開始前的預備
規劃、執行之前，要先建立專案並在其中開工作。
每一個專案就像是 LINE 群組一樣，並可以在其中討論、開工作執行、追蹤等。
更詳細的操作教學，可以參考：
PDCA 循環 ~ Plan (計畫) 、 Do (執行)、Check (檢核)、Act (改善行動) 是一個可以幫助我們越做越好的流程，有效解決以下困擾：
- 想到什麼就做、缺乏規劃
- 做的時候虎頭蛇尾、缺乏追蹤
- 做完也沒仔細檢查、品質常出問題
- 同樣的問題一直發生，都沒有改進
- ...
以下是 xms+ 實踐 PDCA 的操作教學
補充：
重點
- 1.
- 2.Plan (規劃)從側欄進入「專案規劃 (甘特圖)」，透過「新增工作」 建立要執行的目標，紀錄負責人、要做什麼事、完成期限等。補充：
- 加入工作：可以將之前已經先建立好的工作加入甘特圖。
- 設定期間、進度：設定開始執行的時間、進度。實務上，什麼時候開始可能不是很重要唷，如期完成才是關鍵，同樣的，進度也僅是參考，因為評估目前進度是 50% 或 60% 很主觀，即使今天認為完成 80%，難道遇到困難明天進度又改回 60% 的情況。
- 3.Do (執行)可以善用以下幾個小技巧
- 拆解工作
將規劃階段的工作，依據 WBS 的原則，透過「子工作」將工作拆解成更小、更好執行的工作。 - 建立檢核清單
每一個工作，透過「新增檢核清單」建立要執行的項目，方便完成一項就勾一項，逐項確認。 - 寫處理紀錄
將工作過程 or 成果上傳到處理紀錄，方便後續 Check 階段更好執行。
- 拆解工作
- 4.Check (檢核)檢視會議時，透過以下 2 個步驟查看執行過程與結果並檢討
- 從專案側欄進入 「已完成」的工作清單
- 點「編號」的連結進入工作，查看處理紀錄
- 5.Act (改善行動)檢核完畢後，一起反思。使用知識庫的「文件」的功能 (註)，整理 SOP、檢核清單、注意事項或常見問題等，例如：
- 找到一個很棒的 ppt 設計網站，就記錄到專案的 SOP 文件，方便之後參考。
- 遇到的問題「合作的外包沒辦法開發票，要如何報帳？」就可以寫到 FAQ (處理事情的經驗)。
- 發現重點文字的顏色用錯，將正確顏色加入「檢核清單」，避免下次再發生。
關於知識庫建立文件、整理 FAQ 的操作，可以參考：註：雖然專案內可以建立文件存放執行過程中的資料，但如果是 SOP，未來會跨專案使用的話，就建議在「知識庫」建立資料夾來存放。
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 王大明
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 標籤
- PDCA, 計畫執行
- 建立
- 2024-08-12 15:50:29
- 最近修訂
- 2024-08-13 08:36:19