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列印日期 : 2024/11/23
台灣數位訓練課程
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
番茄鐘工作法 ~ 提高效率、解決拖延
長度: 08:34,
瀏覽: 210,
最近修訂: 2024-07-27
播放影片: https://learning.xms.tw/media/2219
事情做完一個又是一個,
看著似乎永遠都做不完的工作,心理提不起勁,反正都做不完 ...
這時候,你可以使用番茄鐘工作法 ~
告訴自己就只花 25 分鐘而已,轉個念換個心情,立刻就能解決「
拖延
」的問題,更因為專注,效率自然會更好,有進展就有成就,心情也會變好!
番茄鐘工作法
就是專心 25 分鐘,也就是一個番茄鐘的時間,然後好好休息 5 分鐘,每 30 分鐘為一個循環。
當然,也可以視情況彈性調整時間分配 (專注力維持比較久、工作需要較長的作業時間,可以調整成 30、40 分鐘)。
要如何執行呢?
首先當然要準備一個計時器,接著就是從工作清單中整理出今天需要完成的任務清單。
計畫: 製作今日待辦工作表
從活動清單中,依據輕重緩急,選出今日要完成的任務。同時,預估每個任務,需要花費幾個番茄鐘。
還有「計畫外的緊急任務」欄位,若臨時想到其他緊急事項,
保留一點緩衝
,處理臨時想到的緊急事項。
執行與追蹤: 追蹤任務的進行狀況
每完成一個番茄鐘,就用符號 (例如 X) 在任務旁標記,方便清楚知道花費多少個番茄鐘。
接著,每完成待辦工作表上的一項任務,就把它劃掉,如果進行任務時出現干擾,就要在該任務旁做下記號,以便最後統整紀錄。
記錄與反思
在一天的結束檢視當日的工作狀況,
可以看見成長與待改進的地方,也能在幫助自己在日後做出更精準的工作和時間規劃。
工欲善其事、必先利其器
使用 xms+ 平台的專案功能,只要有落實「開工作」,紀錄「誰、什麼時候 (期限)、要完成什麼事」
透過工作期限排序,今日待辦工作表就搞定。
善用處理記錄、檢核清單、討論、工作狀態設定 (進行中、已完成、擱置),就可以任務的執行、追蹤、記錄與反思很容易,工作狀況一目瞭然。
更多 xms+ 專案的教學,可以參考短片:
「
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
」。
https://learning.xms.tw/media/1721
注意事項
執行時,還要特別注意以下幾個重點
番茄鐘不可分割或暫停
一個番茄鐘就是最小的時間單位,沒有 0.5 個番茄鐘,如果被打斷或暫停,就要重新設置一個新的番茄鐘。
鐘響,立刻停下進行的事
時間到了,不論任務是否完成,都要先停止進行。
因為人的專注力在一段時間後便會下降,配合適當休息,能幫助重新提升注意力。
提前完成任務,不要結束番茄鐘或開始休息
這時可以檢查工作成果,或回顧學到的內容,並把它們記在腦海裡。
休息時間,不做耗費腦力的事
讓大腦確實的休息放鬆,才能幫助集中精力、做好準備進行下個番茄鐘。
每 4 個番茄鐘後,進行一段較長的休息
例如,安排 15~30 分鐘的休息,走動一下,呼吸新鮮空氣。
干擾的處理方法
我們時常會受到干擾而分心、拖延,可以參考以下的做法:
先確認干擾事件是否「緊急且重要」。
如果不須立即處理,就把干擾事件寫在活動記錄上。
在今日待辦任務表格上,將受到干擾的任務用符號「-」做下記號。
繼續進行任務,直到計時器響起。
如果是「緊急但不重要」的事,就可以在「計畫外的緊急任務」欄位中寫上。
請記住,除非是緊急又重要的事情,否則不要停止正在進行的任務,只要先留下記錄。
如此一來,就可以避免分心,也能清楚知道自己容易受到哪些干擾影響,找到效率不佳的原因!
