1. 知識庫
  2. 目錄總覽
  3. xms+ 快速入門 (補充手冊)
使用「維護清單」維護文件的主要流程如下:
  1. 設定要維護的資料夾
    因為不是系統中所有的文件都需要有維護、審核的流程，為了和一般資料夾的文件區隔，要維護的文件必須放在指定要維護的資料夾。
     
  2. 維護條件與設定
    包括文件有效期限、重審過濾條件、通知等
     
  3. 指派維護工作
    由「清單負責人」，在知識中心的「維護清單」的文件列表中，指定文件的「承辦人、複查者與審核者」。
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  4. 編輯文件
    承辦人從「未送審的文件」中，編輯文件，完成後定稿，進入下一個流程。
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  5. 複查
    被指定的複查人從「文件複查區」中，看到自己負責的複查文件列表，複查後進入最後的審核流程。
     
  6. 審查
    負責審核文件的人，一樣從「文件審查區」中，看到自己負責審核的文件列表，審核後就可以由管理者發布。
     
  7. 發布
    由維護清單管理者進入「待發布」，將文件勾選、或一次全選進行正式發布。
     
至於維護清單中的文件，系統提供三種來源
  1. 依據維護條件自動帶入
    透過文件有效期間與到期前幾天的設定，自動帶出需要審核的文件。
     
  2. 人工指定需審核的文件
    從維護的資料夾中，挑選上述條件之外的文件進行審核。
     
  3. 新建立的文件
    在維護的資料夾中新建立的文件，也會自動進入維護清單的列表。
 
以下是詳細的操作步驟。
重點
  1. A. 預備階段 (系統管理者 admin)
  2. 1.
    建立資料夾
    系統管理者 (admin) 建立需要維護的資料夾。
     
    操作路徑：
    知識 / 目錄總覽 / 新增
  3. 2.
    設定資料夾的管理者
    設定資料夾的「管理者」。
    若要設定「上傳者」，請於資料夾建立後，從側欄「資料夾管理 / 權限設定」中指定。
     
    權限說明：
    1. 管理者
      可以建立、查看審查中的文件以及管理 (包括刪除) 資料夾內所有的文件。
       
    2. 上傳者
      可以建立及管理自己建立的文件，不可以刪除別人建立的文件。
  4. 3.
    將資料夾加入「維護的資料夾」
    從「維護清單」側欄進入「維護的資料夾」，點擊「新增」選擇要加入的資料夾。
     
    說明：
    被加入維護的資料夾，之後新增的文件，都需要經過審核。
     
    操作路徑：
    知識 / 維護清單 / 維護的資料夾 / 新增
  5. 4.
    指定「維護清單管理者」
    在「維護清單」側欄，透過「指定清單負責人」將以下帳號加入
    1. 管理者：負責分派教材的「複查者、審查者」 
    2. 發佈者：負責發佈
       
    操作路徑：
    知識 / 維護清單 / 指定清單負責人
  6.  
     
    B. 編輯階段 (上傳者)
  7. 5.
    新增文件
    透過「新增媒體」建立「文件」。
    新建立的文件，會進入「未送審的文件」專區，因為
    1. 尚未審核完成，不會出現在資料夾中 (只會顯示正式發佈的文件)
    2. 尚未送審，不會出現在「文件審核區」
     
    操作路徑：
    知識 / 目錄總覽 / 資料夾名稱 / 新增媒體
     
    特別提醒：
    「系統管理者」角色新增的文件，不需要經過審核流程，會直接發佈。
  8. 6.
    編輯文件
    從「知識」的側欄進入「未送審的文件」，進行編輯。
     
    操作路徑：
    知識 / 未送審的文件
  9. 7.
    送出維護
    進入文件，透過「工具 / 編輯」完成後，執行「送出維護」。
  10. 8.
    查看「資料夾」維護中的文件
    資料夾管理者，進入資料夾，點擊「文件審核區」的數字。
     
    特別提醒：
    1. 資料夾管理者 or 系統管理者，會看到所有送審的文件。
    2. 上傳者，僅會看到自己送審的。
  11.  
     
    C. 分派階段 (維護清單管理者)
  12. 9.
    查看維護清單
    請改用「維護清單管理者」登入，從「知識」的側欄下方，進入「維護清單」，會顯示「審核中」的維護清單。
  13. 10.
    指派
    從側欄切換到「待指派」，點擊文件的下拉工具「指派」。
  14. 11.
    設定複查者、審核者
    輸入帳號搜尋並指定
    • 複查者
    • 審查者
    指定完成後，文件就會從「待指派」移入「審查中」 (從側欄進入)。
  15.  
     
    D. 複查階段 (複查者)
  16. 12.
    查看我要「複查」的文件
    被指定的複查者，可以從「知識」側欄的「文件複查區」進入查看。
  17. 13.
    複查文件
    如上圖，點「審查」進入文件。
    填寫「意見」並設定「狀態」後，送出。
    1. 若審查通過，就會進入複查階段。
    2. 不通過，會退回給承辦人，重新編輯後再次送審。
  18.  
     
    E. 審查階段 (審查者)
  19. 14.
    查看我要「審查」的文件
    被指定的審查者，可以從「知識」側欄的「文件審查區」進入查看。
  20. 15.
    審查文件
    如上圖，點「審查」進入文件。
    填寫「意見」並設定「狀態」後，送出。
    1. 若審查通過，就會完成審查流程，等待發佈。
    2. 不通過，會退回給承辦人，重新編輯後再次送審。
  21.  
     
    F. 發佈階段 (維護清單管理者)
  22. 16.
    查看「待發佈」的文件
    維護清單管理者，從「知識」側欄的「維護清單」進入，切換到「待發佈」查看清單。
  23. 17.
    發佈文件
    勾選後，點下方「發佈」按鈕 (如上圖)，文件就會正式上架。
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    2. 目錄總覽
    3. xms+ 快速入門 (補充手冊)
    資料夾名稱
    xms+ 快速入門 (補充手冊)
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位訓練課程
    建立
    2024-02-17 16:42:01
    最近修訂
    2024-02-21 16:00:17
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