[操作] 五遍訊息溝通法

如何避免交代 A、聽成 B、最後卻歪樓做成 C 呢？

可以學習日本企業大量採用的「五遍訊息溝通法」，就是主管要交代事情時，要遵循 5 個步驟：

交代清楚
可以善用 5W2H 思考法，盡可能明確交代人、事、時、地、物、數量等重要資訊
重述交辦事項
透過複述一次交辦內容 (What)，確保沒有誤解或遺漏，順利解決把 A 聽成 B 的問題。
為什麼要做？
詢問對方交辦事項背後隱含的目的，因為方向清楚，就可以減少執行時歪樓的機會。
你要怎麼做？
引導思考如何達成目標的具體做法，也可以藉此再次觀察是否真的有抓到重點，減少「說 A 聽 B 做 C」的問題。
有困難嗎？
鼓勵同仁遇到問題就問！或是主動詢問，未雨綢繆就能臨危不亂，提高成功率。

如何在 xms+ 實踐呢？重點步驟有

開工作 (重述交辦事項、為什麼要做？你要怎麼做？)
發討論 (有困難嗎？)
工作模版 (更容易落實 5W2H)

以下就以下面的案例，進行 xms+ 五遍信息操作重點教學。

更完整的專案的操作教學，請參考

「[操作] 專案成功方程式 ~ 開工作 X 每日站立會議」

案例：

主管交辦 ~ 阿明 (Who)，公司周年慶為了衝刺小家庭買氣 (Why)，我們要做社群行銷；想請你針對主打的電視和氣炸鍋，各寫 1 篇行銷文案 (What)，總共 2 篇 (How Many)；明天下班前 (When) 要完成喔

重點

1.

開始前的準備

要先建立專案，才可以在其中開工作。
每一個專案就像是 LINE 群組一樣，可以設定專案成員，並可以在其中討論、開工作執行、追蹤等。
2.
建立工作
交辦後，建議當下就讓執行者開工作寫下來，實踐「重述交辦事項」。

以主管交辦阿明周年慶的行銷文案為例，

工作內容可以這樣設計：

標題 (What 做什麼)：寫週年慶的行銷文案
負責人 (Who)：阿明
期限 (When)：2024/8/25
內容 (Why + What + How)：如下圖
3.
遇到問題，就發討論！

在執行過程中，讓同仁遇到問題時隨時發問，就可以針對「有困難嗎？」進行解決。

系統提供 2 種討論的機制：
工作討論
和工作有關的討論，就可以進入工作「發討論」，讓討論更聚焦。

專案討論
一般的討論，直接在專案主頁發討論
工作模版
4.
建立模版

透過工作模版，除了可以節省輸入的時間外，更重要的是有清楚的框架，會更好遵循。
需求 (為什麼要做)
工作 (重述工作內容)
補充 / 提醒 /注意事項 (怎麼做)

開工作前，
可以先在「專案中心 / 工作模版管理」中新增模版，例如：

--

需求： (為什麼要做)

工作： (重述工作內容)

1.

a.

b.

2.

3.

補充 / 提醒 /注意事項： (怎麼做)

1.

2.

小提醒：

權限：只有「專案中心管理者」和「系統管理者」可以建立並管理模版。
編輯、刪除：在模版旁的下拉工具中
5.

套用模版

新增工作時，點「插入模版」即可選擇想要的模版並套用。