PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵

事前有規劃、執行有落實、結果有檢討、事後有改善行動，

這就是 PDCA 循環 ~ Plan (計畫) 、 Do (執行)、Check (檢核)、Act (改善行動)。

PDCA 是一個可以幫助我們越做越好的流程，有效解決以下困擾：

想到什麼就做、缺乏規劃
做的時候虎頭蛇尾、缺乏追蹤
做完也沒仔細檢查、品質常出問題
同樣的問題一直發生，都沒有改進
...

這一個看似理所當然且很簡單的循環，

為什麼可以讓軟銀的孫正義極度推崇、並成為日本年輕世代爭相學習的方法呢？

原因很簡單，只要落實 PDCA，

就能避免「行而不思、過而不省」的根本性問題，無論是個人或團隊專案，都適用！

PDCA 循環

聽起來很不錯，但要如何落實呢？

其實，PDCA 與風靡各大企業的敏捷專案「Scrum 策略」有異曲同工之妙，幾乎就是 PDCA 循環的最佳實踐，以下一一說明。

Plan (計劃)
簡單來說，就是做之前先想清楚「要做什麼？」。

以案例改善為例，

首先要找出問題真正的原因，才可以設定目標對症下藥！

善用豐田汽車的 5 why 追問法，透過不斷問「為什麼」，找到隱藏在表象下真正的原因。

接著，目標一定要符合 SMART 原則 ~

Specific (明確)、Measurable (可衡量)、Attainable (可達成)、Relevant (相關)、Time-bound (期限)，也就是有清楚的定義、數量、期限，並且是能力可勝任的！

如果是計劃執行，

就可以把想到的需求或問題都先列出來，產出 Scrum 的 producu backlog (待辦的工作清單)

Do (執行)

有了清楚的目標之後，就可以開工作執行，技巧可以參考以下重點

將目標依據 WBS 原則，分拆成更容易執行的小工作 (task)。
工作描述要遵循 5W2H，讓要做的事明確清楚。
如果有很多工作，建議分階段執行 (對應到 Scrum 的 Sprint 短衝)，每一個階段就聚焦在特定工作就好，比較容易專注不發散。

Check (檢核)

查核要即時，及早發現問題，「每日站立會議」和「檢視會議 (Sprint Review)」都是檢核的好時機。

Act (改善行動)

這就是 Scrum 的回顧會議 (Sprint Retrospective) ~ 反思「過程」，不斷改進。

好的優點，要變成制度或 SOP；

可以改善的，要採取行動，進入下一個 PDCA 循環。

案例練習

接下來，我們就以下面這個 case 當例子，實際練習一次 PDCA 循環。

小張帶領團隊完成了「專案管理」的線上課程，
但課程上架一段時間後，卻發現學習者的回饋不如預期，完課人數也很少 ...

因此，小張決定要用一個月的時間來改善這門課，可以怎麼做呢？

Plan (計劃)

第一步，利用 5 Why 追問法找出問題真正的原因，例如：

為什麼課程的完課率只有 20%？ (從觀看紀錄發現) 因為大家沒耐心看完。
為什麼沒耐心看完？ (從問卷觀察) 因為影片太長了，而且畫面單調、不夠吸引人。
...

就這樣一直追問下去，發現幾個關鍵的問題：

課程影片時間過長。
影片畫面多用靜態文字、圖片呈現，過於單調。

接著，就能針對問題，依照 SMART 原則來設定目標，
例如：在一個月內 (期限 Time-bound)，改善「專案管理」課程，包括

將原課程分拆，縮短影片時間。
為影片加上動畫 or 特效。

但是團隊中沒有製作動畫的專業人員，

因此「加上動畫 or 特效」不符合可達成 (Attainable) 的原則，就排除在目標之外。

Do (執行)

依據 WBS 拆工作的原則，將現有影片依照主題分拆成兩個主題，甚至再細分成「撰寫分鏡稿、錄製影片」等工作，讓工作更小、更好執行。

有了清楚的工作描述與各自的負責人後，就可以善用系統功能執行、寫記錄、發討論，並且在每日站立會議中，快速有效的追蹤進度、交流資訊、排除困難，讓執行更有效率。

備註:
WBS 文件: 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)。

Check (檢核)

完成一集影片後，可以舉辦「檢視會議」，
檢查成果是否符合設定的目標，並討論哪裡可以改善。

開會時，透過工作清單快速找到特定工作，查看處理記錄瞭解執行狀況與成果，讓檢核更容易執行。

Act (改善行動)

檢核完畢後，團隊可以透過「回顧會議」，一起反思、討論如何改善過程，
並寫成文件有效傳承經驗，讓下一個 PDCA 循環更順利，例如

找到一個很棒的 ppt 設計網站，就記錄到專案的 SOP 文件，方便之後參考。
遇到的問題「合作的外包沒辦法開發票，要如何報帳？」就可以寫到 FAQ (處理事情的經驗)。
發現重點文字的顏色用錯，將正確顏色加入「檢核清單」，避免下次再發生。

xms+ 的操作教學，可以參考以下連結：

https://learning.xms.tw/media/2241

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