每天都有處理不完的事情
怎樣才可以時間花更少，事情做得好呢?
如果可以先了解平常會碰到那些困擾，就可以對症下藥、更有效率！
以下是專案執行時常見的問題：
- 不好追蹤
開完會，分派工作，即使寫會議紀錄、使用 excel、寫筆記 ... 等各種工具協助，上個星期的還可以追蹤、一個月、三個月前的就很難。
- 認知落差
事情交代 A、卻聽成 B、雞同鴨講還不是最慘的，即使會議後重複重點，最後還歪樓做成 C ... 這就是日本人為什麼很重視「五遍信息溝通法」的原因了。
- 遺漏
要做的細節這麼多，只要是人就會遺漏。尤其現在資訊爆炸、短訊息充斥，不小心就養成快速滑過內容的習慣，導致擁有細心逐項確認特質的人越來越稀有了。
- 能者多勞、分配不均
主管當然是找信任、有能力的人執行任務，這是人之常情，因為找錯人就會提心吊膽準備善後 ...，此外，部屬推託工作，也是許多主管常碰到的狀況。
- 經驗不好傳承
以前怎麼做？這句話大家一定不陌生，但現況常常是找不到當初做過的人，或是找到當事人忘了 ...，只好重新造輪子，同樣的問題與錯誤再重走一次。
- 臨時插件
事情已經夠多了，還三不五時插件，打亂工作節奏，做到一半的事情只好擱置，下次再做時又要時間重新熟悉。
- 拖延 ...
問題看起來很多，其實只要抓住幾個原則，這些都不難克服喔，就像孔夫子說的「吾道一以貫之」，以不變的「原則」應萬變。
成功方程式
專案導入 = 開工作 X 發討論 X 寫紀錄 X 不逾期 X 每日會議
真的有這麼神奇嗎？我們來一一拆解。
- 開工作
只要不是很短時間內 (例如 30 分鐘) 可以完成的工作，執行前一律開工作！
因為有負責人、期限，就可以過濾負責人 or 依據期限排序，有效解決「追蹤」的問題。
清楚寫下工作內容，就可以減少「認知落差」。
完整的工作清單，可以改善「能者多勞、分配不均」以及更好安排「臨時插件」的規劃。
- 發討論
有問題就問，減少「認知落差」。
只是不建議用 LINE，因為資訊容易洗版、不好 follow 就容易遺漏用與溝通。
如果同仁不習慣主動「問」呢？
那就營造更好的提問環境 ~ 在每日站立會議中主管引導。
- 寫紀錄
將工作過程中的產出、代辦事項等寫下來，協助工作執行更順利之外，也方便後續參考，改善「經驗不好傳承」的困擾。
- 工作不逾期
每個工作一定要設定期限 (可以調整)，而且務必要使命必在期限內完成，這樣就可以避免「帕金森陷阱」 ~ 即使時間再多，事情仍拖到最後一刻才完成，也順便解決「拖延」的問題。
- 每日站立會議
每天只要花 5~10 分鐘，快速了解「昨天完成了什麼？今天預計要做什麼？有沒有遇到困難，需要協助？」，成為專案資訊的重要交流平台。
除了在面對面的會議引導中，常可以解決很多人不習慣主動問的困擾之外，
因為要做的事情都有開工作，清楚的工作清單更可以有效解決「能者多勞、分配不均」的問題，會議中也很適合討論「臨時插件」的優先順序。
關於站立會議的執行技巧，可以參考短片：「每日站立會議」。
開工作的技巧
如何清楚描述工作，是所有一切的基礎，怎樣才可以開好工作呢？
- 工作標題
要做到：看到標題就可以能掌握到內容關鍵 (內容的濃縮)、讓一年後的自己和別人看得懂，
下標題的參考步驟如下：- 列重點：能列的都儘量列
- 將重點排序：依重要性分類 (重要、次要、補充)
- 挑出最重要的：用關鍵詞 (盡量 5 個字以內) 當標題
- 工作內容
結構包括：- 前提 (背景)：如果執行者不熟悉的領域，有背景描述可以幫助理解，減少「認知落差」。
- 需求 / 痛點：知道目的，比較可以減少歪樓，避免「認知落差」聽成 B 卻做成 C 的窘境。
- 工作項目：使用條列式，把要做的任何事情 (不依賴默契)，盡量都列點出來，方便逐項確認、執行，減少「認知落差」與「遺漏」的問題。
- 期限
主管可以和執行者一起討論雙方都認可的執行時間，因為要評估執行的時間，很自然的在討論過程就會分析執行的步驟與方法，更深入了解工作內容並藉此經驗交流。
合理的期限超重要，可以避免落入「帕金森陷阱」，花太多額外時間做相對不是很重要的事情 (over design)。
- 拆解工作
一般而言，拆成獨立、小一點的工作比較容易執行，門檻低、一兩天就完成、節奏明快，當然也會更有成就。同時也避免 95% 都完成了卻因為 5% 的項目沒完成而懸在哪裡，看不到進展、遙遙無期的失落感。
只要能把這 4 件事做好，專案執行的過程中，就可以讓事情清楚、減少來來回回，效率當然就提高囉。
導入，要多久的時間？
這幾乎是導入前大家最想知道的問題了，基本上只要善用合適的工具並參考以下執行技巧，通常 1~2 週就可以順利導入。
- 主管開工作
一開始一定要主管開工作，因為主管通常比較清楚需求 (為什麼要做) 且有經驗，開工作的過程必須逐項描述，藉此仔細構思更深入了解工作，減少出錯。
可是主管很忙也覺得很麻煩耶 ...
首先，這本來就是主管的責任，寫下來都有落差了何況只是口頭指派，麻煩一點總比事花更多時間善後來得划算。
- 工作開小一點
最好一兩天內就可以完工，方便每天關心，快速養成習慣。
- 一切以紀錄為主
口說無憑，一切以系統上的紀錄為主，包括工作內容、期限、討論、工作狀態等，萬一沒紀錄，就很容易有落差，產生不必要的摩擦，雖然一開始大家都不習慣上網填寫紀錄，並希望口頭說明，這時主管可以應用一些技巧來協助其撰寫紀錄，例如，請他先寫上去，晚上有空時再仔細看等。
反正無論是找同事寫 or 主管自己寫，就是要紀錄！例如：- 口頭討論的結論，要寫回工作內容、紀錄 or 討論
- 完成後變更工作狀態等。
- 每日站立會議
透過每日站立會議，建立一個團隊重要的溝通平台，藉此快速溝通與養成良好的工作習慣。
工欲善其事必先利其器
好的工具絕對可以事半功倍，xms+ 絕對是實踐上述方法的最佳平台，