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講者:德宙 蘇
日期:2022-04-06
觀看: 1157
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列印日期 : 2024/12/15
台灣數位訓練課程
知識庫
km+ 知識管理
km+ 知識管理,10 分鐘快速入門
長度: 12:06,
瀏覽: 1158,
最近修訂: 2023-07-17
播放影片: https://learning.xms.tw/media/1187
好的系統 + 策略,絕對可以有效地解決知識管理的 3 大挑戰:
知識,進不去
要用時,卻找不到
好不容易找到了,但已經過時、不完整
這份教學,將著重在系統的操作教學,策略的部分,可以參考「
km+ 應用策略 ~ 知識管理與教材庫
」。
接下來,就讓我們來一步一步體驗 km+ 是如何輕鬆解決以下常見的困擾。
資料不知道放在哪裡?
km+ 支援各種媒體的儲存,相當於整合 google drive (檔案) / photos (照片) / youtube (影片) / sites (網頁) 的功能,集中管理,不會到處分散而找不到。
pdf、word 內文,不好找
內建的全文檢索引擎,除了媒體的內容、索引、討論、FAQ 之外,搜尋範圍更包括 word, pdf, ppt, excel 等內文。
缺乏標準流程?
km+ 提供 SOP 與檢核清單的機制,更清楚規範與撰寫每一個步驟,因為線上排版與編輯都很容易,就可以減少使用 word 下載、編輯後再次上傳的不便而導致每個人電腦都有自己版本的問題。
經驗無法傳承?
實驗技術,容易卡關、做錯的就是那幾個,透過 FAQ 機制,將過去遇到的問題、如何解決的方法收集與整理,新人將不用重新摸索,學生畢業也不會有技術斷層的困擾。
重點
資料建檔、管理與搜尋
1.
登入
使用系統管理者的帳號登入系統,從上方選單「知識」,進入知識庫首頁。
這是個人化的知識庫入口,顯示的資訊包括:
個人化資訊
近期存取 (媒體、資料夾)、最新上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、 ... 等。
管理功能
維護清單、知識庫管理、 ... 等。
Q. 可以自訂要顯示的資訊嗎?
2.
新增目錄 & 資料夾
km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念,提供影片、文件等多媒體的儲存與分類,
此外,每個資料夾可以分別設定權限,包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。
為了讓權限更清楚、容易地設定,資料夾裡面不允許再建立資料夾,若您需要有多層次的分類 (如下圖),就可以透過建立「目錄」,並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
建立的方式很簡單,進入「目錄瀏覽」,點擊工具「新增」,選擇目錄 or 資料夾即可。
更詳細的操作說明,請參考:「
建立目錄、資料夾
」。
註: 目錄,是資料夾的分類,不能放媒體。
Q. 誰可以建立目錄、資料夾?
3.
上傳影片
km+ 支援各種格式的影片,包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。
以上傳 EverCam 為例,進入資料夾後,點擊「新增媒體 / EverCam」,直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後,系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引),讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。
更詳細的操作說明,請參考文件:「
上傳 EverCam / 影片
」。
Q1. 上傳一般的影片,可以建立索引嗎?
Q2. 影片可以設計問題嗎?
4.
上傳一般檔案
除了用附件的方式上傳檔案之外,也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能,將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等),上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。
這樣呈現的好處包括:
檔案列表,符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ,例如請假的表單,就可以提醒填寫時要注意的事項,或是收集請假相關的常見問題。
5.
上傳照片
雖然照片可以直接插入到媒體中,但系統提供更簡單的方式 ~ 相簿,更方便存放實驗照片等資料。
在資料夾中,點擊「新增媒體 / 相簿」後,就可以將照片拖曳上傳,上傳後,可以編輯相片說明、設定相簿封面,並提供投影片放映的方式瀏覽。
6.
整理 youtube 影片
YouTube 已經有很多很棒的實驗技術影片,透過「新增媒體 / YouTube」貼上 YouTube 的影片網址,系統就會將影片嵌入,並自動建立影片的標題、原始來源、描述 ... 等資料。完成後,還可以建立索引,方便快速找到影片中特定的主題。
更詳細的操作說明,請參考文件:
嵌入 YouTube 影片
建立影片索引
7.