任務規劃的重要法則
將大任務拆解成小任務
例如,將「寫一篇關於行銷的文章」,拆解成「資料搜集」、「開始寫作」以及「校對」這三個小任務。
這能幫助你針對明確的步驟,全力執行,也會讓你發現任務沒有想像中困難,而更有力量去完成。
將待辦的瑣事湊成一個完整的番茄鐘
例如,將打電話、回復郵件、訂外賣 ... 等不足一個番茄鐘的小任務組合起來,集中在同個時段處理。
預計自己一天擁有多少個番茄鐘
假設你只有 8 個番茄鐘能用,但工作卻需要 10 個番茄鐘才能完成,整個計劃便會失效。
所以,我們需要先對自己所擁有的時間有充分理解後,才能進行準確的規劃。
番茄鐘工作法 (專心 25 分鐘,休息 5 分鐘),可以幫助我們提升注意力,改善拖延。
執行的同時,請記得掌握注意事項以及避開干擾的技巧,
就可以大幅提升工作與學習的效率,找回屬於自己美好的生活節奏喔!
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1.
蕃茄鐘工作法介紹
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2.
要如何執行呢?
01:22
2.1
計畫
01:59
2.2
執行與追蹤
02:27
2.3
記錄與反思
02:43
3.
協助執行的工具
03:14
4.
執行時的注意要點
04:26
5.
干擾的處理方法
06:10
6.
任務規劃的重要法則
07:11
7.
重點整理
位置
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
發表人
吳明穎
單位
台灣數位訓練課程
建立
2024-07-27 10:27:50
最近修訂
2024-07-27 11:01:44
長度
08:34
知識庫
快速入門 ~ 專案管理,這樣做就對了
1.
快速導讀
2.
重點筆記、索引
3.
快速入門
3.1
工具 + 做法,照著做就很簡單!
3.2
[操作] xms+ 專案管理教學 ~ 10 分鐘就上手!
3.3
[操作] 會議管理
3.4
[操作] 看板模式
3.5
[操作] 團隊管理
4.
成功方程式
4.1
專案執行,成功方程式 (開工作 X 每日站立會議)
4.2
計畫執行,從開會、執行到結案,可以很簡單!
4.3
忘記?溝通認知落差?「寫下來」就對了!
4.4
敏捷專案,更高效率的專案執行方式
5.
開工作
5.1
開工作,專案導入的第一步!
5.2
知難行易 ~ WBS 工作拆解
5.3
期限很重要 ~ 帕金森陷阱
5.4
如何訂目標? 符合 SMART 原則就對了
5.5
開工作,要怎麼寫才清楚、好執行?
6.
會議 (追蹤、溝通)
6.1
每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式!
6.2
會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
6.3
討論 or 回應,先講重點就對了
7.
經驗傳承
7.1
專案經驗,要花時間整理嗎?
7.2
為工作經驗,建立索引 (需要時,找得到)
7.3
寫案例分析
7.4
經驗,可以 10 倍速傳承!
8.
推動很困難?
8.1
改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
8.2
冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
8.3
PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
8.4
5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
8.5
五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
8.6
番茄鐘工作法 ~ 提高效率、解決拖延
9.
其他
9.1
高效率執行專案,以導入 eLearning 平台為例
9.2
客戶服務的最佳實踐 ~ 結合互動、FAQ、累積經驗、教育訓練與專案執行!
10.
操作教學
10.1
[操作] 專案成功方程式 ~ 開工作 X 每日站立會議
10.2
[操作] 計畫執行,從開會、執行到結案,可以很簡單!
10.3
[操作] 開工作,專案導入的第一步!
10.4
[操作] 敏捷專案
10.5
[操作] 每日站立會議
10.6
[操作] 為經驗建立索引 (萃取經驗)
10.7
[操作] PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
10.8
[操作] 五遍訊息溝通法