建立基礎的 AI 小幫手
在高度資訊化的現在，資訊管理單位常需要面對各種千奇百怪的問題，負擔非常大。
以學校的電算中心為例，
除了由專職同仁提供服務外，還需要聘用大量工讀生來應對需求。然而，電算中心所涵蓋的服務範疇廣泛且複雜，使得教育訓練和高強度的服務壓力成為一項沉重的負擔。
隨著 AI 技術的進步，這一切迎來了轉機！
只要收集足夠的相關文件（如常見問題解答），並善加運用 AI 技術，即可實現：
- 自動化高品質服務
相較於人的不穩定性，AI 更能提供穩定的服務品質 - 解放人力
重複且瑣碎的工作，就交給 AI，人就可以把時間花在更有價值的地方。 - 持續優化
透過數據統計，持續收集並優化服務。
那麼，該如何實現呢？
很簡單，在現有的資料之下[1]，遵循以下 2 個做法 [2]：
- 先問 AI
什麼問題都先丟給 AI，這樣就收集到需求了。 - 整理 FAQ
透過具體的統計資料，從中挑選重要的問題來整理 Q&A [3]， 充分發揮 80-20 法則，讓關鍵的 20% 創造 80% 的效益。
決定要推動時，
只要照著以下步驟執行，3 個月後即可全面開放 AI 服務！
- 建立基礎的 AI 小幫手
將現有的文件、常見問題 (FAQ)，重新上傳到 xms+ 建立基礎的 AI 知識庫，通常 1 天內就可以完成。 - 收集問題
可以請同仁每天花 10 分鐘，將問題 PO 在「AI 小幫手」，如果一天 3 個問題，一個月就有 70 問題，3 個月後就收集到 200 個問題，有機會涵蓋 70% 以上的常見問題。 - 整理 FAQ
主管 or 資深同仁一樣每天花 10 分鐘，從重要的問題中快速用 PREP 架構整理成 FAQ。
一回生二回熟，寫和確認的時間通常就會很快。 - 分階段，開放 AI 小幫手服務
可以先開放給內部的人使用。
當資料越來越完善、AI 回應的正確率越來越高後，就可以開放全面服務。 - 持續改善
透過線上問答的過程中收集數據並分析，進行 PDCA 持續改善，就能提高覆蓋率與回應的品質。
重點
- 1.建立 AI 小幫手
- 工讀生收集問題
- 2.記錄問題請工讀生在資料夾的「常見 Q&A」中，新增 FAQ，記錄同學問的問題，以及自己如何回答的內容，簡單紀錄 100 字以內就好。同時，可以思考 ~如果希望其他人不要再問同樣的問題，可以做什麼樣的改善呢？例如，優化流程、補充相關文件或建立 FAQ。這樣就可以避免問題再次發生，當然也不會再重複詢問囉。小提醒：FAQ 記得要將狀態勾選成「草稿」，方便主管確認，也避免未經確認的內容隔天不小心就納入正式的 AI 回答中。
- 3.將問題 PO 到 AI 小幫手記錄完案例分析後，將使用者問的問題PO到AI小幫手，方便後續的統計、以及持續改善。
- 4.確認、分享主管每天花10分鐘確認內容，並分享到工讀生的 LINE 群組。
- PDCA 持續改善
- 5.統計 & 趨勢分析
- 6.PDCA 持續改善依據系統提供的統計與趨勢分析，藉此針對同仁的需求，每天持續改善。例如
- 「找不到FAQ」的問題，就補上去
- 發現重複文件？就合併整理
更具體的作法，可以參考：
評語
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- 位置
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- 資料夾名稱
- 人工智慧之道 ~ 打造不會胡說八道的 AI 知識庫
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2024-12-22 13:41:54
- 最近修訂
- 2025-06-22 20:43:07
- 引用
- 1