整理 & 排序媒體
透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能,就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。
更完整的操作方式,請參考文件:「
檢視模式 (排序文件)
」。
Q. 為何有些資料夾不行「新增章節」?
8.
資料夾權限設定
上傳的資料,哪些人可以看?
在資料夾的下拉工具的「權限設定」,就可以設定,包括:
資料夾管理者
可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
上傳權限
指定哪些人可以上傳,上傳後只能管理自己上傳的媒體。
閱讀權限
(註)
可以指定登入後就可以觀看 (一般使用者) 或是指定特定的角色才可以觀看。
更詳細的操作說明,請參考文件:「
設定資料夾權限
」。
附註:
在目錄中,可以透過資料夾名稱前的圖示,迅速辨識資料夾的閱讀權限,以方便管理,例如:
代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
Q1. 可以統一設定目錄底下的資料夾權限嗎?
Q2. 資料夾設定為不開放時,還可以分享資料夾內的特定媒體嗎?
9.
全站搜尋
在最上方的搜尋框,輸入關鍵字即可。
內建的全文檢索引擎,只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋,範圍包括:
檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
文件的標題、內容、重點、索引
討論
FAQ
更完整的操作說明,請參考文件:「
全文檢索
」。
小技巧:
若有多個關鍵字時,請用「空白」分隔。
除了全站搜尋之外,也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能,縮小搜尋範圍。
建立標準作業流程
10.
設計重點
進入媒體,點擊「新增重點」即可,優點包括:
排版清楚
重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明),閱讀時一目了然。
獨立編輯
每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序,比用 word 更方便,而且不會亂掉。
更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定),請參考文件:「
設計重點 (SOP)
」。
Q1. 可以插入圖片嗎?
11.
設計檢核清單
標準作業流程,如何確保執行時不會遺漏?檢核清單最有效!
在工具下拉選單,選擇「新增檢核清單」即可建立。
特別提醒:
文件的檢核清單是「範本」用途,提供專案管理建立工作時複製使用,更完整的說明,請參考專案的「
建立檢核清單
」。
Q1. 檢核清單的標題可以修改嗎?
Q2. 文件的檢核清單為什麼無法勾選呢?
討論與收集 FAQ
12.
建立 FAQ
用 km+ 收集很簡單,直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」,看完 SOP 後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法,這些就是珍貴的經驗!可以減少重蹈覆轍。
關於 FAQ 收集的策略,可以參考影片:「
FAQ 教戰守則
」。
小技巧:
在資料夾的 FAQ 專區,可以透過「匯入」的方式,重新分類、整理放在各媒體下的 FAQ,提供統一的入口。
Q1. 資料夾的進入頁面,可以設成「常見問題 FAQ」嗎?
Q2. 不同文件中的 FAQ , 可以重新彙整嗎?
13.
討論
文件看不懂又不知道要問誰?
可以在頁面下方「發表討論」,系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人,回應後,不僅解決問題,也能留下重要的紀錄,成為整理 FAQ 的重要來源。
附註:
用 LINE or 口頭很方便,但 LINE 不好整理,口頭很容易問過就忘,重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
Q1. 文件下方的討論功能可以關閉嗎?
14.
統計報表
系統管理者 or 知識庫管理者,從「知識庫 / 知識庫管理 / 統計報表」就可以查閱相關報表,例如:媒體瀏覽次數、媒體數量、人員閱讀紀錄、... 等。
Q1. 可以查看人員閱讀文件的記錄嗎? (誰,看了哪些文件)
Q2. 可以看到每個媒體的點閱數嗎?
當知識與經驗逐步累積後,
接下來,就可以將這些知識設計成線上課程,明確的規劃要在什麼時間點前完成,並透過測驗,逐項確認一些容易誤解、遺漏的地方,避開過去看文件但沒抓到重點的問題。
更詳細的說明,請參考線上手冊:「
[開課者] 設計課程,10 分鐘快速入門!
」
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位置
知識庫
km+ 知識管理
資料夾名稱
km+ 知識管理
發表人
系統管理者
單位
台灣數位訓練課程
建立
2022-04-06 16:10:46
最近修訂
2023-07-17 15:37:08
長度
12:06
引用
10
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