企劃書：AI 驅動的數位轉型

數位轉型，要做的就是

透過數位工具，協助日常工作執行的更有效率，達到事半功倍 ~ 時間花更少、事情做更好！

1. 背景：職場現況

根據調查工作中，

高達 90% 的人，有認知落差、溝通的困擾。

也就是事情交代 A、卻聽成 B，最後還歪樓做成 C；

或是明明就是長官交辦的，努力完成後又被責怪 ...

這代表我們花了很多時間開會與溝通，

但結果「要做什麼、怎麼做、誰負責、期限」卻都沒有共識 ...

導致需要反覆溝通、難以追蹤、工作遺漏等問題。

2. 計畫目標

由於會議是驅動組織運作的重要活動，

本計畫將透過 xms+ 線上同步錄影與 AI 的強大的功能，從日常的會議切入，進行錄影、工作分派、追蹤等，

做到

事情清楚、溝通順暢、好追蹤

讓每一次會議都有明確的結果與執行項目，並透過強大的追蹤機制，

有效解決傳統會議的困擾：

會而不議、議而不決、決而不行、行而不追

藉此減少認知落差帶來的來來回回的問題，

幫助組織運作事半功倍，時間花更少、事情做更好！

3. 解決方案

本計畫提出一個極其簡單的解決方案 ~

只要在開會時執行「線上錄影」這項功能，

接著就按照原本的習慣開會，完全不用改變任何習慣或學習新的技能。

會議結束後，錄影內容會自動上傳，並由 AI 整理產出：

再結合專案管理系統，

就能將任務「一鍵分派」，形成一套完整且無縫的流程：

會議錄影 → AI 整理

任務分派 → 執行 → 追蹤 → 確認 → 成果彙整

4. 推動策略

本計畫將透過「手把手導入、持續輔導」的方式推動落地，

先從特定單位開始，逐步擴大影響力，最終形成全校性 AI 驅動的數位轉型 !

5. 預期成果

透過「會議錄影」機制，輔以專案管理和工作日誌，

改善「分派、執行、認知落差、溝通、追蹤、確認、拖延」等問題，讓以下成果水到渠成。

6. Q&A

以下是導入時的常見問題，只要對症下藥，問題都不大喔。

AI 會議管理系統會不會很複雜？
完全不會，非常簡單 !

只要按下「線上錄影」就可以了，其餘會議流程維持原有方式。
AI 就會自動整理出會議摘要與待辦清單囉 !
這套流程會增加開會時間嗎？
不會，
反而可以提升開會的效率哦 !

因為全程錄影，
大家就會比較專注討論，不會閒聊或跑題。
推動這套系統會不會增加管理負擔？
完全不會。

相反的，有了這套系統，
管理者可以更輕鬆追蹤工作進度，溝通成本也降低，管理負擔反而減少。
需要購買昂貴的硬體設備嗎？(例如：H200 伺服器)
不需要哦。

本方案以專案管理系統為基礎，整合 AI 模組即可落地，避免高額硬體採購成本。

7. 補充：數位轉型的輔助工具

會議管理、專案管理主要是執行階段的工具，

但執行任務需要有對應的能力 (SOP、FAQ 等)，以及個人化的工作管理輔助，這樣才能真正實現「事半功倍」！

以下是 xms+ 提供的相關工具：

職能
每天花一點點時間，就能徹底解決「要做什麼、怎麼做、會遇到的問題以及應對的方法」。

更詳細的說明與操作步驟，
請參考：「[操作] 職能快速入門」
工作日誌
同時結合「便利貼」的方便性和專案管理的追蹤功能，能輕鬆實現「番茄鐘工作法、快思慢想」等高超工作效率的技巧。

更詳細的說明與操作步驟，
請參考：「超強的便利貼 ~ 工作日誌 (含案例)」

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