如果你整天都很忙,
像無頭蒼蠅一樣瞎忙,總希望一天有 48 小時,或工作效率翻倍!

或是整天不知道要做什麼,
沒有目標,生命不小心就在不知不覺中流逝 ...

那就寫工作日誌吧!
絕對會顛覆你原來的認知,並且解決這些人生大哉問。

只要願意每天花「零碎時間」寫,保證可以獲得以下好處:
  1. 如果你是主管,團隊效率絕對倍增
  2. 如果你是員工,能力大幅成長
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怎麼可能?!
這種老掉牙又流於形式的方法 ... 等等,先忍一下 拋開成見
過去總總不好的經驗,其實只是不知道好的執行方法而已,不是寫工作日誌的錯喔。

只要方法正確,寫工作日誌 ~
絕對是番茄鐘工作法和快思慢想,以及個人每日站立會議的最佳實踐,因為她創造了
  1. 番茄鐘的「發散」時刻和「專注」目標
    寫的時候就是放空發散,也順便規劃接下來要做什麼,更容易落實「專注」。

  2. 慢想的機會
    如果公司規定要寫,就只好 被迫思考 要寫什麼,即使是灌水,也因為要思考,就會慢慢的回到正常,養成思考的好習慣。

  3. 站立會議
    昨天完成什麼?今天預計要做什麼?有沒有遇到問題?
    這是站立會議的核心,可以幫助我們更有效率的執行、追蹤和溝通。

    從寫日誌中建立待辦事項 (包括請教別人問題),然後從待辦清單中檢視、規劃,就在不知不覺中實踐了每日站立會議的執行精髓。

還有啊,在 xms+ 寫工作日誌很容易將想到要做的事情先簡單記錄與追蹤,更容易實踐馬克吐溫將困難的事拆解or 如何面對的策略 ~

取得領先的秘訣是先開始。而開始的秘訣,就是把複雜的事分割成一件件做得到的小事,然後從第一件開始。

每天做一些你不願意做的事,能讓你的義務化為無痛的習慣,這是一條鐵律


真的有這麼神奇嗎?
就讓我們跟著以下的操作步驟體驗一下囉。

只要願意練習寫個 2~3 天,
一回生二回熟,就能「從做中體驗」其中的奧妙。

有了基礎,我們就可以實現「吾道一以貫之」,
僅僅用簡單的「寫工作日誌」,逐一破解工作效率低落的各種問題。
重點
  1. 1.
    進入「我的工作日誌」
    從選單「職能」進入,點側欄的「我的工作日誌」
  2. 2.
    新增工作日誌
    點「新增」就可以囉
    甚至簡單到什麼都不用 key-in,用預設的就好。
  3. 3.
    新增 / 區段
    為流水帳 (log) 分類,
    建議可以用「時間」來分區段,例如:「5:40 開工、6:30 兜風」等

    好處是:簡單寫、方便看。


  4. 寫日誌
  5. 4.
    新增項目
    在區段的工具,點「新增項目」即可。
    1. 標題
      盡量用「關鍵字」就好,例如:開工作、處理客訴、寫文章等

    2. 註解
      補充關鍵字的細節重點 (短短的就好),例如:什麼樣的客訴,方便之後追蹤

    小提醒:
    可以善用「註解」的功能,讓寫的內容,以後自己還看得懂喔

    補充:
    新增的項目會自動加入「職務工作盤點」,
    並統計同樣的事情 (相同的標題) 做了幾次,從側欄就能查看喔。
  6. 5.
    新增待辦事項
    這是實現番茄鐘和慢想的關鍵!
    想到就先開工作,透過系統的輔助,就能輕鬆地執行、追蹤、收集成果喔。

    小技巧:
    如果一個工作每天都要處理,可以用「連結待辦事項」的方式喔,
    能快速找到並寫紀錄、修改內容等,規劃時超好用!

    參考:
  7. 6.
    部門工作日誌
    從側欄的「部門工作日誌」進入,
    除了能看到相關統計,再點「工作項目」的數字,還能看到更詳細的資訊。

    這就是實現以下好處的關鍵:
    1. 如果你是主管,團隊效率絕對倍增
    2. 如果你是員工,能力絕對突飛猛進

    因為,
    如果主管會看 or 其他人看得到 ...

    不知道要做什麼的人,
    總要努力裝忙、灌水一下,只好動腦筋「思考」一下,過程中就會不小心養成「慢想」的習慣,以及「有做事」。

    整天很忙的,
    也可以稍微停一下寫日誌,省思一下自己在忙什麼,想清楚再做,可以有效避免落入無頭蒼蠅瞎忙的情況。

    孫子兵法:「不戰而屈人之兵謂之上上策」。

    透過營造寫工作日誌的環境 (xms+ 平台,善其事利其器),
    從小地方開始,就能自動產生動機 (不是用逼的),實踐福格的行為模型 (B = MAP),成功改變習慣,這就是幫助同仁提高工作效率的上上策!
    評語
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    位置
    資料夾名稱
    寫工作日誌 ~ 效率倍增工作術
    上傳者
    王大明
    單位
    台灣數位員工
    建立
    2025-06-27 06:29:37
    最近修訂
    2025-07-01 08:39:14
    引用
    1