會議前
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00:00
1.
會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率！
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00:11
2.
提問
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00:32
3.
會議的重要性
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01:12
4.
痛點分析
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02:05
5.
解決方法
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02:44
6.
會議前做法描述
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03:15
7.
特別注意！
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03:31
8.
會前溝通可避免 ...
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03:57
9.
會議中做法描述
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04:34
10.
會議後做法描述
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04:49
11.
課後練習
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05:15
12.
重點整理
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05:59
13.
常見疑問
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06:24
14.
去做就對了
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06:45
15.
用對的工具 ~ xms+ 平台
播放影片: https://learning.xms.tw/media/2180
會議開得好，結案沒煩惱
只是會議這麼多又無效率，大家都在抱怨浪費時間 ...
要如何解決「會而不議、議而不決、決而不行、行而不追」的典型問題呢？
做法很簡單 ~
- 會議前
目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
- 會議中
結論要明確、有共識 (解決: 議而不決)
- 會議後
待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
以下是 xms+ 如何實現的操作教學。
關於更多會議管理的執行技巧，可以參考：
重點
- 1.發會議通知進入專案側欄的「會議管理」的功能，在「會議通知」下拉選單，就可以建立新的會議通知。
- 2.寫通知內容照著表單的指引，就可以完成會議通知最重要的資訊
- 主題 (目的)
- 日期、時間
- 地點
- 對象
- 議題 (含附件)
此外，還可以勾選「自動建立」會議記錄的功能，將通知內容轉成會議記錄的草稿，方便寫會議記錄時參考。
- 3.查看會議通知的內容可以透過「會議通知 / 查看會議通知記錄」查看過去通知的內容與對象。小技巧：點擊 ... 下拉選單，可以「重發通知」或「取消會議」。
- 會議中
- 4.設計表單 (會議記錄格式)除了標準的記錄格式外，每個專案都可以透過「設計表單」，設計專屬的會議記錄格式。
- 審閱者 (多位)
- 自訂會議記錄格式
- 5.新增 or 編輯會議記錄設計好表單後，就可以透過「新增」建立一筆新的會議記錄。若發會議通知時有自動建立草稿的會議記錄，就可以進入會議記錄後編輯。
- 6.設定要追蹤的工作有兩種方式
- 直接新增工作
- 從現有的工作加入
此外，還可以透過「管理 (含排序)」的功能，為追蹤清單排序。小技巧:可以開啟兩個瀏覽器左右並排，可以同時寫記錄 + 管理追蹤工作清單。
- 會議後
- 7.審閱會議記錄若有您尚未審閱的會議記錄，進入「專案中心」後就會有明顯的提醒 (圖1)。進入會議記錄後，就可以看到「審閱」的按鈕 (圖2)。圖1: 審閱提醒
圖2: 會議審閱
- 8.追蹤工作進度為了避免傳統專案時間拖很久，我們特別設計敏捷式的追蹤，未完成的待追蹤工作，特別提供以下的檢視區間
- 一個月
- 三個月
- 全部
- 個別會議記錄
評語
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痛點分析
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特別注意！
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會前溝通可避免 ...
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會議中做法描述
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會議後做法描述
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課後練習
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05:15
12.
重點整理
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13.
常見疑問
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06:24
14.
去做就對了
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06:45
15.
用對的工具 ~ xms+ 平台
- 位置
-
- 資料夾名稱
- 快速入門 ~ 專案管理，這樣做就對了
- 發表人
- 吳明穎
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 標籤
- 會議管理, 專案管理
- 建立
- 2024-07-12 07:07:09
- 最近修訂
- 2024-07-15 15:35:51
- 長度
- 07:21
- 引用
- 2