開始前的準備
只要 3 分鐘，立刻建立專屬的 AI 小幫手並開始使用！
- 建立 AI 小幫手
針對不同應用 or 對象，建立專屬的小幫手，並且指定資料夾當作 AI 回應的資料來源 (包括文件和 FAQ)。 - 什麼都問 AI
問，是解決問題的重要技巧，透過什麼都問 AI，就能收集到「需求」了。 - 持續優化 AI 知識庫
系統會紀錄使用者的提問與 AI 的回應，透過統計資料與趨勢分析，提供 PDCA 持續改善的依據與方向。
操作步驟
- 1.新增專屬的 FAQ 資料夾小提醒：如果已經有資料夾和其中的文件，也可以用現成的，不用另外建立新的喔。
- 2.將資料夾首頁，設成「常見 Q&A」在資料夾的側欄「資料夾管理 / 進階設定」，將「資料夾首頁」設成「常見 Q&A」。以後進入資料夾時，就會直接顯示 FAQ 清單，方便後續整理與參考。
- 建立 AI 小幫手
- 3.新增小幫手進入 AI 小幫手管理頁面 (網址是 /ai/mgr)點工具「新增」即可建立不同應用的小幫手，並且指定管理者，讓其他同仁來管理這個小幫手。小技巧：
- 將小幫手網址加到選單
可以將網址加入「系統選單」並設定只有「管理者」的角色才看得到。
操作請參考：「設計選單」。 - 指定管理者
在「小幫手管理」頁面的下拉工具「指定管理者」，指定的帳號就可以管理所有的小幫手。
- 將小幫手網址加到選單
- 4.設定來源資料夾指定 AI 小幫手回答問題時的參考來源。[操作]在小幫手的下拉工具中，點「設定來源資料夾」，可以一次將多個資料夾加入。
- 5.更新資料設定好資料夾後，執行「更新資料」(註)，將資料夾內的 文件 和 FAQ 建立到 AI 資料庫。附註：由於將資料夾內容加入 AI 資料庫會串接 OpenAI 的服務，需要一段時間與費用，因此加入資料夾的過程中並不會立刻更新，以免影響操作動線或增加不必要的額外費用。小提醒：系統會每天更新有異動的資料，如果有修改資料需要立即更新，可以執行「更新資料」。
- 提供 AI 服務
- 6.設定使用對象每一個 AI 小幫手，可以透過「設定閱讀權限」指定哪些人可以使用。可以設定的選項包括：
- 不開放：只限管理者和系統管理者
- 所有成員：登入後才能使用
- 指定角色：指定特定帳號的群組 (角色) 才可以使用
- 7.問 AI、整理 FAQ、持續改善提問，代表需求回答，就是經驗透過「問AI、整理 FAQ」就可以有效紀錄重要且常見的經驗還能進行知識庫的維護與持續改善。整個執行流程超簡單，只要每天 10 分鐘就夠！完整的操作，請參考：「[操作] 3 個月打造企業專屬小幫手」
- 補充 ~ 重要設定
- 8.問外部 AI若初期知識庫沒有資料，但仍希望 AI 小幫手提供回應參考，系統提供開啟「問外部 AI」的功能。開啟後，當來源資料夾的內容無法回答時，就會讓 AI 小幫手會去詢問外部 AI。[入口]在小幫手的最下方，點「管理設定」，進入管理頁面後，再點選「設定」，即可開啟「問外部 AI 」小提醒：外部 AI 不可避免，一定會有「AI 幻覺」的問題，需再確認資訊的正確性。
- 9.限制 AI 生成只要 AI 生成就一定會胡說八道。要如何避免？最好的做法就是讓它「閉嘴」，不讓它生成，就不會有胡說八道的問題啦 !
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