開待辦事項，紀錄執行流程
「以前的人怎麼做？」
這個問題相信大家都不陌生。
如果過去做過的工作，都有記錄下來，
下次遇到相同的工作，就可以在工作日誌中透過「從職務工作盤點模板」開工作。
系統就會自動帶入之前的參考作法與檢核清單，同仁就能直接照著做哦 !
這個問題相信大家都不陌生。
如果過去做過的工作，都有記錄下來，
下次遇到相同的工作，就可以在工作日誌中透過「從職務工作盤點模板」開工作。
系統就會自動帶入之前的參考作法與檢核清單，同仁就能直接照著做哦 !
(用別人熟悉的流程，才能引起共鳴，學習效果會更好)
想想看，我們是怎麼做事情的
- 接到一個任務 (開工作)
- 開始執行 (工作內容，先規劃要怎麼做？可能是用流程的方式切入)
- 執行的過程 (寫記錄)
- 以前的人怎麼做？問對方 or 問 AI
- 對方可能忘記了 or 離職了，就沒得問
- 更好的方法，看以前的人怎麼做 ~ 工作 (方法 or 流程) & 處理記錄 (執行細節 or 過程中的產出也很重要) (參考以前的工作)
- 可是 ... 流程可能會改、總是持續改善 or 環境變化
- 如何改善？寫文件取代工作，就可以共用
- 文件要寫什麼？流程 (內容分項列點)、關鍵細節 (步驟)、檢核清單、可能會遇到的問題與解法 (FAQ)
- 照著文件做？不夠，因為遺漏、期限、負責人、追蹤、 ....
- 開工作 (從文件，相當於工作的範本 SOP)
以下就是依據大家平常工作的習慣。例如
要用例子，讓客戶照著做的時候，更具體容易理解
- 第一次處理
接到任務、例如「設計影片：AI 人工智慧之道」 - 開始執行，執行過程可能會用筆記紀錄做了什麼、做到哪裡
- 工作完成
整理工作經驗
如果以後還會設計影片，就值得把工作經驗整理成文件
以前的人怎麼做？ - 開工作 (從職務工作盤點的範本)
- 下次又要在設定另依部影片：10 分鐘打造沒有 AI 幻覺的知識庫
- 參考之前的工作，但很難找，系統提供職務工作盤點，連結工作
- 碰到同樣的工作
- ，透過 xms+ 工作日誌設計出來的體驗步驟，照著練習一次，絕對可以讓你工作做的又快又好 ~ 時間花的更少、事情作的更好事半功倍
- 開工作 (思考怎麼做，寫在工作內容)
- 執行 (寫記錄)
- 下次遇到同樣的工作時，就可以照著做
重點
- 1.新增待辦事項想到要做的事情就先「開工作」～並簡單記錄工作內容，建議用「分項列點」的方式，一項一項列出來。這樣做的好處是，容易寫，也讓工作內容更清楚此外，還可以快速建立檢核清單，幫助我們逐項確認，減少執行時遺漏的問題。
- 2.寫處理紀錄執行過程中，做了哪些事情，就在處理紀錄寫下執行結果 or 上傳圖片、檔案。這樣就能一邊執行、一邊留下紀錄，讓整個工作過程更完整，之後如果要查詢工作紀錄，也有依據。
- 整理工作經驗
(下次就可以照著做) - 3.新增工作事項下次如果碰到同樣的工作，就先到「職務工作盤點」中，新增工作事項。補充說明：如果進入「職能」後，畫面出現「尚未設定職務」訊息，
- 4.設定參考做法 (連結工作)以前的人怎麼做？最簡單、直接的方式，就是參考之前的工作，看他們是怎麼執行的。不過，如果工作流程有變化怎麼辦？這簡單，就透過「新增文件」的方式解決哦，可以參考下一個步驟。
- 5.設定參考做法 (新增文件)透過「新增 / 文件」的方式，將之前工作內容、處理紀錄整理到文件中。
- 6.小技巧：寫工作 SOPSOP 可以分為以下 4 個部分 ~
- 內容
用分項列點的方式，寫主要的工作流程 - 細節 or 注意事項
可以用重點步驟，將特定流程更詳細說明 - 檢核清單
將工作流程，設計檢核清單，之後開工作十，檢核清單就會自動帶入 - 執行時可能遇到的問題
就用下方 FAQ 整理，對症下藥
- 下次照著做
- 7.新增待辦事項 (從職務工作盤點的模板)接著，回到工作日誌，從下拉工具的「新增待辦事項 (從職務工作盤點的模板)」開工作。
- 8.照著 SOP 執行在工作內容中，
系統就會自動帶入 SOP 的連結和檢核清單，直接照著執行就好了！每完成一項工作內容，記得在檢核清單中打勾，並寫處理紀錄哦。小提醒：如果發現參考作法 (SOP) 有需要調整，記得當下就直接更新文件哦 !
評語
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- 位置
-
- 資料夾名稱
- 寫工作日誌 ~ 效率倍增工作術
- 上傳者
- sophia
- 單位
- 台灣數位員工
- 建立
- 2026-08-12 08:42:26
- 最近修訂
- 2026-08-13 14:15:06