上班前
便利貼（Post-it）簡單又好用，能解決很多日常與工作中的痛點 ~
- 很容易忘記
寫下待辦事項貼在桌上或螢幕旁、隨手記錄靈感。 - 資訊分散與混亂
一張便利貼只寫一件事，可以自由排列、分類、重組。 - 創意發想卡住
每個想法一張，可以快速移動、重組，促進發散思考。 - 團隊溝通效率低
每人寫想法貼在白板，所有人都能參與，先發散再討論。 - 進度不好追
就像看板一樣，把便利貼移動到「待辦 → 進行中 → 完成」就能看到進度。 - 心理壓力 (事情太多)
把事情寫出來，逐張完成，完成後撕掉，就有明顯的心理回饋感。 - ...
這些都很棒，
但在團隊互動和專案執行上似乎還有不足。
例如，
在分派任務時就不夠明確，
因為便利貼能寫的資訊有限以及呈現的方式不一定適合。
還有，
像是任務執行、追蹤、互動、確認成果、... 等，也稍嫌不足。
沒問題，
這些需求 xms+「工作日誌」都解決了！
和便利貼一樣，簡單、方便
結合專案管理，團隊互動的需求
整個執行的關鍵，就是
做之前、想到時
就先開工作，事情就不會漏，也好追蹤。
就先開工作，事情就不會漏，也好追蹤。
有空時
就整理清單中的待辦事項
以下用類似「一日市長」的概念，
透過時間軸 + 故事線的方式，帶您體驗全新的高效工作方式，相信會顛覆您對工作日誌的刻板印象喔
關於「工作日誌」更完整的操作說明，
可以參考：[操作] 工作日誌
重點
- 1.新增待辦事項一日之計在於晨，先想想看今天要做什麼。例如：
- 自己負責的
- 交辦別人的
- 會議要提醒的
- 準備通知的
- 待確認的
- ...
寫的時候，順便思考和紀錄要怎麼進行，就能實現快思慢想的「慢想」 ~ 想清楚再做！
- 2.連結待辦事項計畫趕不上變化，昨天沒有順利完成的，就透過「連結待辦事項」，加入到今天的待辦清單。
- 3.整理日誌在「連結待辦事項」時，順便快速瀏覽一下，昨天已經完成，但還沒有設成「完工」的工作。例如「蝦皮領貨」昨天已經完成，就從「工作連結」進入，簡單寫記錄並將「狀態」設成完工。
- 4.在 RD 專案開工作先思考並簡單紀錄要做什麼之後，接著，就挑一個來執行。因為今天要執行「OKR 放寬數量」的改善就在 RD 專案，正式開工作。並在處理記錄貼上另一個工作的網址方便之後快速參考。
- 番茄鐘一下，休息放空去
- 5.想到，就先隨手記錄一早就規劃了 7 個工作犒賞一下自己，買杯咖啡騎讀輪車到山上兜風去。清新的空氣，很放鬆、很舒服。腦袋突然閃過一件幾天前要做的事情，當時忘了記錄，現在好不容易又想到，就趕快拿起手機順手寫下來。
- 上班去
- 6.執行 ~ 從待辦清單挑工作每日站立會議前，大約還有 10 分鐘就從待辦清單中，挑一個比較容易執行的工作。例如：「確認 email FAQ (3/12)」，並將 email 的回應順手貼到處理記錄。
- 7.善用零碎時間等待開標的空檔很無聊，就瀏覽一下待辦清單，尋找一個適合的任務。例如，就「建立影片索引」這個，因為很容易， 5 分鐘可以搞定。也順便思考有哪些事情要處理，開工作記錄一下。結果就在等待的空檔，又完成了 3 個工作以及紀錄 2 個待辦事項。
- 以前的人怎麼做？
- 8.邊做邊紀錄執行流程，就是經驗！以設計影片為例，需要使用 notebook，AI 提示詞，flexclip ... 等，這些都是寶貴的經驗啊既然寫了，就不要浪費隨手複製貼上到「職務工作盤點」去，下次就可以照著做。記錄的流程如下：
- 進入職務工作盤點
- 新增事項
- 在參考做法，新增文件
- 設計檢核清單
更詳細的操作說明，請參考：[操作] 職務工作盤點，快速入門
- 9.下次照著做從新增待辦事項 (從職務工作盤點)，透過「搜尋」找到這份 SOP。從這裡建立的工作，就會自動帶入
- SOP 的文件來源
- 檢核清單
方便我們照著前人的智慧執行，至少不會漏喔。當然，遇到問題就提出來，就能 PDCA 持續改善，讓流程越來越完整。
評語
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- 位置
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- 資料夾名稱
- 寫工作日誌 ~ 效率倍增工作術
- 上傳者
- 蘇德宙
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2026-03-12 10:27:23
- 最近修訂
- 2026-03-16 14:51:07