問題處理
這問題好像有人處理過，但就是找不到是誰處理的，或是找到以後，卻忘記怎麼做了 ...
如果當時處理的時候有紀錄，需要的時候找得到，問題自然就解決了！
這不是大家都知道的嗎？但就是做不到呀，其實沒有想像的這麼困難，只是願意每天多花 10 分鐘就搞定。
以下將以 RD 的日常工作 「問題處理」為例，
從發現問題開工作執行，解決過程留下紀錄、到下次碰到時參考之前的經驗，帶您實際在 xms+ 平台上體驗。
關於更多的說明，可以參考：
「從工作中萃取經驗」
重點
- 1.開工作執行確認問題後，就可以建立工作 (如下圖)，內容包括：
- 需求 or 問題
清楚知道「為什麼要做 (Why)」很重要，因為目標很明確，就比較不會歪樓。
- 工作項目
明確地逐項條列，方便執行、也減少認知落差與遺漏。
詳細的操作教學，可以參考短片：
- 需求 or 問題
- 建立經驗索引
- 1.新增工作事項在分派工作時，常常就可以知道要怎麼處理 or 完成後可以得到什麼經驗，開工作的同時，就可以順手花個 2 分鐘建立索引，因為當下沒寫，以後就很難。如果沒時間呢？那就先加上標籤「案例」，之後有空再慢慢整理就好。還有呀，下標題很重要，一定要守住具體、明確兩個原則。舉個例子：標題如果寫「錯誤的做法」，就會不知道是怎樣的錯誤，改成「多國語言，不要用串接處理」是不是明確多了呢？延伸閱讀：
- 操作教學：「職務工作盤點，快速入門」
- 下標題技巧：「開工作、寫紀錄，怎麼寫才清楚？」
- 2.設定參考做法透過「設定參考做法 / 連結工作」，建立和特定工作的關係 (問題、解法等)。這時候，「工作事項」就相當於經驗的索引，方便日後透過清單檢視或搜尋快速找資料。Q1. 工作有很多記錄時，會不會不好找到案例經驗的整理呢？會！ 這時候可以改成用 FAQ 或文件來整理處理記錄的經驗，但這對一開始的同仁可能會不習慣，因為除了處理記錄之外，還要在另一個地方寫，因此，可以視團隊的情況調整喔。Q2. 同一個工作項目，可以建立多個參考做法嗎？不行，但可以用文件來整理相關的參考做法 (可以參考下方的技巧)。
- 3.搜尋經驗每個職務都有各自的「工作盤點」頁面，加入到職務人員後，就可以在自己的職務工作盤點內進行搜尋，沒有其他干擾資訊，更容易找到需要的資訊。
- 分類整理
- 1.新增分類當工作事項累積越來越多以後，就可以進行分類，具體操作如下：
- 在「新增工作事項」時，建立分類
- 進入「類別管理」，建立分類
由於工作事項清單是依據建立時間排序 (新建立的放前面)，如果想要進一步排序與整理呢？可以切換檢視模式到「類別檢視」。為了降低使用的複雜度，目前系統設計僅提供一層分類，若需要多層次的分類，可以利用文件或資料夾來達到同樣的目的。
- 2.更多層次分類 ~ 使用資料夾當累積到一定的數量後，就可以使用知識庫進行更完整的整理。
- 建立目錄 / 資料夾，並整理其中的文件結構 (如下圖)。
- 可以將工作事項的「參考做法」，使用「連結網頁」的方式，建立工作事項和資料夾之間的關連。
- 經驗傳承
- 1.建立課程、設計測驗
- 2.定期複習許多研究都告訴我們，回想是幫助學習與長期記憶的一項強大工具，因此，可以透過每 6 個月開一門線上課程 (含測驗)，就能夠將這些經驗內化成本能，減少重蹈覆轍的機率。案例分享台灣有一家全球前 10 大的 IC 設計公司，每 3 個月就會 review 過去的重要經驗，就這麼簡單的制度，讓他們 IC Tape-out 的失敗率硬是比同業低，節省大量成本並贏得市場先機。
- 補充技巧
- 1.標示成「案例」因為一天只花 10 分鐘整理，有很多工作中發生的經驗無法第一時間整理，就可以為工作加上「標籤」，之後再透過「篩選」列出清單，讓重要經驗不遺漏。
- 2.寫處理記錄如果是案例經驗，建議可以透過固定格式整理，之後參考就會更有效率，例如：
- 問題是什麼
- 關鍵原因
- 解決方法
- 未來如何避免
思考未來如何避免尤其重要，幫助自己成長之外，更是持續改善的關鍵。
- 3.多案例時，可以用文件整理當同一個問題發生多次時，在工作事項的「參考做法」就可以使用「新增文件」，並在其中記錄
- 問題描述、解法、未來避免等原則的整理
- 相關案例清單和簡單描述 (下圖紅框處)
備註：由於案例也很適合用 FAQ 來整理，一個案例一個 FAQ (對症下藥)，就像工作記錄一樣，也可以彙整到文件中。
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2024-07-15 15:55:12
- 最近修訂
- 2024-07-15 15:55:55