第一章、職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！
文章重點：
- 辦教育訓練的流程
- 現況與挑戰
- 問題分析
- 解決方案 ~ 從集中管理到輔導各部門執行
辦教育訓練的流程
教育訓練，不外乎就是指定哪些人、在什麼時候，要完成哪些課程 (訓練)。
例如，剛進來的新人要在一個星期內完成如下表規劃的課程；中階主管一年內要完成超過 16 小時的課程，並符合以下的最低時數規劃：
- 專案管理：4 小時
- 人際溝通：8 小時
- 領導管理：5 小時
- 問題處理：6 小時
現況與挑戰
接著，我們就依據從各部門收集的課程規劃開課。
內部專業知識的部分，資深同仁大家都忙、講師不好找；核心職能 (如管理、創新、溝通等) 外面好的老師都很貴但預算又有限。
好不容易安排的課程，
大家參與的意願似乎又不高，到了現場上課，不是滑手機就是打開筆電回 email ...
還有呀，為了配合成效評估，
又要假裝很認真、填一堆問卷，當主管的還要幫忙催促同仁趕快去上課，為的就是讓數據好看一點，可以交差。難怪幾個在 IT 產業當主管的朋友，心裡總是低估著 ~ 人資，又來了。
心好累是吧，也滿腹委屈 ...
當初規劃的時候也是各部門提出來的清單，為了順利開課，努力到處拜託敲老師，上課時準備場地、茶點、聯絡、 ... 課後還要整理數據，每次辦完課就像打一場仗一樣，換來的卻是 ~ 人資，又來了 ...
問題分析
為什麼會這樣呢？
如同 70-20-10 學習模型中提到的，當正式的教育訓練對工作技能或知識提升的比例只有 10% 的時候，因為對工作幫助有限，而且都已經忙不過來了，還要花時間去配合，上述的現象就很容易理解了。
這 10% 的魔咒，有解嗎？ Sure！
回到教育訓練的需求 ~ 「經驗傳承」來思考。除了基礎的專業知識、核心職能 (人際溝通 / 專案管理 / ...) 之外，要能夠在工作中順利上手，最最最重要的就是 ~
學會這個職務「要做哪些事情 (What)、怎麼做 (SOP)、遇到問題該怎麼辦 (FAQ)」 等每天都會碰到的事情，這就是具體的職能。
至於一般學者專家談的職能或是勞工局整理的 iCap，是很好的參考沒錯。
只是列出來的「能力」很抽象，常常又艱深到我們這些市井小民看不懂就算了，甚至連專家都有不同的解讀，當然就不好執行，這也是 10% 天花板的主要原因之一，。
從集中管理到輔導各部門執行 ~
給你魚，不如教會你如何釣魚！
術業有專攻，既然要以「各職務」技能為訓練的方向，
人資大概只能協助核心職能 (通識教育) 的部分，其他的理所當然要由各單位來負責，這很合理對吧！也就是大部分的教育訓練，應該是各單位負責，而不是人資的責任喔。
至於核心職能的部分，
規劃時大概就不用再向各單位調查需求了，除了主管們沒有相關的經驗外，意願也不高，通常就交差應付一下。與其繞了一大圈，辛苦溝通協調，不如人資就依照公司方向自己搞定，常常結果反而更好，簡單又省事。
大方向確定後，人資的角色，就要做轉變 ~
過去幫全公司包辦訓練課程，吃力又不討好；現在則改成輔導各單位自己進行教育訓練，發揮教育訓練專家的長處，也擁有更大的舞台與成就！
這樣的轉變 10 年前就在一家電子大廠獲得驚人的成果，他們甚至還為這種模式取了一個名字「遍地開花」呢！
當時這家公司全球有 2 萬多名員工，
單單台北就有超過 6 千人，訓練中心人員卻只有 6 位，即使每天疲於奔命，就是無法滿足各單位的訓練需求。
遇到瓶頸的他們，就決定試著改變策略，
協助各單位導入自己專屬的 xms 訓練與知識管理平台，一開始就獲得很大的迴響，一年內成功推動了 20 多個單位 (遍地開花)，讓新人訓練時間大幅縮短成原來的一半，而且訓練成效更好！
會有這樣的成果本來就符合預期，
因為每個部門需要的技能和知識並不相同，同樣是軟體工程師，韌體和應用程式開發就天差地遠，連背景知識、開發環境、使用語言都不一樣。要教什麼、怎麼教，也只有各部門的主管和資深同仁最清楚。
只是過去集中管理的模式，以訓練單位的角度出發，是可以滿足 20% 的需求、方便管理沒錯，但卻犧牲了 80% 各部門差異化的經驗傳承，因此辦訓的課程內容常常只能隔靴搔癢，效果就比較有限了。
部門內的教育訓練
分工確認後，接下來我們就聚焦在部門內的教育訓練，
只要做得好，傳統的教育訓練規劃與執行就會水到渠成，各種問題也會迎刃而解。
首先讓我們來回想一下，當一個新人進到部門後，我們要教他什麼呢？
以下是典型的做法：
- 工作的基礎知識
通常會先進行和工作有關的基礎專業知識訓練，如果之前就有規劃，蕭規曹隨就對了，畢竟這是過去累積的經驗。只是時代在變，建議每次進行前都再次重新檢視，持續更新與改善規劃的內容。 - 從做中學
從分派簡單的工作開始，做中學。依照實際情況見招拆招，提供適當的參考文件、指引或教學。
在這個過程中，我們還可以做 2 件很簡單的事：
- 新人：每天花 10 分鐘，紀錄「做過什麼、遇到的問題」
- 主管 or 資深同事：一樣每天花 10 分鐘和新人 one-on-one，肯定、鼓勵 or 檢視 / 發現問題並協助解決。
這樣做的好處是
- 即時處理新人遇到的問題，陪著練功、減少夭折的機率。
- 依據紀錄、持續改善教育訓練。
這就是典型的 PDCA 循環，
因為有紀錄，看著明確的資料就更容易改善。例如，如果有紀錄看過哪些文件，那些不在原本訓練規劃中的，就可以補上去；看到不合時宜的，就移除。這樣經過一梯又一梯的持續改善，訓練規劃與執行方式就會越來越完整。下一個新人進來時，依樣畫葫蘆或稍微調整一下就好。
有了規劃之後，不管是從職能的考量或者只是為了符合評鑑和某些規範，透過系統輔助絕對可以節省大量人力、事半功倍，以下連結是 xms+ 平台上如何透過學程的功能，輕鬆滿足「指定哪些人、在什麼時候要完成哪些訓練課程」的需求，讓教育訓練從規劃、執行到成效評估，變得很簡單又有效。
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- 資料夾名稱
- [出書] 職能之道 ~ 每天10分鐘、訓練再突破
- 發表人
- 王大明
- 單位
- 台灣數位訓練課程
- 建立
- 2024-06-12 14:13:29
- 最近修訂
- 2024-06-18 21:18:22