則都一樣，但方式與重點可能會略有不同。

這篇操作教學主要是以一般計畫 or 學術計畫為主，從開會、討論、結論、分派任務、分組執行、互動到追蹤，在儘量不改變現有的執行流程下 (減少變動帶來的門檻)，只要照著做，就可以讓事情清楚、溝通順暢，整個計畫就會更好執行、追蹤、與整理結案報告。

更多關於計畫執行的技巧，可以參考：

https://learning.xms.tw/km/2356

重點

1.
開始前的準備
就像建立 LINE 群組一樣，會一起開會的，就建立一個專案，進行工作分派、執行、追蹤、討論等，還可以設定訊息通知到原來的 LINE 群組喔，步驟如下：

建立專案
系統管理者登入後，從專案中心側欄進入「專案管理」即可建立。

設定成員
進入建立好的專案，從側欄「專案成員」中加入成員。

設定 LINE 通知
將開工作、討論、完工等事件，主動通知到 LINE 群組，設定細節可以參考「設定 LINE 通知」。

更完整的操作教學，可以參考：

「[操作] 專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」
計畫會議
2.
發會議通知
透過以下步驟，就可以解決「會而不議」的問題。

執行「會議通知 / 發會議通知」 (圖1)
填寫通知內容 (圖2)

小技巧：

勾選「會議紀錄口自動建立 (草稿模式)」，就會將通知內容自動建立成會議紀錄的草稿模式，開會時就可以依照議題討論、紀錄，更方便！

圖1: 發會議通知

圖2: 將「會議通知」的內容變成「會議紀錄 (草稿)」
3.
寫會議紀錄
「議而不決」是開會蠻常見的問題，解法就是要有明確的討論議題 (會議通知)，並依此有結論和寫紀錄。

進入會議紀錄
從會議管理的清單中，進入發會議通知時自動產生的「會議紀錄」 (註)

編輯會議紀錄
點「編輯」功能即可修改會議紀錄。

備註：

直接寫會議紀錄
除了發會議通知時自動產生會議紀錄外，也可以直接「新增紀錄」

自訂會議紀錄的格式
每個專案都可以透過「設計表單」，設計專屬的會議記錄格式 & 設定審閱者。
4.
開工作執行
會議後的結論要執行，但現實常常是「決而不行」，很可惜。解法很簡單，就將要執行的任務「開工作」，紀錄「要做甚麼、誰負責、完成期限」，方便後續執行與追蹤，有清楚的紀錄，也可以減少認知落差帶來的困擾。

進入會議紀錄
點擊會議紀錄的名稱，就可以進入。

新增工作
決定負責人後，就可以直接透過「新增工作」指派，完成後就會出現在下方的「追蹤工作」區域，並顯示執行狀態 (進行中、已完成等)

加入工作
除了建立新的工作之外，也可以將現有的工作加入追蹤。

執行技巧：

建立新的會議紀錄時，要儲存之後才會出現「追蹤工作」的功能。
透過「管理 (含排序)」功能。可以排序追蹤清單
5.
追蹤進度
「行而不追」是會議常見的 4 大問題之一，從開會、討論、結論、分派任務執行 ... ，最後如果沒有好好追蹤並落實，前面一切的努力就都白費了。

xms+ 的專案管理提供很多追蹤的功能，從會議的角度切入，可以查看

整體的待追蹤數量
包括最近 1 個月、3 個月或全部的待追蹤的工作數量

每次會議的待追蹤
會議一開始，就可以透過每次的會議紀錄待追蹤的數量與完成度，快速瞭解執行進度
分組執行
6.
建立分組的專案
專案計畫中要執行的大項目，通常會分組進行，例如 RD 團隊負責開發、介面小組負責外觀與動線設計，外觀行銷團隊進行推廣活動等。

為了方便各小組的工作執行、追蹤、互動，一樣像 LINE 群組一樣，為每一個小組建立個別的專案。
7.
開工作
將計劃會要執行的項目，在分組的專案中另外開工作交辦同事執行。

關於「開工作」的技巧，可以參考
開工作，專案導入的第一步！
開工作、寫紀錄，怎麼寫才清楚？
8.

寫處理紀錄
進入工作後，就可以在處理紀錄區塊紀錄執行過程中 or 最後執行成果的資料，幫助工作執行。

如果工作已經完成，可以變更「狀態」為「已完成」。
9.

發工作討論
遇到問題就問，系統會即時通知到LINE群組，可以減少認識落差。
10.

完成工作
工作完工後，在寫處理紀錄的同時，將「狀態」欄位改成「已完成」。

補充：
已完成的工作，可以透過「驗證紀錄」進行驗證。
若驗證不通過，工作狀態就會回到進行中，讓負責人依照驗證紀錄逐項處理。
11.
每日站立會議
從專案的側欄「進行中的工作」進入，就可以快速切換「進行中、已完成」or 不同負責人的工作清單，快速掌握執行的狀態。

只要每天花10分鐘就好，這是執行、追蹤、解決認知落差最好的方法。

更完整的執行技巧，可以參考：

每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式！
[操作] 每日站立會議
整理結案報告
12.

紀錄每一項工作的結果
每個工作執行的成果，可以寫在處理紀錄。

如果是檔案，

點擊「上傳檔案」直接拖曳上去就可以了。
13.

整理結案報告
可以從各項工作的成果、執行過程中的記錄和討論，整理成結案報告，並存放到專案的文件區，透過新增文件，寫描述、上傳檔案附件。
補充
14.

專案規劃 (甘特圖)
計畫，總是趕不上變化 ...

雖然專案規劃很重要，但有時候容易流於形式，因此，建議採用原來熟悉的方式規劃 (如 excel、ppt) 就好，不要增加額外的負擔在系統建立。

如果有其他考量，還是希望建立規劃的甘特圖，可以參考：

「專案規劃」