講者:tcsu
日期:2022-04-06
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    5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
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    例子、問題
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    用 5W2H 就能解決
  • 01:16 4.
    5W2H 思考法
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    如何套用呢?
  • 02:13 5.1
    第一步
  • 02:45 5.2
    第二步
  • 03:27 5.3
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5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢,減少來來回回!
長度: 04:43, 瀏覽: 1151, 最近修訂: 2023-03-27
行銷主管在部門會議中交代:
 
小張,這次社群行銷文案交給你負責囉,小明會負責去跟廠商溝通
 
一個星期後,事情沒有任何的進展 ...
 
為什麼會這樣呢?
當事情沒有交代清楚,沒有來龍去脈、沒有時間限制、沒有執行細節,很容易讓工作執行的不如預期,甚至無法完成。
 
如果主管換個講法
 
公司新推出線上課程服務,要做社群行銷,
由小張負責寫針對企業的社群行銷文案,
總共要寫 3 篇文案,每篇盡量不要超過 500 字,
明天下班前寫完並交給業務部小明。
 
更明確的交代:
  1. 為什麼要做 (Why) ~ 公司新推出線上課程服務
  2. 要做什麼 (What) ~ 寫針對企業的社群行銷文案
  3. 寫幾篇 (How many) ~ 寫 3 篇、盡量不要超過 500 字
  4. 什麼時候要完成 (When) ~ 明天下班前
 
這就是 5W2H 思考方式。
可以避免盲點,更完整的去思考與描述一件事,就可以減少認知落差與來來回回、工作效率自然就提高囉。
當然,如果主管交代不清,小張也可以應用 5W2H ,問主管喔!
 
 
5W2H 定義
以下是 5W2H 的快速整理
  1. What (做什麼)  ~ 問「內容」
  2. Why  (為什麼要做) ~ 問「原因」
  3. Who: (誰) ~ 問 「人、對象」
  4. When: (何時)  ~ 問「時間」
  5. Where: (何處) ~ 問「位置」
  6. How (如何做) ~ 問「執行方法」
    How much/many: (多少) ~ 問「數量」
更進一步的,如果將這些單詞的意義擴充,就可以將思考的範圍擴大,想得更完整。
譬如:
When 可以從「何時」的意義,擴充到和時間有關的「期間、頻率、順序」等等。
How much 可以從「要多少」的意義,擴充到「價格、費用、程度」 等等 。
 
 
如何套用 5W2H?
聽起來很棒,要如何套用 5W2H 方法呢?
方法很簡單,按部就班遵循 2 大步驟就 OK 囉。
 
以剛剛的「小張,這次社群行銷文案交給你負責囉,小明會負責去跟廠商溝通」為例:
 
第一步:
進行「描述類」要素的提問
  1. 做什麼事 (What)
    (1) 寫社群行銷文案
    (2) 跟廠商溝通
     
  2. 為什麼要做這件事 (Why) 
    (1) 公司新推出線上課程服務,要做社群行銷,所以要寫社群行銷的文案
    (2) 文案會交給廠商(行銷公司)去做社群行銷,公司有一些行銷上的訴求,所以需要跟廠商做溝通
     
  3. 如何做這件事 (How)
    (1) 找網路上的社群行銷文案當模板,套入這次線上課程服務的資訊,並對視覺與文字進行調整美化,完成行銷文案
    (2) 小明可自行決定溝通方式
       
第二步:
針對第一步的回答,進行「資訊類」要素的提問
  1. 有需要「人」的資訊嗎 (Who)?
    負責寫社群行銷文案? 小張
    社群行銷文案的行銷對象是?  企業
    文案寫完給? 業務部的小明
    跟廠商的溝通? 跟廠商的業務接洽窗口
    溝通完要回報結果給? 行銷部門主管
     
  2. 有需要「時間」的資訊嗎 (When)?
    文案要在什麼時間寫完? 明天下班前
    什麼時間跟廠商溝通? 小明收到文案後
     
  3. 有需要「位置」的資訊嗎(Where)?
    沒有需要這方面的資訊
     
  4. 有需要「數量」的資訊嗎 (How much/many)?
    社群行銷文案要寫幾篇?  3 篇
    文案的字數有限制嗎? 盡量不要超過 500 字
 
結果:
將上述資訊組合,得到事情的全貌後,拿掉不必要的資訊,變成交代的工作
 
    給小張:
    公司新推出線上課程服務,要做社群行銷,由小張負責寫針對企業的社群行銷文案,
    總共要寫 3 篇文案,每篇盡量不要超過 500 字,明天下班前寫完並交給業務部小明。
    
    給小明:
    小明在收到文案後,記得跟廠商約時間溝通行銷上的訴求,溝通後回報結果給行銷主管。
 
 
補充:
如何拿掉不必要的資訊呢?以下提供簡單的判斷方式,可以參考看看喔
  1. 根據要給「誰」看,來決定是否要講述「全部」資訊
  2. 可以省略「對方 100% 知道的事情、且無須執行、確認的事情」
 
 
案例練習 (1)
工作上常遇到要針對某個議題來收集資訊,例如:
產線 R12 發生機台參數設定錯誤,導致產品品質出問題的事件,要做事後報告
我們就可以透過 5W2H,按部就班來完整收集事件的資訊。
 
第一步:
進行描述類要素的提問
  1. 什麼事 (What)
    產品品質出問題
     
  2. 為什麼發生這件事 (Why)
    產線機台參數設定錯誤
     
  3. 如何處理這件事 (How)
    將機台參數恢復正確   
第二步:
針對第一步的回答,進行資訊類要素的提問
  1. 有需要 「人、對象」 的資訊嗎 (Who)
    誰發現品質問題? 品管部小劉
    要交付給誰的產品出問題? A 廠商的產品
    誰把機台參數設定錯誤? 工程部小周
    誰把機台參數恢復正確? 工程部小周
     
  2. 有需要「時間」的資訊嗎 (When)
    「什麼時間點」發現產品品質出問題? 2021-11-05 11:45
    「什麼時間點」產線機台設定錯誤? 2021-11-05 10:52
    「什麼時間點」產線機台恢復正確? 2021-11-05 12:18
     
  3. 有需要 "位置" 的資訊嗎(Where)
    哪一條產線的哪一部機台? R12 產線的 N9 機台
     
  4. 有需要 "數量" 的資訊嗎(How much)
    多少「數量」的產品有品質問題? 122 件產品
    這次的問題損失多少? 約 30 萬台幣
        
將上述資訊組合,得到事情的全貌:
在 2021-11-05 10:52 工程部小周將 R12 產線的 N9 機台參數設定錯誤,導致要交付給 A 廠商的產品品質出現問題,品管部小劉在當日 11:45 發現了這個問題並通報,後續小周在 12:18 將機台參數恢復正確,此次事件造成約 30 萬台幣的損失
 
 
案例練習 (2)
工作上常遇到要規劃工作,例如:公司要舉辦 2022 年度尾牙抽獎
如果應用 5W2H,你會如何規劃呢?
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    發表人
    簡鴻至
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2022-04-06 14:59:38
    最近修訂
    2023-03-27 09:59:18
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