例如：處理一份公文需要多少時間？寫一個會議記錄需要多少時間？做一份 20 頁的 PPT 需要多少時間？

也許沒辦法太精準，但一定要有一個「時間量化」，才能在安排任務時知道要投入多少「時間資源」，並且試著讓自己「越做越快」，效率自然就能提升了！
 

對於「創作性」的任務，講者通常會採用類似「蕃茄時鐘」的方式，制定一段時間，計畫要思考的內容，然後在時間內專注這個任務。時間截止時，就先記錄下這個階段的成果，並轉換進行「其他工作」。一個時間單位多長，對每個人會有所不同，而關鍵是「在一段時間後，能轉換心境」，不讓自己一直困在同件事情上。
 

大任務細分，設定階段性截止日期
當任務的截止日期即將到來時，往往能爆發出極高的工作效率，就像考試前一晚，唸書的專注力、大腦的記憶力都會倍增。

較為複雜的大任務，可能需要花費一個月、半年或一年的時間達成，這時可以針對整體任務進行細分，設立多個時間節點，也就是「里程碑 milestone」，這樣能夠有效了解進度，並且審視任務完成的可能性，同時也可以適時獎勵自己跟團隊，讓大家越做越有信心。
 

留下時間，處理「重要但不緊急」的任務
我們常常在忙緊急的事情，而忽視了「重要但不緊急」的任務，讓這些任務隨著時間流逝變得「又重要又緊急」。

因此，在規劃「代辦事項清單」時，刻意地在重要事項打上星號，提醒自己要留意這個「大石頭」，並在時間安排上，先放下「大石頭」，再用其他「小石頭、細沙」填在剩餘的時間裡，這樣就能避免忽視「重要但不緊急」的任務。
 

反思對自己有幫助的方法
由於每個人的工作特質、個性習慣不同，所以關鍵是「持續思考」有哪些工作方法對自己真的有幫助，才能讓自己更好、更進步。