從「工作 / 研發紀錄」中萃取經驗

痛點 & 解法：

沒紀錄 (發生時，簡單隨手紀錄)
有紀錄，但需要時找不到 (共同入口 + 建索引 + 在索引標題下關鍵詞 + 限縮搜尋範圍)

工作 or 研發紀錄是許多公司的制度，但以下情境我們一定不陌生

同樣的錯誤不斷重複出現 ...

這問題好像有人處理過
但就是找不到是誰處理的，或是忘記怎麼做了

....

明明都有確實執行，當中也記錄許多有價值的經驗，為什麼還會這樣呢？原因很簡單，因為記錄很分散，缺乏彙整和整理，需要的時候只能憑印象，且隨著時間越來越模糊，找不到就可以理解了。

要如何解決呢？

建立索引
就像搜尋引擎 or 書本的索引一樣，標題用關鍵詞紀錄 (也可以用標籤)，藉此從大量分散的資訊中快速定位。
統一入口
讓職務工作盤點成為工作技能的入口，記錄工作流程 (SOP)、案例經驗等，過去或許也有記錄，只是到處分散不好彙整，有單一入口，就能避免分散日後不好找的困擾，只要和工作相關就到這裡找，也更容易熟悉
限縮搜尋範圍
因為每個職務有獨立的單一入口，藉此限縮搜尋範圍在自己的職務工作盤點內，就更容易找到。
整理知識樹
方便透過知識架構，依分類尋找想要的內容。
經驗傳承
導入線上課程 + 簡單的小技巧，就可以將累積多年的經驗，用 10 倍速的方式傳承。

這 ... 會不會太困難了？

其實是我們不知道好方法而已，只要每天 10 分鐘，持之以恆，6 個月內就可以看到驚人的成果！

以下將透過一個具體的例子，從發現問題、開工作執行、寫記錄，建立索引到整理知識樹，以及如何高效率傳承經驗，帶您實際在 xms+ 平台上體驗完整的流程。

重點

A. 工作 / 研發記錄
1.
開工作執行

確認問題後，就可以建立工作 (如下圖)，內容包括：

需求 or 問題
清楚知道「為什麼要做 (Why)」很重要，因為目標很明確，就比較不會歪樓。

工作項目
明確地逐項條列，方便執行、也減少認知落差與遺漏。

詳細的操作教學，可以參考短片：

專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
2.
寫處理記錄
如果是案例經驗，建議可以透過固定格式整理，之後參考就會更有效率，例如：

問題是什麼

關鍵原因

解決方法

未來如何避免

思考未來如何避免尤其重要，幫助自己成長之外，更是持續改善的關鍵。
3.

標示成「案例」
因為一天只花 10 分鐘整理，有很多工作中發生的經驗無法第一時間整理，就可以為工作加上「標籤」，之後再透過「篩選」列出清單，讓重要經驗不遺漏。
B. 建立索引
1.

新增工作事項
從「職能 / 職務工作盤點」頁面，透過「新增」的功能，為工作 / 研發記錄的內容下標題，整理濃縮背後的經驗，就像整理「原則」一樣，標題越明確越好，方便日後辨識、尋找。

舉例來說，以下的處理記錄：

多國語言處理，文字用字串接起來，中文沒有問題，但英文就錯了

原本記錄成「錯誤的做法」就範圍太廣，如果換成「多國語言，不要用文字串接處理」，之後一看就知道是什麼問題，是不是清楚多了呢？

詳細的操作教學，可以參考：

職務工作盤點 (記錄經驗)
2.

建立經驗連結
透過「設定參考做法 / 連結工作」，建立和特定工作經驗的關係 (問題、解法等)。這時候，「工作事項」就相當於經驗的索引，方便日後透過清單檢視或搜尋快速找資料。

Q1. 工作有很多記錄時，會不會不好找到案例經驗的整理呢？

可能會，更好的做法是將原本寫在處理記錄的經驗，改成用 FAQ 或文件的方式撰寫，花的時間幾乎一樣，但之後會更容易找到。只是這樣的缺點對一開始的同仁可能會不習慣，因為除了處理記錄之外，還要在另一個地方寫，因此，可以視團隊的情況調整喔。

Q2. 同一個工作項目，可以建立多個參考做法嗎？

不行，但可以用文件來整理，參考做法再連到文件就好 (下一個步驟的做法)。
3.
多案例時，可以用文件整理
當同一個問題發生多次時，在工作事項的「參考做法」就可以使用「新增文件」，並在其中記錄

問題描述、解法、未來避免等原則的整理

相關案例清單和簡單描述 (下圖紅框處)

備註：

由於案例也很適合用 FAQ 來整理，一個案例一個 FAQ (對症下藥)，就像工作記錄一樣，也可以彙整到文件中。
C. 整理知識樹
1.

整理分類
當工作事項累積越來越多以後，就可以在「新增工作事項」時 or 類別管理建立分類，並切換到「類別檢視」將這些經驗排序、分類。

為了降低使用的複雜度，目前系統設計僅提供一層分類，若需要多層次的分類，可以利用文件或資料夾來達到同樣的目的。
2.
更多層次分類 ~ 使用資料夾
當累積到一定的數量後，就可以使用知識庫進行更完整的整理。

建立目錄 / 資料夾，並整理其中的文件結構 (如下圖)。

可以將工作事項的「參考做法」，使用「連結網頁」的方式，建立工作事項和資料夾之間的關連。
D. 經驗傳承
1.
設計測驗
將累積的經驗設計成測驗題目，要求考 100 分，只能考 3 次，在 open book 的前提下，就可以引導學員很仔細地逐項確認這些珍貴的經驗，減少犯錯的機會。
2.
定期複習
許多研究都告訴我們，回想是幫助學習與長期記憶的一項強大工具，因此，可以透過每 6 個月開一門線上課程 (含測驗)，就能夠將這些經驗內化成本能，減少重蹈覆轍的機率。

案例分享

台灣有一家全球前 10 大的 IC 設計公司，每 3 個月就會 review 過去的重要經驗，就這麼簡單的制度，讓他們 IC Tape-out 的失敗率硬是比同業低，節省大量成本並贏得市場先機。